Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Behandelen en beheren van archiefwaardige informatieobjecten in daarvoor bestemde informatiesystemen volgens interne en wettelijke richtlijnen om te voorzien in een adequate informatievoorziening voor de instelling en/of onderdelen daarvan en/of voor derden.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Vorm en inhoud geven aan de inrichting en organisatie van het archief

Kader
Archiefwet- en regelgeving en (interne) voorschriften

Resultaat
Goede geordende en toegankelijke archiefwaardige informatieobjecten

Activiteit
  • (in samenwerking met ICT-afdeling) Optimaliseren van de bestaande ~~inrichtingsmethodieken respectievelijk introduceren van nieuwe inrichtingsmethodieken
  • Meewerken aan een optimale indeling en inrichting van de beschikbare archiefruimten, ~~adviseren over herinrichting of uitbreiding van archiefruimten
  • Meewerken aan het overzetten op andere media / dragers (digitale duurzaamheid)
Kernactiviteit
Archiveren van archiefwaardige informatieobjecten voor alle zaken op het gebied van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering

Kader
Archiefwet- en regelgeving en (interne) voorschriften

Resultaat
Optimale ontsluiting van archiefwaardige informatieobjecten voor klanten en/of gebruikers

Activiteit
  • Bewerken van archiefwaardige informatieobjecten, toepassen van regels omtrent autorisatie, duurzaamheid en beveiliging
  • Opruimen van archiefwaardige informatieobjecten in de informatiesystemen/applicaties of daartoe beschikbare archiefruimten en kluizen Maken van document, zaak en/of dossieromschrijvingen en verwijzingen naar andere archiefwaardige informatieobjecten ~~ - Opstellen van overzichten voor gebruikers en/of klanten,
  • Aanvullen met nieuwe archiefwaardige informatieobjecten
  • Aanleggen, bewaken en beheren van een inventaris van archiefwaardige informatieobjecten
  • Waarderen van de archiefwaardige informatieobjecten volgens daarvoor geldende regels
  • Splitsen en reviseren van archiefwaardige informatieobjecten om de ordening logisch en overzichtelijk te houden
  • Toepassen de juiste metadata anticiperend op de vraag van de organisatie
Kernactiviteit
Coördineren en/of participeren in projecten en uitvoeren van (deel) activiteiten hierbinnen

Kader
OpdrachtspecificatiesEigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bijdrage aan efficiënt en effectief gerealiseerde doelstellingen

Activiteit
  • Leiding geven aan of participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan/uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden
Kernactiviteit
Informatie en instructie aan klanten en/of gebruikers over de aanwezigheid en beschikbaarheid van archiefwaardige informatieobjecten

Kader
Archiefwet- en regelgeving en (interne) voorschriften

Resultaat
Efficiënte raadpleging en/of informatieverstrekking over archiefwaardige informatieobjecten aan gebruikers en/of klanten

Activiteit
  • Gevraagd en ongevraagd attenderen van medewerkers op voor hen relevante ~~archiefwaardige informatieobjecten, beschikbaar stellen van informatiemateriaal
  • Adviseren en instrueren van gebruikers bij het gebruik van de beschikbare ~~Informatiesystemen/applicaties, zo nodig verwijzen naar andere instanties
  • Verstrekken van informatie over procedures en de strekking of inhoud van documenten in een dossier
  • Ondersteunen van afdelingen bij het opzetten en onderhouden van afdelingsarchieven
  • Verzorgen van de uitleenadministratie, bewaken van uitleentermijnen, rappelleren bij ~~overschrijdingen en terugplaatsen van geretourneerde documenten en dossiers
Kernactiviteit
Zorgen voor het overdragen van afgeronde archiefwaardige informatieobjecten naar (semi-) statisch archief of E-depot en/of het doen vernietigen daarvan

Kader
Archiefwet- en regelgeving en (interne) voorschriften

Resultaat
Tijdige en correcte opschoning gericht op langdurige bewaring van (deonderdelen van ) archieven

Activiteit
  • Opstellen van selectie- en vernietigingslijsten voor te vernietigen archiefwaardige ~~informatieobjecten
  • Selecteren van de afgeronde archiefwaardige informatieobjecten binnen de beheersfase~~van de Document Life Cycle, zowel actueel als niet-actueel
  • Vernietigen van daartoe geselecteerde archiefwaardige informatieobjecten
  • Overdragen van dossiers naar centraal archief of e-depot
  • Registreren van de feitelijke beheersfase van de archiefwaardige informatieobjecten
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Verkregen bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en ~~kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf~~kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Registreren van archiefwaardige informatieobjecten binnen de daarvoor bestemde informatiesystemen/applicaties

