Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Uitvoeren van administratieve werkzaamheden ten behoeve van de instelling, dan wel onderdelen daarvan, binnen procedures en wet- en regelgeving, teneinde bij te dragen aan een tijdige en juiste (administratieve) verwerking en vastlegging van gegevens.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Controleren, verwerken en betaalbaarstellen van ontvangen facturen en declaraties

Kader
Administratieve procedures, voorschriften en bepalingen/regelgeving ten aanzien van liquiditeitsbegroting en -positie en kredietfaciliteiten

Resultaat
Correcte en optimale creditering en betaalbaarstelling van facturen

Activiteit
  • Controleren van te betalen facturen en declaraties op volledigheid en juistheid, achterhalen en corrigeren van verschillen en onjuistheden
  • Bepalen welke facturen en declaraties betaalbaar gesteld respectievelijk opgehouden dienen te worden, rekening houdend met liquiditeitsbegroting en -positie
  • Oplossen van verschillen en behandelen van betalingsherinneringen met crediteuren binnen de toegekende bevoegdheden respectievelijk in overleg met leidinggevende
  • Voorbereiden en (mede)uitvoeren van de boekhoudkundige verwerking van inkoopfacturen
Kernactiviteit
Controleren, verwerken en bevorderen van de betaling van facturen voor geleverde diensten

Kader
Administratieve procedures, voorschriften en bepalingen/regelgeving ten aanzien van krediettermijnen en -politiek

Resultaat
Correcte en zo optimaal mogelijke inning van betalingen

Activiteit
  • Aanmaken en boeken van (verkoop)facturen/doorberekeningen
  • Vergelijken van betalingen met factuurbedragen en achterhalen en oplossen van verschillen
  • Verwerken van betalingen in de debiteuren- en grootboekadministratie
  • Bewaken van het verloop van debiteurensaldi, vaststellen van termijnoverschrijdingen en bevorderen dat overschrijdingen van de krediettermijn tot een minimum worden beperkt
  • Manen van debiteuren conform procedures, inschakelen van incassobureau in overleg met leidinggevende
  • Nagaan van de kredietwaardigheid van nieuwe en bestaande relaties en hierover adviseren
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van ICT-producten, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen

Kader
Gestelde eisen en normen Procedures en/of werkinstructies Administratieve systemen

Resultaat
Optimaal functionerende ICT-producten

Activiteit
  • Diagnosticeren en analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten
  • Opstellen van voorstellen voor wijzigingen in ICT-producten
  • Ontwerpen en realiseren van structurele aanpassingen in ICT-producten
  • Uitvoeren van wijzigingen, onderhoudsprocedures en productieschema’s
  • Testen van de wijzigingen aan bijgestelde eisen
Kernactiviteit
Verzamelen, controleren, corrigeren, invoeren en opslaan van gegevens in administratieve systemen

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van volledige en juiste informatie

Activiteit
  • Controleren van te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid en parafering/autorisatie, zonodig doen van navraag respectievelijk inwinnen van aanvullende gegevens
  • Coderen van gegevens, uitvoeren van eenvoudige berekeningen
  • Inbrengen van gegevens in het (geautomatiseerde) systeem
  • Controleren van gegevens op juiste verwerking, (laten) uitvoeren van correcties
  • Opslaan/archiveren van boekingsbescheiden
  • Opstellen van periodieke overzichten door het genereren, bewerken en rangschikken van administratieve gegevens
Kernactiviteit
Beheren van grootboekrekeningen

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Tijdig en juist inzicht in en verantwoording over baten, lasten en resultaten

Activiteit
  • Bijhouden van dagboeken en grootboekrekeningen aan de hand van financiële bescheiden
  • Bijhouden van subgrootboeken, waaronder debiteuren, crediteuren, voorraden en vaste activa
  • Afsluiten van grootboekrekeningen en samenstellen van balans en resultatenrekening
  • Verwerken van transitorische posten en voorzieningen
Kernactiviteit
Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot huisvesting, locatiebeheer en vastgoed

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Adequate informatievoorziening, vastlegging en verantwoording

