Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Initiëren, uitvoeren, begeleiden en bewaken van inkoop-en/of aanbestedingsprocedures en/of het afsluiten van(raam)overeenkomsten met betrekking tot inkoop,volgens het opgestelde inkoopbeleid en volgens de wensen van interne besteders, teneinde deinkoopefficiency en het inkoopgemak binnen deinstelling te bevorderen
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Coördineren van de doormedewerkers van de afdeling uitte voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige,efficiënte en kwalitatiefhoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Opstellen van (raam)overeenkomsten en toezien op de naleving daarvan

Kader
Procedures en instructies

Resultaat
Goed opgestelde (raam)overeenkomsten die worden nageleefd

Activiteit
  • (Mede) opstellen van algemene inkoopvoorwaarden
  • Opstellen en beheren van overeenkomsten tussen de instelling/aanbestedende diensten en opdrachtnemers/leveranciers voor de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten en diensten
  • Toezien op correcte naleving van overeenkomsten door leveranciers, zonodig reclameren bij leveranciers als zij in gebreke blijven en zoeken naar alternatieven
  • Aannemen van klachten van interne gebruikers en zorgdragen voor afhandeling
  • Verzorgen van de afhandeling bij garantieproblemen
  • Inspecteren van leveringen
Kernactiviteit
Zoeken van leveranciers en plaatsen van inkoopopdrachten, alsmede onderhandelen over leveringscondities

Kader
(Europese) aanbestedingsprocedures Klant- en gebruikerswensen

Resultaat
Gevonden leveranciers die de gewenste goederen en/of diensten kunnen leveren tegen een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitverhouding

Activiteit
  • Opstellen van programma’s van eisen in overleg met productspecialisten
  • Inventariseren van mogelijke leveranciers
  • Aanvragen en (mede)evalueren van offertes (op technische conformiteit, prijs, kwali-teit en planning) in overleg met de aanvrager/opdrachtgever
  • Onderhandelen met leveranciers over verbetering van leveringscondities (zoals serviceverlening, garanties, e.d.)
  • Plaatsen van de aanbestedings-/inkoopopdracht
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders,methoden en werkwijzen,alsmede toezien op een correcterealisatie van die wijzigingen

Kader
AfdelingsdoelstellingenGebruikerwensen en -eisen

Resultaat
Verbeterde dienstverleningaan gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied
  • Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening
Kernactiviteit
Verrichten van administratievewerkzaamheden met betrekkingtot orders en andereverkoopgerelateerde zaken

Kader
Standaardformulieren enwerkinstructies

Resultaat
Optimale facilitering van hetinkoopproces

Activiteit
  • Registreren van geplaatste en geleverde orders en verschaffen van inlichtingen over de voortgang van lopende bestellingen
  • Bijhouden van een 'kleine kas' voor rechtstreekse aankopen (kleine hoeveelhedenstandaardartikelen)- Verifiëren van facturen
  • Bijhouden van een artikeldocumentatie (folders, brochures, prijslijsten, e.d.)
  • Bijhouden van een eenvoudige fondsenadministratie
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijkbegeleiden van minder ervaren collega¿s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega¿s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega's
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega's over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega's voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervarencollega's
Kernactiviteit
Verzorgen van communicatie envoorlichting naar in- en externe stakeholders

Kader
Afdelingsbeleid en -doelstellingen

Resultaat
Voor anderen efficiënt eneffectief beschikbaar gesteldeinformatie, kennis en ervaring over relevanteinkoopgerelateerde zaken

Activiteit
  • Geven van presentaties over Europese aanbestedingsprocedures, raamovereenkomsten,professioneel inkopen, e.d.
  • Voeren van overleg binnen de instelling teneinde draagvlak te creëren voor gezamenlijk inkopen
  • Verstrekken van relevante informatie aan betrokkenen
Kernactiviteit
Uitvoeren van markt- en behoefte-onderzoeken, alsmede doen van beleidsvoorstellen

