Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Signaleren en voorkomen van incidenten en onveilige situaties, alsmede optreden bij incidenten en calamiteiten, binnen het veiligheidsbeleid, teneinde gebruikers en bezoekers in staat te stellen gebruik te maken van veilige gebouwen en terreinen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Verzorgen van het parkeerbeheer, alsmede toezicht houden op het parkeerterrein

Kader
Parkeervoorschriften en wegen- en verkeerswet Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Een goed lopend parkeersysteem en auto’s die op de juiste wijze staan geparkeerd

Activiteit
  • Aanmaken en verkopen van parkeerkaarten en parkeerabonnementen
  • Verzorgen van onderhoud aan parkeerautomaten
  • Signaleren van onregelmatigheden op het parkeerterrein
  • Nemen van maatregelen bij overtredingen en/of onveilige situaties
Kernactiviteit
Nemen van preventieve maatregelen bij gesignaleerde ongewone, onveilige en risicovolle situaties, alsmede uitvoeren van toegangscontrole van personen

Kader
Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Veilige terreinen en gebouwen en adequate beveiliging van bedrijfseigendommen

Activiteit
  • Controleren van gebruikers en bezoekers van de instelling
  • Instrueren van gebruikers en bezoekers over persoonlijke bescherming en actie bij calamiteiten
  • Geven van suggesties voor aanpassen van bedrijfsnoodplannen
  • Testen van meld- en ontruimingsinstallaties
  • Medeorganiseren van en assisteren bij veiligheidsoefeningen
Kernactiviteit
Registreren van voorvallen en meldingen tijdens de dienst, alsmede bespreken en overdragen hiervan aan collega’s

Kader
Procedures en/of werkinstructies Bedrijfsbeveiligingsvoorschrift

Resultaat
Goede overdracht van de dienst zodat de bedrijfsuitvoering efficiënt verloopt

Activiteit
  • Verifiëren van wachtboek bij overname van de dienst en paraferen voor akkoord
  • Controleren op volledigheid (reserve)sleutelbestand, werking van signalerings-/waarschuwingsapparatuur, beveiligingssystemen, e.d.
  • Overleggen met collega’s ten aanzien van over te nemen of over te dragen dienst
  • Beheren van het sleutelmagazijn
  • Uitvoeren van de sleutelplanning
Kernactiviteit
Optreden bij meldingen en calamiteiten, alsmede optreden als bedrijfshulpverlener

Kader
Procedures en/of werkinstructies Bedrijfsnoodplan

Resultaat
Effectief verloop van alarmopvolging zodat meldingen en calamiteiten behandeld en/of opgelost worden

Activiteit
  • Oplossen van ongewone en onveilige situaties
  • Optreden tegen ordeverstoringen en conflicten
  • Ingrijpen en optreden bij calamiteiten
  • Assisteren en begeleiden van professionele hulpverleners (politie, brandweer, ambulance)
Kernactiviteit
Lopen van surveillance (beveiligingsrondes) en/of bekijken bewakingsmonitoren

Kader
Procedures en/of werkinstructies Huishoudelijke reglement

Resultaat
Gesignaleerde ongewone en onveilige situaties

Activiteit
  • Lopen van beveiligingsrondes
  • Controleren en signaleren van ongewone en onveilige situaties
  • Melden van ongewone en onveilige situaties aan de centrale (meld)post
  • Inventariseren en rapporteren van technische gebreken
  • Openen en sluiten van gebouwen
Competenties
Omschrijving
Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel.