Activiteit
  • Administratief beheren van overeenkomsten ten behoeve van de instelling of faculteit(en) op het gebied van huisvesting en facilitaire zaken
  • Uitvoeren van en toezien op een adequaat administratief locatiebeheer
  • Administratief beheren van nieuwbouw en andere investeringsprojecten
Kernactiviteit
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen

Kader
Interne richtlijnen en bevoegdheden Wet- en regelgeving

Resultaat
Adequate overdracht van informatie, alsmede ontlasting van de leidinggevende en/of afdeling

Activiteit
  • Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie
  • Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag
  • Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag
  • Opsturen van schriftelijke informatie
  • Contacten onderhouden met externen
Kernactiviteit
Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot orders of van ingekomen goederen en/of producten en bijbehorende facturen

Kader
Standaardformulieren en werkinstructies

Resultaat
Tijdige en juiste verwerking en vastlegging van inkoopgegevens

Activiteit
  • Verwerken van geplaatste en geleverde orders
  • Verschaffen van inlichtingen over de voortgang van lopende bestellingen
  • Verifiëren van facturen en overleggen met leverancier bij afwijkingen
  • Bijhouden van een artikeldocumentatie
  • Bijhouden van een contractenregister
Kernactiviteit
Beheren van liquiditeiten

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Tijdige en correcte afhandeling en verantwoording van geldbetalingen en geldontvangsten

Activiteit
  • Op peil houden van een optimale voorraad geldmiddelen
  • Doen van betalingen en ontvangen van gelden
  • Coderen en boeken van ontvangsten en uitgaven in het kasboek en bankboek
  • Regelen en uitvoeren van geld-/waardetransporten
  • Boeken en coderen van ontvangsten en uitgaven in het kasboek
  • Beheren van de kluis
Kernactiviteit
Verzorgen van de uitvoering van de onderwijsadministratie

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Adequate registratie en verwerking van en informatieverstrekking over onderwijsgegevens

Activiteit
  • Leveren van administratieve ondersteuning aan docenten, waaronder de opstelling van het zalenrooster en zaalreservering, leveren van overzichten van aan het onderwijs deelnemende studenten/cursisten en administratieve verwerking van het studiemateriaal (readers, studiehandleidingen)
  • Verzorgen van de administratieve afhandeling van bullen
  • Zorgdragen voor het logistieke proces van de studiegids en informatievoorziening op de webpagina van de faculteit
  • Bijhouden van de studievoortgangsregistratie en de practicum- en onderwijsadministratie
  • Zorgdragen voor een actueel alumnibestand
  • Archiveren van op de werkzaamheden betrekking hebbende bescheiden
  • Administratieve voorbereiding en afhandeling van de examens, alsmede de archivering van alle daarbij behorende bescheiden
Kernactiviteit
Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot projecten op specifieke onderzoeksgebieden

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Accurate verwerking en vastlegging van projectresultaten

Activiteit
  • Registeren van onderzoeksgegevens
  • (Mede)ontwikkelen, implementeren en bewaken van systemen en procedures met betrekking tot de projectadministratie
  • Verzorgen van het financieel-administratief gedeelte van een onderzoeksrapportage
  • Maken van werkplanningen
  • (Laten) uitvoeren van bestelopdrachten ten behoeve van voor het onderzoek benodigde middelen en zorgen voor de administratieve verwerking hiervan
Kernactiviteit
Verwerken en up-to-date houden van patiëntgegevens (mensen of dieren)

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Accurate verwerking en vastlegging van patiëntgegevens

Activiteit
  • Verzorgen van de administratieve afwikkeling van (dieren)artsenbezoeken
  • Registreren en invoeren van de gegevens vermeld op de visitebrief
  • Bijhouden archief van visitebrieven
Kernactiviteit
Verzamelen, vastleggen, beheren van en rapporteren over personeelsgegevens

Kader
Regelingen, procedures en voorschriften op het gebied van personeelsadministratie Wet- en regelgeving

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van en juist inzicht in personeelsgegevens

