Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Voorbereiden, plannen, begeleiden en administreren van op beheer gerichte onderhouds- en/of herstelwerkzaamheden, binnen afdelingsplannen en volgens wet- en regelgeving en interne richtlijnen, teneinde er voor zorg te dragen dat werkzaamheden worden uitgevoerd ten behoeve van de goede staat van onderhoud en het gebruiksgereed houden van gebouwen en/of installaties.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Aanbesteden en begeleiden van de uitvoering van werkzaamheden zoals onderhoud, herstel, aanpassing, renovatie, uitbreiding, bediening en/of schakelen

Kader
Interne instructies Onderhoudsplannen en -budget Aanneemcontracten Wet- en regelgeving

Resultaat
Bijdrage aan een verbeterde functionaliteit en bedrijfsvoering en/of onderhoudssituatie

Activiteit
  • Selecteren van in te schakelen interne en/of externe partijen
  • Overleggen met gebruikers en uitvoerders inzake de wijze van uitvoering van de werkzaamheden, inclusief planningen en te treffen maatregelen
  • Verstrekken van opdrachten aan medewerkers van de afdeling en/of derde partijen
  • Fysiek begeleiden van en toezien op de uitvoering van werkzaamheden
Kernactiviteit
Registreren van contracten met derde partijen, volgen van de naleving daarvan en bijdragen aan onderhandelingen

Kader
Onderhoudsplan Opdrachten van leidinggevende en afdeling Inkoop

Resultaat
Bijdrage aan gunstige contractvoorwaarden en stimulering van de uitvoering en naleving van contracten met derde partijen

Activiteit
  • Bijhouden van (mutaties in) lopende contracten in daartoe bestemde systemen
  • Volgen van de naleving van de contracten en signaleren van eventuele knelpunten daarin
  • Signaleren van de noodzaak tot contractonderhandelingen en voorbereiden/in gang zetten van deze onderhandelingen
  • Leveren van gegevens ten behoeve van de contractonderhandelingen
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies met betrekking tot de te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Zorgdragen voor en toegankelijk maken van technische documentatie

Kader
Interne instructies Systeemtechnische handleidingen Wensen opdrachtgevers

Resultaat
Beschikking over toegankelijke technische documentatie voor toekomstig onderhoud, aanpassing en/of reparaties

Activiteit
  • Opzetten en beheren van documentatiearchieven (zoals voor tekeningen)
  • Opzetten en bijhouden van een handboek voor deze archieven
  • Gebruikers instrueren inzake het gebruik van deze archieven
Kernactiviteit
(Doen) inventariseren en inspecteren van gebouwonderdelen en/of installaties

Kader
Inspectieplannen Wet- en regelgeving Afspraken met andere disciplines binnen de afdeling

Resultaat
Managementinformatie ten aanzien van staat van onderhoud en functionaliteit

Activiteit
  • (Doen) uitvoeren van inspecties/controles van gebouwonderdelen, installaties en/of meet- en regelprocessen
  • Opstellen van inspectierapporten en invoeren van bevindingen in beheersystemen
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen

Kader
Afdelingsdoelstellingen Gebruikerwensen en -eisen

Resultaat
Verbeterde dienstverlening aan gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied
  • Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening
Kernactiviteit
(Bijdragen aan het) opstellen van onderhoudsplannen

Kader
Interne richtlijnen Afdelingsplan en -budget Afspraken met andere disciplines binnen de afdeling Gebruikerseisen

Resultaat
Kaders voor het in enig jaar uit te voeren onderhoud

Activiteit
  • (Bijdragen aan het) opstellen van een jaarlijks (preventief) onderhoudsplan op basis van eigen bevindingen, ontvangen opdrachten en overleg met gebruikers en andere partijen
  • Registreren en beoordelen van de opdracht op onder andere urgentie, complexiteit, te verwachten tijdsduur, kosten van uitvoering, te verwachten technische of organisatori-sche problemen en, op basis van deze beoordeling, adviseren van de opdrachtgever
  • Opstellen van werkroosters en beheren en actualiseren van de planning, alsmede signaleren van dreigende stagnaties in de voortgang
  • Opstellen van voor- en nacalculaties en verzorgen van periodieke rapportages/analyses
Kernactiviteit
Voeren van overleg met gebruikers inzake uit te voeren werkzaamheden en instructie inzake gebruik van machines/installaties

Kader
Interne instructies

Resultaat
Gebruikers zijn op de hoogte van de stand van zaken en gebruiksrichtlijnen

Activiteit
  • Overleg/informatie verschaffen over het tijdstip van de uitvoering van werkzaamheden
  • Overleggen over de specifieke gebruikerswensen ten aanzien van de uitvoering van werkzaamheden en de te treffen maatregelen
  • Informeren inzake de voortgang van werkzaamheden en afhandeling van storingen
  • Verschaffen van informatie/geven van instructie met betrekking tot het bedienen, afstellen en onderhouden van machines/installaties
Kernactiviteit
Participeren in projecten en uitvoeren van (deel)activiteiten hierbinnen

