Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Realiseren van beheersmatige, adviserende en managementondersteunende administratieve werkzaamheden ten behoeve van de instelling, dan wel onderdelen daarvan, binnen vastgestelde procedures en wet- en regelgeving, teneinde bij te dragen aan een optimaal verloop van de administratieve processen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Adviseren over het verzorgen vande (financieel-)administratievebegeleiding van projecten

Kader
Algemene en specifiek opprojecten toegesneden(financieel-)administratieveprocedures, richtlijnen envoorschriftenVan toepassing zijndeprocedures en voorschriften van externe opdrachtgevers/subsidieverstrekkers

Resultaat
Inzicht in, vastlegging van enbeheersing vanprojectbudgetten en -kosten

Activiteit
  • Begeleiden/adviseren van projectleiders bij het opstellen van subsidie-aanvragen,begrotingen en project-budgetten
  • Zich op de hoogte stellen van en adviseren over externe financierings- ensubsidiemogelijkheden/-voorwaarden en zonodig ondersteunen van projectleiders bij hetvoeren van onderhandelingen hierover
  • Voeren van de projectadministratie, bewaken van projectbudgetten en signaleren vandreigende overschrijdingen
  • Verstrekken van financiële managementrapportages over projecten aan projectleiders,budgethouders, instituutsmanagement, controllers en/of faculteitsdirectie Beoordelen vandeclaraties en facturen op rechtmatigheid en volledigheid en zorgdragen voor afhandelingen tijdige betaling
  • Verzorgen van voor- en nacalculaties
  • Opstellen van in- en externe verslagen, rapportages en verantwoordingen
Kernactiviteit
Ondersteunen van lokaal management bij het opstellen van concept(deel)begrotingen

Kader
Begrotingsrichtlijnen, procedures en voorschriften op instellings- of faculteitsniveau

Resultaat
Onderbouwde, inzichtelijke en verantwoorde begrotingsvoorstellen

Activiteit
  • Adviseren van lokaal management over de voor het opstellen van begrotingen geldende richtlijnen en procedures
  • Verrichten van begrotingsanalyses en opstellen van prognoses en (meerjaren)ramingen
  • Toetsen van begrotingsvoorstellen en aandragen van mogelijke alternatieven
  • (Mede) bewaken van de begrotingsprocedures
  • Opstellen en toelichten van rapportages
  • Stelt begrotingen op om onderzoeksgelden te acquiteren
Kernactiviteit
Opstellen van (deel)budgetten en bewaken van de realisatie daarvan

Kader
Budgetteringsrichtlijnen, procedures en voorschriften op instellings- of faculteitsniveau

Resultaat
Bevordering van budgetrealisatie binnen overeengekomen budgetnormen

Activiteit
  • Adviseren van budgethouders over de opzet en haalbaarheid van budgetten
  • Uitvoeren van budgetanalyses en opstellen respectievelijk uitwerken van (deel)budgetten
  • Opstellen van toetsingscriteria
  • Bewaken van de budgetrealisatie en signaleren van (dreigende) (project)budgetoverschrijdingen en bewaakt de uitputting van (project)budgetten
  • Adviseren over gewenste budgetaanpassingen, mogelijkheden tot correctie en compensatie
  • Verzorgen van budgetoverzichten en rapportages en het signaleren van dreigende overschrijdingen
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van ICT-producten, alsmede uit-voeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen

Kader
Gestelde eisen en normen Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Optimaal functionerende ICT-producten

Activiteit
  • Diagnosticeren en analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten
  • Opstellen van voorstellen voor wijzigingen in ICT-producten
  • Ontwerpen en realiseren van structurele aanpassingen in ICT-producten
  • Uitvoeren van wijzigingen, onderhoudsprocedures en productieschema’s
  • Testen van de wijzigingen aan bijgestelde eisen
Kernactiviteit
Verzamelen, controleren, corrigeren, analyseren en interpreteren van gegevens, alsmede invoeren en opslaan hiervan in administratieve systemen

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van volledige en juiste informatie