Gedragsindicatoren
  • Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op zijn/haar bijdrage of inzet.
  • Blijft kalm en effectief werken als deadlines naderen.
  • Blijft beheerst en zelfverzekerd reageren bij spanningen en emoties.
  • Herstelt snel na een tegenslag of teleurstelling.
  • Behoudt het overzicht in crisissituaties.
  • Reageert rustig bij tegenspel of persoonlijke verwijten.
Toetsvragen
  • Waarover heb je je het meest opgewonden de laatste tijd?
  • Hoe ga je om met spanningen op het werk? Geef daar eens een voorbeeld van?
  • Welke omstandigheden belemmeren je in je werk? Kun je meer vertellen over een dergelijke situatie?
  • Geef eens een situatie weer waarin je geconfronteerd werd met sterke tegenstand tijdens een discussie.
  • Ben je wel eens geconfronteerd met een spanningsvolle situatie zoals een ongeluk, een verdrietige situatie binnen je werk etc. Wat heb je toen gedaan?
  • Kun je je nog een moeilijke of zware dag herinneren. Op welke manier heb je je na die dag kunnen ontspannen?
  • Wat was de laatste keer dat je je geduld hebt verloren? Waarom was dat?
  • Allemaal raken we wel een keer gefrustreerd of ongeduldig. Wanneer deed zich dat bij jou de laatste keer voor? Wat was er toen gebeurd?
  • Kun je een onderdeel van je werk benoemen dat werkelijk aan tijd is gebonden? Hoe ga je hiermee om?
  • Heb je wel eens het gevoel, dat men je onder druk zet?
  • Kun je je een felle discussie voor de geest halen waaraan je hebt deelgenomen? Hoe heb je je hierin opgesteld?
  • Heb je wel eens onrecht ervaren. Wat heb je toen gedaan?
Ontwikkeltips
  • Schrijf je werkzaamheden op en noteer daarbij wanneer je stress voelt. Zo kan het zijn dat als je net in een moeilijke vergadering hebt gezeten, je weerstand tegen een volgende stressvolle situatie al flink gedaald is. Probeer dat soort situaties in kaart te brengen zodat je je er innerlijk op kunt voorbereiden en bij de eerste stresssignalen bewust een stapje terug kunt doen in:
  • -> van jezelf iets 'moeten'
  • -> concentratie
  • -> veelheid van zaken die je bewust onder controle wilt houden
  • Doe bij stress door tijdsdruk iets aan tijdverslinders:
  • -> doe je deur dicht als je je ergens op moet concentreren
  • -> zeg 'nee' en spreek een ander tijdstip af als je niet gestoord wilt worden
  • -> bereid je voor op gesprekken
  • -> benoem de agendapunten aan het begin van het gesprek
  • -> spreek een tijdsduur af
  • Probeer stressvolle situaties beter onder controle te krijgen door middel van:
  • -> je goed inhoudelijk voor te bereiden
  • -> de mogelijke knelpunten en belangen tevoren te analyseren
  • -> je werk beter te plannen
  • -> zaken waar mogelijk te delegeren
  • -> de voortgang te bewaken
  • -> begrip te tonen voor je tegenspeler(s)
  • -> helderheid te vragen of te krijgen over onduidelijke zaken
  • Durf 'nee' te zeggen.
  • Bereid gesprekken, bijeenkomsten en vergaderingen goed voor.
  • Vraag steun aan jouw omgeving en pak irritaties aan.
  • Vraag bedenktijd voor het nemen van beslissingen
  • Hak knopen door.
  • Bedenk dat goed, vaak goed genoeg is.
  • Voorkom stress door goed te plannen en te organiseren. Overzicht geeft rust.
  • Plan momenten van ontspanning.
  • Volg een cursus time management.
  • Schrijf je werkzaamheden op en noteer daarbij wanneer je stress voelt. Zo kan het zijn dat als je net in een moeilijke vergadering hebt gezeten, je weerstand tegen een volgende stressvolle situatie al flink gedaald is. Probeer dat soort situaties in kaart te brengen zodat je je er innerlijk op kunt voorbereiden en bij de eerste stresssignalen bewust een stapje terug kunt doen in:~~ -> van jezelf iets 'moeten'~~ -> concentratie~~ -> veelheid van zaken die je bewust onder controle wilt houden
  • Doe bij stress door tijdsdruk iets aan tijdverslinders:~~ -> doe je deur dicht als je je ergens op moet concentreren ~~ -> zeg 'nee' en spreek een ander tijdstip af als je niet gestoord wilt worden~~ -> bereid je voor op gesprekken~~ -> benoem de agendapunten aan het begin van het gesprek~~ -> spreek een tijdsduur af
  • Probeer stressvolle situaties beter onder controle te krijgen door middel van: ~~ -> je goed inhoudelijk voor te bereiden ~~ -> de mogelijke knelpunten en belangen tevoren te analyseren~~ -> je werk beter te plannen~~ -> zaken waar mogelijk te delegeren~~ -> de voortgang te bewaken ~~ -> begrip te tonen voor je tegenspeler(s)~~ -> helderheid te vragen of te krijgen over onduidelijke zaken
  • Durf 'nee' te zeggen.
  • Bereid gesprekken, bijeenkomsten en vergaderingen goed voor.
  • Vraag steun aan jouw omgeving en pak irritaties aan.
  • Vraag bedenktijd voor het nemen van beslissingen
  • Hak knopen door.
  • Bedenk dat goed, vaak goed genoeg is.
  • Voorkom stress door goed te plannen en te organiseren. Overzicht geeft rust.
  • Plan momenten van ontspanning.
  • Volg een cursus time management.
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
25