Kader
Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bijdrage aan efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan/uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden, waaronder communicatie en afstemming
Kernactiviteit
Registreren van verrichte werkzaamheden en bevindingen en bijhouden van de administratie van deze werkzaamheden

Kader
Interne instructies Administratieve systemen

Resultaat
Actuele gegevensbestanden, verzamelde managementinformatie en verantwoording van verrichte werkzaamheden

Activiteit
  • Bijhouden van werkbonnen/logboeken en andere (geautomatiseerde) bedrijfsadministratieve systemen (zoals opdrachtverwerking, urenverantwoording, storingsafhandeling)
  • Opstellen en administratief doen verwerken van opdrachtbonnen en accordering van facturen van door derden verrichte werkzaamheden
  • (Doen) aanleveren van mutaties voor tekeningen, beheersgegevens, schema’s en/of zelf doorvoeren van deze gegevens en/of controle daarvan
  • Aanleveren van gegevens ten behoeve van de opstelling van onderhoudsplannen, begroting, jaarverslagen en periodieke rapportages
Kernactiviteit
Afhandelen van storingsmeldingen door middel van het laten uitvoeren van werkzaamheden

Kader
Storingsmeldingen Interne instructies Aanneemcontracten Wet- en regelgeving

Resultaat
Opgeheven storingen en verkleining van de kans op herhalingen

Activiteit
  • Lokaliseren van storingen aan de hand van storingsmeldingen, indicaties, toelichtingen van gebruikers, e.d.
  • Inschakelen van afdelingsmedewerkers en/of derde partijen en begeleiden van de uit te voeren werkzaamheden
  • In voorkomende gevallen veiligstellen van een niet direct oplosbare storing en treffen van maatregelen om eventuele gevolgschade te voorkomen
  • Terugkoppelen van bevindingen/resultaten aan gebruiker
  • Signaleren en rapporteren van noodzakelijke onderhouds- en/of herstelwerkzaamheden
Kernactiviteit
Ondersteunen bij het oplossen van technische problemen en uitbrengen van voorstellen/adviezen aan de leidinggevende inzake technische normering en expertiseontwikkeling binnen de afdeling

Kader
Eigen discipline/vakgebied Instructies leidinggevende Wet- en regelgeving

Resultaat
Vergroting van de deskundigheid en actualisering/verbetering van te hanteren technische normering

Activiteit
  • Dienen als vraagbaak voor het oplossen van specialistische technische problemen voor collega’s en andere betrokkenen
  • Signaleren van ontwikkelingen en vertalen van de consequenties daarvan voor benodigde technische normering en expertise binnen de afdeling
  • Uitbrengen van onderbouwde adviezen en voorstellen inzake benodigde aanpassingen/verbeteringen in te hanteren technische normering en benodigde expertise binnen de afdeling aan de leidinggevende
  • Bijdragen aan activiteiten gericht op aanpassingen/verbeteringen in te hanteren technische normering en/of programma’s voor expertiseontwikkeling
Competenties
Omschrijving
In staat zijn nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen.

Gedragsindicatoren
  • Laat zien dat hij/zij leert van gemaakte fouten.
  • Toont zich nieuwsgierig om kennis en ervaring te verbreden en te verdiepen.
  • Integreert nieuwe kennis en ervaringen in de eigen aanpak.
  • Zoekt van goede ideeën of programma's uit waarom ze werken
  • Toetst en evalueert de eigen handelswijze om ervan te leren.
  • Laat zien te leren van punten genoemd in evaluaties.
Toetsvragen
  • Hoe kom je aan nieuwe informatie? Kun je een voorbeeld geven?
  • Als er iets niet lukt, ga je dan na waarom? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat zijn omstandigheden waaronder je gemakkelijk nieuwe informatie opneemt? Kun je een voorbeeld geven?
  • Heb je tijdens een inwerkperiode een aanpak waaraan je gewend was, wel eens moeten wijzigen door nieuwe informatie? Hoe ging dat?
  • Je hebt een cursus gevolgd. Wat heb je in deze cursus geleerd en hoe heb je deze kennis in de praktijk toegepast?
  • Heb je wel eens een project uitgevoerd waarvan je achteraf tot de conclusie kwam: 'als ik dat project opnieuw zou moeten uitvoeren, pakte ik het heel anders aan'?
  • Welke ervaring in je leven is voor jou het meest leerzaam geweest? Kun je aangeven hoe je de door deze situatie verworven kennis in de praktijk hebt gebracht?
Ontwikkeltips
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
19
37