Activiteit
  • Controleren van te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid, parafering/autorisatie, logica, consistentie/conformiteit met regels/uitvoeringsbesluiten, signaleren van onregelmatigheden en zonodig doen van navraag respectievelijk inwinnen van aanvullende gegevens
  • Coderen van gegevens, uitvoeren van berekeningen
  • Inbrengen van gegevens in het (geautomatiseerde) systeem
  • Beheren van dossiers en zorgdragen voor actuele en juiste informatiebestanden
  • Opstellen van periodieke overzichten en grafieken door het genereren, analyseren, interpreteren en bewerken van gegevens
Kernactiviteit
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen

Kader
Interne richtlijnen en bevoegdheden

Resultaat
Adequate overdracht van informatie, alsmede ontlasting van de leidinggevende en/of afdeling

Activiteit
  • Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie
  • Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag
  • Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag
  • Opsturen van schriftelijke informatie
  • Contacten onderhouden met externen
Kernactiviteit
(Mede) samenstellen van de balans en resultatenrekening en opstellen van de conceptjaarrekening en/of het conceptjaarverslag

Kader
Administratieve procedures en richtlijnenAdministratieve systemen In- en externe verslagleggingsrichtlijnen en -bepalingen

Resultaat
Tijdige en correcte verslaglegging en verantwoording van financiële positie en resultaten

Activiteit
  • Verzorgen van periodeafsluitingen en samenstellen van balans en resultatenrekening
  • (Mede)opstellen van de conceptjaarrekening
  • Verzorgen van op (onderdelen van) de jaarrekening of het jaarverslag betrekking hebbende specificaties en toelichtingen
  • Bereidt accountantscontrole voor en is aanspreekpunt tijdens controleproces
Kernactiviteit
Adviseren over, respectievelijk begeleiden bij of zelf vormgeven van de inrichting van (onderdelen van) (administratieve) processen en systemen

Kader
Beleidsrichtlijnen op instellings- of faculteitsniveau In- en externe administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen Wet- en regelgeving Informatiebehoeften gebruikers

Resultaat
Bevordering van efficiënte en effectieve administratieve processen en procedures

Activiteit
  • Signaleren, inventariseren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen op het gebied van administratief beleid en organisatie
  • Analyseren van bestaande processen, systemen en procedures en mogelijke optimalisaties
  • Ontwerpen van aangepaste of nieuwe administratieve systemen, modellen, richtlijnen en procedures
  • Adviseren van beheerseenheden op faculteitsniveau over de inrichting van de administratieve organisatie, systemen en procedures
  • Toetsen van bestaande (sub)administraties op effectiviteit, efficiency en conformiteit met overeengekomen administratieve beleidsuitgangspunten en uitvoeringsrichtlijnen
Competenties
Omschrijving
In staat zijn nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen.

Gedragsindicatoren
  • Laat zien dat hij/zij leert van gemaakte fouten.
  • Toont zich nieuwsgierig om kennis en ervaring te verbreden en te verdiepen.
  • Integreert nieuwe kennis en ervaringen in de eigen aanpak.
  • Zoekt van goede ideeën of programma's uit waarom ze werken
  • Toetst en evalueert de eigen handelswijze om ervan te leren.
  • Laat zien te leren van punten genoemd in evaluaties.
Toetsvragen
  • Hoe kom je aan nieuwe informatie? Kun je een voorbeeld geven?
  • Als er iets niet lukt, ga je dan na waarom? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat zijn omstandigheden waaronder je gemakkelijk nieuwe informatie opneemt? Kun je een voorbeeld geven?
  • Heb je tijdens een inwerkperiode een aanpak waaraan je gewend was, wel eens moeten wijzigen door nieuwe informatie? Hoe ging dat?
  • Je hebt een cursus gevolgd. Wat heb je in deze cursus geleerd en hoe heb je deze kennis in de praktijk toegepast?
  • Heb je wel eens een project uitgevoerd waarvan je achteraf tot de conclusie kwam: 'als ik dat project opnieuw zou moeten uitvoeren, pakte ik het heel anders aan'?
  • Welke ervaring in je leven is voor jou het meest leerzaam geweest? Kun je aangeven hoe je de door deze situatie verworven kennis in de praktijk hebt gebracht?
Ontwikkeltips
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Niveaus
NiveauSchaal
110
29
38
47