Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Beheren van (delen van) het gebouw, overleg voeren met gebruikers en dienstverleners, volgens procedures, werkinstructies en contracten, teneinde gebruikers in staat te stellen gebruik te maken van een veilig, schoon en toegankelijk gebouw.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Inventariseren van het gebouw en ontvangen van meldingen

Kader
Procedures en/of werkinstruc-ties

Resultaat
Meldingen van schades, verbouwingen, onderhoudswensen van en verbeteringen voor het gebouw

Activiteit
  • Inventarisatierondes lopen in het gebouw
  • Aannemen van klachten en meldingen van gebruikers
  • Klachten eventueel doorgeven aan derden
  • Toezien op de afhandelingen van klachten
  • Overleg voeren met gebruikers en dienstverleners zoals schoonmakers en beveili-gingsmedewerkers
  • Overleg voeren met leidinggevende over te nemen maatregelen
Kernactiviteit
Gebruiksklaar maken van ruimten, alsmede signaleren van onveilige en onwenselijke situaties en het nemen van passende maatregelen

Kader
Procedures/werkinstructies Huishoudelijk reglement Arbo-beleid Eisen van de eigenaar Wensen van gebruikers

Resultaat
Veilig gebouw met gebruiksklare ruimten

Activiteit
  • Klaarzetten van apparatuur en meubilair
  • Voeren van sleutelbeheer en sleuteluitgifte
  • Toezicht houden op naleving huishoudelijk reglement
  • Verhelpen en voorkomen van onveilige situaties
  • Constateren en optreden bij calamiteiten
  • Begeleiden van professionele hulpverleners (brandweer, politie, ambulance)
Kernactiviteit
Bedienen en controleren van elektrotechnische installaties

Kader
Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Optimaal energiebeheer in het gebouw

Activiteit
  • Installeren en programmeren van de schakeltijden voor klimaatbeheersing, lucht en temperatuur
  • Controleren van de ketelbedrijven, kleppen en pompen
  • Controleren van verwarming en aircosysteem
Kernactiviteit
Verrichten van kleine onderhoudswerkzaamheden

Kader
Procedures en/of werkinstructies Gebouwtechnische randvoorwaarden

Resultaat
Goed onderhoud van het gebouw en het voorkomen van (verdere) schade

Activiteit
  • Uitvoeren van diverse kleine (preventieve) onderhoudswerkzaamheden
  • Verhelpen van storingen en klachten
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen

Kader
Afdelingsdoelstellingen Gebruikerwensen en -eisen

Resultaat
Verbeterde dienstverlening aan gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied
  • Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening
Kernactiviteit
Toezicht houden op uitbesteed werk

Kader
Offerte/contract

Resultaat
Gesignaleerde tekortkomingen in uitbesteed werk

Activiteit
  • Zorgdragen voor een tijdige uitvoering van opdrachten
  • Toezicht houden op de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden
  • Doorgeven van tekortkomingen in uitbesteed werk aan leidinggevende
Kernactiviteit
Voorbereiden en coördineren van interne verhuizingen

Kader
Overleg met de opdrachtgever

Resultaat
De verhuizing binnen de afgesproken tijd en voorwaarden realiseren

Activiteit
  • Inventariseren van wensen en behoeften van opdrachtgever en gebruikers
  • Offertes aanvragen bij externe verhuisbedrijven
  • Overleg voeren met gebruikers en verhuizers
  • Opstellen van een verhuisplan
  • Coördineren en evalueren van het verhuisplan
Competenties
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Omschrijving
Signaleren van problemen en kansen en er uit zichzelf naar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Vraagt uit zichzelf nadere informatie.
  • Neemt initiatieven in zijn of haar werk.
  • Komt uit zichzelf met ideeën, oplossingen of voorstellen voor verbetering.
  • Neemt het voortouw bij nieuwe ontwikkelingen door activiteiten en verantwoordelijkheden naar zich toe te trekken.
  • Doorbreekt lastige situaties door als eerste een standpunt in te nemen.
  • Onderneemt actie om een kans te creëren of toekomstige problemen te voorkomen.
Toetsvragen
  • Welke veranderingen zijn er op jouw initiatief onlangs binnen je organisatie/afdeling doorgevoerd?
  • Beschrijf eens een recent project dat je zelf in gang hebt gezet? Waarom ben je dat project gestart?
  • Op welke wijze heb je bepaald welke opleiding(en) je ging volgen?
  • Welke nieuwe ideeën of suggesties heb je de afgelopen maanden met je leidinggevende besproken? Welke daarvan zijn uitgevoerd?
  • Welke initiatieven heb je de afgelopen periode ondernomen. Geef eens een voorbeeld.
  • Bent u iemand die initiatieven ontplooit? Waaruit blijkt dat?
  • Beschrijf eens een probleem wat je hebt zien aankomen? Wat heb je eraan gedaan om het op te lossen?
Ontwikkeltips
  • Houd per week bij welke initiatieven, in welke situatie, je hebt genomen. Probeer je score te verhogen.
  • Breng punten in bij vergaderingen en werkgroepen.
  • Maak zelf een projectplan voor een nieuwe dienst of nieuw product en presenteer dit.
  • Wees alert op mogelijke problemen en probeer deze te voorkomen of te beperken door snel actie te nemen.
  • Wanneer je anderen wilt stimuleren tot het nemen van initiatieven, zorg er dan voor dat het nemen van initiatief wordt beloond. Spreek bijvoorbeeld je waardering uit richting medewerkers die initiatief tonen en maak het nut en effect zichtbaar.
  • Maak gebruik van de creativiteit van anderen. Dit kan door een opdracht vrij globaal te formuleren. Op die manier kan de ander zijn eigen initiatief gebruiken om deze verder in te vullen.
  • Houd per week bij welke initiatieven, in welke situatie, je hebt genomen. Probeer je score te verhogen.
  • Breng punten in bij vergaderingen en werkgroepen.
  • Maak zelf een projectplan voor een nieuwe dienst of nieuw product en presenteer dit.
  • Wees alert op mogelijke problemen en probeer deze te voorkomen of te beperken door snel actie te nemen.
  • Wanneer je anderen wilt stimuleren tot het nemen van initiatieven, zorg er dan voor dat het nemen van initiatief wordt beloond. Spreek bijvoorbeeld je waardering uit richting medewerkers die initiatief tonen en maak het nut en effect zichtbaar.
  • Maak gebruik van de creativiteit van anderen. Dit kan door een opdracht vrij globaal te formuleren. Op die manier kan de ander zijn eigen initiatief gebruiken om deze verder in te vullen.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
25
34
43