Activiteit
  • Verifiëren van inputbescheiden en invoeren van personeelsgegevens in het personeelsinformatiesysteem
  • Verzamelen en groeperen van informatie uit (geautomatiseerde) gegevensbestanden
  • Administratief en secretarieel ondersteunen en begeleiden van procedures op P&O-gebied (werving en selectie, functioneringsgesprekken, ontslagformaliteiten, beoordelingen, e.d.)
  • Verstrekken van informatie over administratieve procedures en regelingen op P&O-gebied
Kernactiviteit
Verwerken van gegevens met betrekking tot salarissen en uitkeringen

Kader
(In- en externe) administratieve procedures en richtlijnen Arbeidsvoorwaardelijke bepalingen Wet- en regelgeving

Resultaat
Tijdige en correcte verrekening en uitbetaling van salarissen en uitkeringen

Activiteit
  • (Doen) verzamelen, controleren en verwerken van brutosalarisgegevens
  • Actueel houden van het bestand van vaste salaris- en inhoudinggegevens
  • Controleren van in- of extern uitgevoerde salarisruns op volledigheid en juistheid, (laten) uitvoeren van correcties en zorgen voor betaalbaarstelling van salarissen/uitkeringen
  • Boekhoudkundig verwerken van salarissen, uitkeringen en inhoudingen
  • Samenstellen respectievelijk verifiëren van (wettelijk) voorgeschreven overzichten en aangiften
  • Verstrekken van informatie over salarisberekeningen, belastingen, sociale wetten, bedrijfsregelingen aan medewerkers en externe instanties
Kernactiviteit
Registreren, inschrijven en uitschrijven van studenten, gaststudenten, beurspromovendi en toehoorders

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen Binnen- en buitenlandse wet- en regelgeving

Resultaat
Adequate registratie en verwerking van aanmeldingen

Activiteit
  • Toetsen van de toelatingseisen en toepassen van eventuele vrijstellingsregelingen, alsmede informatie opvragen over een onbekend buitenlands diploma, uitzoeken en beoordelen van door de IB-groep afgekeurde inschrijvingen
  • Zorgdragen voor de verwerking van beschikkingen van de examencommissie en van niet aan de instelling behaalde studieresultaten
  • Zorgdragen voor een tijdige melding van de inschrijvingen bij externe instanties
  • Uitschrijven van de procedure voor het inschrijven van studenten, toelatingseisen per opleiding, mogelijke behandeling van deficiënties en vrijstellingsregelingen.
  • Toekennen van coderingen aan nieuwe opleidingen in het geautomatiseerde administratieve systeem
  • Aanleveren van de inhoudelijke gegevens voor de vormgeving van inschrijfformulieren en documentatie voor studenten
  • Onderhouden van de studentenbestanden van de opleiding en studentendossiers
Kernactiviteit
Administreren van vaste activa

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Juist, tijdig en volledig inzicht met betrekking tot de vaste activa

Activiteit
  • Controleren van aanvragen van kapitaalgoederen op opname/reservering in het budget en registreren van ingediende en goedgekeurde investeringsaanvragen
  • Berekenen van afschrijvingen en boekwaarden, desinvesteringsbijtellingen, afschrijvingen en rentekosten
  • Controleren van orders op aanwezigheid van projectgoedkeuring en controleren van facturen op overeenstemming met order- en klantgegevens
  • Opstellen van journaalposten en opmaken van specificaties bij de jaarrekening
  • Verzorgen van rapportages, grafieken en overzichten omtrent de stand van zaken ten opzichte van het budget
Kernactiviteit
Administratief beheren van voorraden

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Tijdige en volledige beschikbaarheid van gegevens en minimalisatie van voorraadverschillen

Activiteit
  • Controleren van bestelorders en facturen
  • Signaleren van verschillen en manco's en overleggen met leveranciers
  • Verwerken van voorraadmutaties
  • (Doen) uitvoeren van voorraadcontroles, analyseren van verschillen en uitvoeren van correcties
  • Aangeven/vaststellen van minimum en maximum voorraad- en bestelhoogtes in overleg met inkoop en chef
Competenties
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
16
25
34