Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Vervaardigen van (bestek)tekeningen en/of registreren en beheren van technisch facilitaire tekeningen en bestanden, binnen daartoe ingerichte informatiesystemen en volgens richtlijnen, teneinde te allen tijde te voorzien in de behoefte aan actuele technisch facilitaire bestanden/informatie.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Beheren van technische bestanden

Kader
Wensen van de gebruiker Procedures en/of werkinstructies Functionele en technische mogelijkheden van het programma

Resultaat
Optimale beschikbaarheid van actuele bestanden voor gebruikers

Activiteit
  • Bewerken van technische bestanden op basis van aangeleverde/zelf gesignaleerde mutaties
  • Beheren van papieren bestanden zoals handleidingen en onderhouds- en bedienings-voorschriften
  • Opstellen van bestandsomschrijvingen, verwijzingen naar andere bestanden en bestandsoverzichten voor gebruikers
  • Uitgeven van bestanden ter bewerking aan derden
  • Blokkeren/registeren van in bewerking zijnde bestanden
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van ICT-producten, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen

Kader
Eisen en normen Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Optimaal functionerende ICT-producten

Activiteit
  • Diagnosticeren en analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten
  • Opstellen van voorstellen voor wijzigingen in ICT-producten
  • Ontwerpen en realiseren van structurele aanpassingen in ICT-producten
  • Uitvoeren van wijzigingen, onderhoudsprocedures en productieschema’s
  • Testen van de wijzigingen aan bijgestelde eisen
Kernactiviteit
Informatie verschaffen en/of over-dragen van technische bestanden aan gebruikers, opdrachtgevers en derde partijen

Kader
Wensen van de gebruiker/ opdrachtgever/derde partij Procedures en/of werkinstructies

Resultaat
Bevordering van het efficiënt gebruik van technische bestanden

Activiteit
  • Attenderen van gebruiker op relevante technische bestanden
  • Verstrekken van informatie over procedures, inhoud en de gebruiksmogelijkheden van technische bestanden
  • Beschikbaar stellen van technische bestanden en verzorgen van een uitleenadministratie daarvan
Kernactiviteit
Registreren van technische bestanden met behulp van een geautomatiseerd informatiesysteem

Kader
Procedures en/of werkinstructies Informatiesysteem

Resultaat
Bijdrage aan een volledig en actueel systeem van technische bestanden

Activiteit
  • Actief verzamelen van technische bestanden bij projectmanagers, leidinggevenden, gebruikers en derde partijen
  • Selecteren van technische bestanden
  • Bestanden analyseren en vastleggen in het informatiesysteem
  • Definiëren en vastleggen van (zoek)kenmerken in het informatiesysteem
Kernactiviteit
Vervaardigen van (bestek)tekeningen, plattegronden en/of installatieschema’s

Kader
Wensen/specificaties van de gebruiker/opdrachtgever Procedures en/of werkinstruties Functionele en technische mogelijkheden van het (teken)programma

Resultaat
Documentatie ten behoeve van nieuwbouw, verbouw, onderhoud en revisie

Activiteit
  • Uitwerken van door derden vervaardigde schetsen
  • Tekenen en dimensioneren van technische en ruimteobjecten
  • Tekenen van constructiedetails, (bestek)tekeningen, situatietekeningen, installatie- en principeschema’s
  • Reviseren/muteren van bestaande tekeningen en overige technische bestanden
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
26