Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Voorbereiden van bestellingen en het bestellen van goederen en/of diensten volgens bestelprocedures, bestaande (raam)contracten en de wensen van interne besteders, zodanig dat de goederen en/of diensten tegen minimale kosten en optimale condities verkregen worden.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot orders en andere verkoopgerelateerde zaken

Kader
Standaardformulieren en werkinstructies

Resultaat
Optimale facilitering van het inkoopproces

Activiteit
  • Registreren van geplaatste en geleverde orders en verschaffen van inlichtingen over de voortgang van lopende bestellingen
  • Bijhouden van een ‘kleine kas’ voor rechtstreekse aankopen (kleine hoeveelheden standaardartikelen)
  • Verifiëren van facturen
  • Bijhouden van een artikeldocumentatie (folders, brochures, prijslijsten, e.d.)
  • Bijhouden van een eenvoudige fondsenadministratie
Kernactiviteit
Plaatsen van bestellingen, alsmede onderhandelen over leveringscondities

Kader
Bestelprocedures (Raam)contracten Klant- en gebruikerswensen

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van de juiste goederen en/of diensten tegen een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitverhouding

Activiteit
  • Beheren van assortiments- en leverancierslijsten
  • Plaatsen van inkoopopdrachten/bestellingen
  • Onderhandelen met leveranciers over verbetering van leveringscondities (zoals serviceverlening, garanties, e.d.)
Kernactiviteit
Opstellen van contracten en monitoren van de naleving daarvan

Kader
Procedures en instructies

Resultaat
Goed opgestelde contracten die worden nageleefd

Activiteit
  • Opstellen en beheren van contracten en andere schriftelijke overeenkomsten tussen aanbestedende diensten en leveranciers voor de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten en diensten
  • Toezien op correcte naleving van contracten door leveranciers
Kernactiviteit
Geven van informatie en advies aan klanten/opdrachtgevers over inkoop van producten en diensten en aanverwante aangelegenheden

Kader
Afdelingsbeleid en -doelstellingen

Resultaat
Optimale dienstverlening aan klanten/opdrachtgevers

Activiteit
  • Verstrekken van relevante informatie aan betrokkenen
  • Adviseren van klanten/opdrachtgevers over aanschaf van apparatuur, diensten en over producten en onderliggende specificaties
  • Optreden als eerste aanspreekpunt en adviseren bij conflicten tussen leverancier en klant
  • Adviseren over vorm en inhoud van op te stellen inkoop- en dienstverleningsorders en -contracten
Kernactiviteit
Bewaken van de levering van bestelde goederen en/of diensten, alsmede afhandelen van klachten

Kader
(Raam)contracten Klant- en gebruikerswensen

Resultaat
Bevordering van het nakomen van gemaakte afspraken

Activiteit
  • Bewaken van gemaakte afspraken door het volgen van uitstaande inkooporders en afgesloten contracten
  • Aannemen van klachten van interne gebruikers en zorgdragen voor afhandeling
  • Reclameren bij leveranciers als deze in gebreke blijven en zo nodig zoeken naar alter-natieven
  • Verzorgen van de afhandeling bij garantieproblemen
  • Inspecteren van de leveringen
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Zich bewust zijn van de financiële gevolgen van het eigen handelen en van de waarde van middelen.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met de middelen die hij of zij in beheer heeft.
  • Weegt kosten en rendement goed tegen elkaar af.
  • Bewaakt de tijd van activiteiten met het oog op kostenbeperking.
  • Is prijsbewust bij het aangaan van financiële transacties.
  • Denkt op zakelijke wijze na over de inzet van mensen en middelen.
  • Denkt na over financiële gevolgen van plannen en acties.
Toetsvragen
  • Hoe zou je binnen je huidige werk op de kosten kunnen bezuinigen?
  • Kun je een voorbeeld geven van een project waar je verantwoordelijk was voor het budget? Hoe zorgde je ervoor dat je binnen de financiële afspraken bleef?
  • Hoe ga je om met budgettering?
  • Welke kostenreducties heb je doorgevoerd?
  • Hoe stuur je op de financiële kant van activiteiten?
  • Heb je wel eens met kostenoverschrijdingen te maken gehad? Hoe heb je toen gehandeld?
  • Ben je door jouw leidinggevende wel eens aangesproken op budget- of tijdsoverschrijdingen? Beschrijf die situatie eens.
  • Hoe zorg je er voor dat je bij projecten de kosten (of uren) niet overschrijdt? Voorbeeld.
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
18
36