Kader
Archiefwet- en regelgeving en (interne) voorschriften

Resultaat
Adequate informatievoorziening en -beheer

Activiteit
  • Selecteren en registreren van archiefwaardige informatieobjecten die geregistreerd moeten worden volgens interne criteria en voortgangsbewaking hierop.
  • Bepalen van de route van archiefwaardige informatieobjecten aan de hand van inhoud en ~~adressering met inachtneming van privacy- en vertrouwelijkheidsregels, inbrengen van ~~archiefwaardige informatieobjecten in daartoe beschikbaar informatiesystemen/applicaties
  • Analyseren en vastleggen van de (zoek)kenmerken in informatiesystemen/applicaties
  • Klanten/gebruikers van informatie voorzien betreffende voortgang en vindplaats van ~~archiefwaardige informatieobjecten
  • Monitoring in verband met terugkeer van archiefwaardige informatieobjecten
Competenties
Omschrijving
Handelen naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels. Daarop aanspreekbaar zijn en anderen hierop aanspreken.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
  • Staat voor gedane toezeggingen en verplichtingen.
  • Maakt geen misbruik van voorkennis, persoonlijke informatie of positie.
  • Houdt geen informatie achter waar een ander recht op heeft.
  • Draagt beroeps- en organisatienormen en waarden uit.
  • Blijft ook bij verleiding of druk eerlijk en betrouwbaar handelen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens je principes overboord gezet om je doel te bereiken? Kun je hiervan een voorbeeld geven?
  • Kun je een situatie noemen uit je werk, waarin je vasthield aan je principes, waardoor je een opdracht niet hebt gekregen of je doel niet hebt bereikt? Wat zijn enkele principes die je in je werk hanteert?
  • Kun je een recente situatie aangeven waarin jouw integriteit op de proef werd gesteld?
  • Heb je wel eens samengewerkt met mensen die dingen deden die niet door de beugel konden? Wat heb je toen gedaan?
  • Soms moeten we de waarheid wel eens een klein beetje geweld aan doen in de confrontatie met een moeilijke of kwetsbare persoon. Kun je daar een voorbeeld van geven uit je eigen praktijk?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een ontslagzaak? Wanneer acht je je in mindere mate gebonden aan de binnen je bedrijf geldende normen bij ontslag? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat doe je als er binnen je afdeling over iemand kwaad gesproken wordt? Waar hangt je handelswijze van af? Geef eens een voorbeeld?
  • Is je wel eens een gift aangeboden? Hoe heb je daarop gereageerd? Welke overwegingen heb je daarin meegenomen?
  • Heb je wel eens vergoedingen aangenomen voor overdracht van universitaire know-how over aan derden? Hoe ben je hier intern mee omgegaan?
  • Wat is je mening over de 'Gedragscode wetenschapsbeoefening'? Beschrijf een situatie waarin deze regels (voor jou) heel praktisch waren?
Ontwikkeltips
  • Laat je vertellen welk integer gedrag er van je verwacht wordt in een aantal specifieke situaties en waarom.
  • Beoordeel aan de hand van casussen of je integer was. Zo nee, zoek naar herkansingen.
  • Zoek naar voorbeelden van lastige situaties waar integriteit een rol speelde. Bespreek hoe je daarin hebt gehandeld.
  • Bespreek lastige situaties voor en na, met speciale aandacht voor aspecten op het gebied van integriteit.
  • Zoek voorbeelden waarin je principes verschilden van de omgeving/andere betrokkenen. Bespreek waarom je ervoor koos bij je eigen principes te blijven of hier juist van af te wijken.
  • Fungeer zoveel mogelijk als voorbeeld
  • doe geen valse beloftes, kom afspraken na, houd niet onterecht informatie achter, wees eerlijk, maak geen misbruik van je positie, etcetera.
  • Overal waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Kom openlijk voor gemaakte fouten uit, neem er de verantwoordelijkheid voor. Laat fouten kansen zijn om het werk in het vervolg beter te doen.
  • Bekijk of integriteit ook in algemene overlegbijeenkomsten regelmatig aandacht krijgt. Betrek je medewerkers en collega's in discussies over integer gedrag naar externe klanten.
  • Zet integriteit regelmatig op de agenda voor werkoverleg en dergelijke.
  • Let op hoe er wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie.
  • Wees open en transparant over verschillende belangen. Benoem deze heel duidelijk.
  • Zeg precies wat je bedoelt, gebruik eenduidige taal.
  • Laat je vertellen welk integer gedrag er van je verwacht wordt in een aantal specifieke situaties en waarom.
  • Beoordeel aan de hand van casussen of je integer was. Zo nee, zoek naar herkansingen.
  • Zoek naar voorbeelden van lastige situaties waar integriteit een rol speelde. Bespreek hoe je daarin hebt gehandeld.
  • Bespreek lastige situaties voor en na, met speciale aandacht voor aspecten op het gebied van integriteit.
  • Zoek voorbeelden waarin je principes verschilden van de omgeving/andere betrokkenen. Bespreek waarom je ervoor koos bij je eigen principes te blijven of hier juist van af te wijken.
  • Fungeer zoveel mogelijk als voorbeeld
  • doe geen valse beloftes, kom afspraken na, houd niet onterecht informatie achter, wees eerlijk, maak geen misbruik van je positie, etcetera.
  • Overal waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Kom openlijk voor gemaakte fouten uit, neem er de verantwoordelijkheid voor. Laat fouten kansen zijn om het werk in het vervolg beter te doen.
  • Bekijk of integriteit ook in algemene overlegbijeenkomsten regelmatig aandacht krijgt. Betrek je medewerkers en collega's in discussies over integer gedrag naar externe klanten.
  • Zet integriteit regelmatig op de agenda voor werkoverleg en dergelijke.
  • Let op hoe er wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie.
  • Wees open en transparant over verschillende belangen. Benoem deze heel duidelijk.
  • Zeg precies wat je bedoelt, gebruik eenduidige taal.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
17
26
35