Kader
Inkoopbeleid Klant- en gebruikerswensen Marktverkenningen en -ontwikkelingen

Resultaat
Bevordering van een integraal en consistent inkoop- en prijsbeleid

Activiteit
  • Inventariseren van de behoefte bij klanten en gebruikers (bijvoorbeeld directeuren van faculteiten en diensten) inzake inkoopaangelegenheden
  • Verrichten van marktverkenningen en marktonderzoeken voor goederen en diensten
  • Verzamelen van marktgegevens (over producenten, productinformatie, kredietwaardigheid van leveranciers, productiemethoden, etc.)
  • Schrijven van beleidsvoorstellen
  • Geven van advies inzake strategische beleidsaangelegenheden
Kernactiviteit
Aansturen van de welparticiperen in projecten

Kader
OpdrachtspecificatiesEigen discipline/vakgebied

Resultaat
Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden waarondercommunicatie en afstemming
  • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning
  • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering
  • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project
  • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s)
  • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
Kernactiviteit
Geven van advies aan klanten/opdrachtgevers over inkoop van producten en diensten enaanverwante aangelegenheden

Kader
Afdelingsbeleid en -doelstellingen

Resultaat
Optimale dienstverlening aanklanten/opdrachtgevers

Activiteit
  • Adviseren van klanten/opdrachtgevers over aanschaf van apparatuur, diensten en overproducten en onderliggende specificaties
  • (Laten) verrichten van specifiek marktonderzoek (op verzoek)
  • Optreden als eerste aanspreekpunt en adviseren bij conflicten tussen leverancier en klant- Adviseren over vorm en inhoud van op te stellen inkoop- en dienstverleningsorders en -contracten
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Zich bewust zijn van de financiële gevolgen van het eigen handelen en van de waarde van middelen.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met de middelen die hij of zij in beheer heeft.
  • Weegt kosten en rendement goed tegen elkaar af.
  • Bewaakt de tijd van activiteiten met het oog op kostenbeperking.
  • Is prijsbewust bij het aangaan van financiële transacties.
  • Denkt op zakelijke wijze na over de inzet van mensen en middelen.
  • Denkt na over financiële gevolgen van plannen en acties.
Toetsvragen
  • Hoe zou je binnen je huidige werk op de kosten kunnen bezuinigen?
  • Kun je een voorbeeld geven van een project waar je verantwoordelijk was voor het budget? Hoe zorgde je ervoor dat je binnen de financiële afspraken bleef?
  • Hoe ga je om met budgettering?
  • Welke kostenreducties heb je doorgevoerd?
  • Hoe stuur je op de financiële kant van activiteiten?
  • Heb je wel eens met kostenoverschrijdingen te maken gehad? Hoe heb je toen gehandeld?
  • Ben je door jouw leidinggevende wel eens aangesproken op budget- of tijdsoverschrijdingen? Beschrijf die situatie eens.
  • Hoe zorg je er voor dat je bij projecten de kosten (of uren) niet overschrijdt? Voorbeeld.
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Omschrijving
Signaleren van kansen en mogelijkheden voor de ontwikkeling van nieuwe kennis en toepassingsgebieden of voor nieuwe diensten. Hiernaar handelen en daarbij verantwoorde risico's durven nemen.

