Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Voorbereiden, analyseren, ontwerpen, ontwikkelen, beheren en evalueren van procedures en inrichting van het administratieve proces en interne controles, rekening houdend met de richtlijnen en procedures, teneinde een optimale inrichting en functioneren van de administratieve processen en systemen te bewerkstelligen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Adviseren over en uitwerken van procedures en richtlijnen voor informatiebeveiliging

Kader
Informatiebeveiligingsbeleid van de instelling of faculteit(en) Administratieve systemen

Resultaat
Betrouwbare en integere informatieverwerking en -voorziening

Activiteit
  • Volgen van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging
  • Verkennen en afstemmen van mogelijkheden en randvoorwaarden voor optimalisatie in overleg met intern belanghebbenden, waaronder management en IT-specialisten en doen van voorstellen tot verbetering
  • Opzetten van procedures en richtlijnen met betrekking tot de informatiebeveiliging, waaronder een autorisatiestructuur
  • Verzorgen van documentatie en informatieoverdracht met betrekking tot beveiligingsaspecten
Kernactiviteit
Analyseren van administratieve processen en de administratieve organisatie

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Voorstellen, gericht op optimalisering van bestaande administratieve processen en organisatie

Activiteit
  • Inventariseren en analyseren van vanuit de organisatie en gebruikers geformuleerde wensen en eisen met betrekking tot administratieve processen, systemen, werkwijzen en procedures
  • Uitvoeren van analyses en aangeven van mogelijkheden tot optimalisatie van processen, systemen, werkwijzen en procedures
  • Opstellen van randvoorwaarden bij het ontwerpen en invoeren van processen, systemen, werkwijzen en procedures
  • Signaleren en analyseren van nieuwe ontwikkelingen die consequenties hebben voor de administratieve organisatie en hierover adviseren aan direct leidinggevende
Kernactiviteit
Ontwerpen en beschrijven van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures naar aanleiding van gesignaleerde mogelijkheden

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Resultaat
Optimalisatie van administratieve processen, werkwijzen en procedures

Activiteit
  • Ontwerpen en beschrijven van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen, werkwijzen en procedures
  • Adviseren over, opzetten, inrichten en onderhouden van handboeken en documentatie met betrekking tot de administratieve informatievoorziening
  • Doen van voorstellen ter verbetering en beoordelen van de aanpassingen van de administratieve organisatie die door het lijnmanagement zijn voorgesteld
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van geautomatiseerde administratieve processen, gericht op administratie, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen

Kader
Eisen en normen Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Optimaal functionerende geautomatiseerde processen

Activiteit
  • Analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten
  • Doen van voorstellen inzake aanpassingen in administratieve systemen
  • Beantwoorden van inhoudelijke vragen
  • Onderhouden van contacten met IT ondersteunende afdelingen
Kernactiviteit
Aansturen van dan wel participeren in projecten

Kader
Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan / uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden, waaronder communicatie en afstemming
  • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning
  • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering
  • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project
  • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s)
  • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
Kernactiviteit
Rapporteren inzake de bevindingen met betrekking tot de doelmatig-heid van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures

Kader
Administratieve procedures Afspraken met management

Resultaat
Inzicht in de stand van zaken en de kansen en risico’s ten aanzien van procesgangen in de administratieve organisatie, alsmede input voor het nemen van beslissingen ter verbetering van de beheersbaarheid van processen

Activiteit
  • Analyseren van de informatiebehoefte
  • Analyseren en interpreteren van gegevens en informatie
  • Beoordelen van de aanpassingen van de administratieve organisatie
  • Doen van voorstellen ter verbetering ten aanzien van administratieve processen en systemen
  • Opstellen van rapportages met stuurinformatie
Kernactiviteit
Testen van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures

Kader
Functionele specificaties Richtlijnen en procedures

Resultaat
Inzicht in functionaliteit en doelmatigheid van nieuwe of verbeterde processen en gewenste bijstellingen

Activiteit
  • Opstellen van tests
  • Controleren en evalueren van testresultaten
  • Signaleren van onvolkomenheden bij nieuwe administratieve processen en procedures en doen van voorstellen tot wijziging van de functionaliteit
  • Accepteren van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Niveaus
NiveauSchaal
111
210
39
48