Gedragsindicatoren
  • Zoekt kansen en mogelijkheden.
  • Durft nieuwe dingen aan te pakken.
  • Komt met nieuwe ideeën voor kennis en toepassingsgebieden, producten of diensten.
  • Doet aan markt- of omgevingsonderzoek.
  • Geeft aan welke investeringen nodig zijn om op kansen in de markt in te kunnen spelen.
  • Durft verantwoorde risico's te nemen om een bepaald voordeel te behalen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens voorgesteld nieuwe diensten te leveren of nieuwe markten voor bestaande kennis of producten te exploreren? Welke diensten of markten waren dat?
  • Waarom heb je deze voorstellen gedaan? Wat heb je gedaan om anderen te overtuigen?
  • Heb je wel eens een nieuw product op de markt gebracht (ook als het oorspronkelijke idee voor het product niet van jezelf was)? Welke rol heb je hierin gespeeld?
  • Heb je wel eens voorstellen gedaan aan het management voor ontwikkeling van nieuwe toepassingen, diensten of producten? Wat was de inhoud van deze voorstellen?
  • Heeft zich wel eens een situatie voorgedaan waarin je als leidinggevende eindverantwoordelijk was en de resultaten niet werden behaald? Wat heb je toen gedaan? Wat heb je gedaan om je resultaten te verbeteren? Waar haalde je je ideeën vandaan?
  • Welke ontwikkelingen zijn je de laatste tijd opgevallen in je vakgebied, de toepassing van die kennis en de (commerciële) mogelijkheden? Op welke wijze heb je hiervan gebruik gemaakt?
  • Is het wel eens voorgekomen dat je een riskante, zakelijke beslissing moest nemen? Waarom was dat? Waarin zat het risico?
Ontwikkeltips
  • Verzamel informatie uit bijvoorbeeld kranten, vakliteratuur en internet met betrekking tot trends en marktontwikkeling en stel vast welke kennis, producten of diensten op korte termijn gevraagd zullen worden.
  • Neem deel aan projecten waarbij een appèl wordt gedaan op ondernemerschap
  • beargumenteer waarom een toepassing, product of dienst kans van slagen heeft voor wat betreft de marktontwikkelingen en formuleer een plan om deze in de markt te introduceren.
  • Formuleer een aantal nieuwe ideeën. Analyseer vervolgens welk idee de meeste kans van slagen heeft. Werk dat idee uit tot een plan
  • hoe en door wie wordt het idee verder ontwikkeld, welk budget is nodig, wat is de verwachting, hoe wordt bijvoorbeeld de toepassing, het product of de dienst gelanceerd en geleverd etc.
  • Spreek met belanghebbenden/ klanten over hun tevredenheid over je diensten en producten tot nu toe en onderzoek wat mogelijke (nieuwe) wensen of behoeften zijn.
  • Spreek met collega's uit de organisatie die blijk hebben gegeven van ondernemerschap: neem kennis van hun ideeën. Bespreek vooral het aspect durven en niet durven.
  • Vraag collega´s naar signalen voor nieuwe diensten die zij bij hun contacten opvangen.
  • Verzamel informatie uit bijvoorbeeld kranten, vakliteratuur en internet met betrekking tot trends en marktontwikkeling en stel vast welke kennis, producten of diensten op korte termijn gevraagd zullen worden.
  • Neem deel aan projecten waarbij een appèl wordt gedaan op ondernemerschap
  • beargumenteer waarom een toepassing, product of dienst kans van slagen heeft voor wat betreft de marktontwikkelingen en formuleer een plan om deze in de markt te introduceren.
  • Formuleer een aantal nieuwe ideeën. Analyseer vervolgens welk idee de meeste kans van slagen heeft. Werk dat idee uit tot een plan
  • hoe en door wie wordt het idee verder ontwikkeld, welk budget is nodig, wat is de verwachting, hoe wordt bijvoorbeeld de toepassing, het product of de dienst gelanceerd en geleverd etc.
  • Spreek met belanghebbenden/ klanten over hun tevredenheid over je diensten en producten tot nu toe en onderzoek wat mogelijke (nieuwe) wensen of behoeften zijn.
  • Spreek met collega's uit de organisatie die blijk hebben gegeven van ondernemerschap: neem kennis van hun ideeën. Bespreek vooral het aspect durven en niet durven.
  • Vraag collega´s naar signalen voor nieuwe diensten die zij bij hun contacten opvangen.
Niveaus
NiveauSchaal
111
210
39