Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Bijdragen aan de uitvoering van projecten vanuit de eigen discipline, uitgaande van een projectplan en onder verantwoordelijkheid van een Projectmanager/-leider, zodanig dat de toegewezen werkzaamheden binnen de gestelde randvoorwaarden worden gerealiseerd.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Ondersteunen van de Projectmanager/-leider bij het zoeken van leveranciers en plaatsen van opdrachten

Kader
(Europese) aanbestedingsprocedures Gebruikerseisen

Resultaat
Bijdrage aan de keuze van een leverancier

Activiteit
  • Opstellen van programma’s van eisen op basis van specificaties van de Projectmanager/-leider
  • Bijdragen aan de inventarisatie van mogelijke leveranciers
  • Aanvragen en (mede)evalueren van offertes
  • Deelnemen aan onderhandelingen
  • Administratief voorbereiden van de aanbestedingsopdracht
Kernactiviteit
Adviseren van leidinggevenden, Projectmanager/-leider en/of opdrachtgever inzake technische vraagstukken, contracten en meerjarig onderhoud

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Onderbouwing voor de besluitvorming door leidinggevende, Projectmanager/-leider of opdrachtgever

Activiteit
  • Uitbrengen van gevraagde en ongevraagde adviezen
  • Leveren van gegevens en analyses ten behoeve van contractonderhandelingen en meerjaren onderhoudsplannen
  • Participeren in overleg
  • Adviseren van de leidinggevende inzake vak- en expertiseontwikkeling binnen de afdeling en te hanteren technische normeringen
Kernactiviteit
Afronding van alle uit te voeren werkzaamheden

Kader
(Deel-)projectplan Administratieve systemen

Resultaat
Adequate oplevering van de overeengekomen werkzaamheden

Activiteit
  • Zorgdragen voor adequate administratieve afhandeling, waaronder controleren van facturen
  • Zorgdragen voor archivering en -documentatie, onder andere van onderhouds- en bedieningsvoorschriften
  • Vanuit de eigen bevindingen bijdragen aan het opstellen van de reguliere onderhoudsplanning en zorgdragen voor nazorg
  • Afsluiten en evalueren van de verrichte werkzaamheden
Kernactiviteit
Begeleiden van de uitvoering van projectwerkzaamheden door derde partijen

Kader
(Deel)projectplan Interne instructies Aanneemcontracten

Resultaat
Derden zijn in staat gesteld de werkzaamheden uit te voeren

Activiteit
  • Overleggen met derde partijen inzake uit te voeren werkzaamheden
  • Opstellen van opdrachtbonnen
  • Begeleiden van/toezicht houden op de uitvoering van de werkzaamheden
  • Beoordelen meer/minder werk
Kernactiviteit
Bewaken van de uit te voeren werkzaamheden op tijd en/of kwaliteit, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportage aan de Projectmanager/-leider

Kader
(Deel)projectplan

Resultaat
Inzicht in de stand van zaken ten aanzien van de projectvoortgang en opheffing van belemmeringen

Activiteit
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen die de uitvoering van de uit te voeren werk-zaamheden beïnvloeden en vertalen daarvan in de consequenties voor de projectwerkzaamheden
  • Bewaken van de voortgang van de uit te voeren werkzaamheden en bijsturen met corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen
  • Zorgdragen voor periodieke rapportages inzake de uitvoering van de werkzaamheden aan de Projectmanager/-leider
Kernactiviteit
Uitwerken van technische specificaties, begrotingen en/of delen van een projectplan

Kader
Opgegeven specificaties/gebruikerseisen

Resultaat
Bijdrage aan vastgelegde voorwaarden voor een efficiënte en effectieve projectrealisatie

Activiteit
  • Bestuderen van de projectopdracht en overleggen met de Projectmanager/-leider over onder andere aanpak, fasering, rolverdeling, specifieke eisen en wensen
  • Voorselecteren van mogelijk in te schakelen derde partijen
  • (Doen) opstellen technische specificaties zoals programma’s van eisen, ontwerpen, berekeningen, kostenramingen, begrotingen en bestekken en/of delen van een projectplan
  • Bijdragen aan een tijdige accordering van het projectplan
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega’s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega’s
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega’s over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen

Kader
Afdelingsdoelstellingen Gebruikerwensen en -eisen

Resultaat
Verbeterde dienstverlening aan gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied
  • Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening
Kernactiviteit
Voeren van overleg met gebruikers inzake de uit te voeren werkzaamheden

Kader
(Deel)projectplan

Resultaat
Gebruikers zijn op de hoogte van de stand van zaken

Activiteit
  • Overleg over het tijdstip van de uitvoering van de werkzaamheden
  • Overleg over de specifieke gebruikerswensen ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden en de te treffen maatregelen
  • Gebruikers informeren inzake de voortgang van de werkzaamheden
Kernactiviteit
Ondersteunen van de Projectmanager/-leider in het voeren van een projectadministratie

Kader
Instructies Administratieve systemen

Resultaat
Actuele gegevensbestanden, verzamelde managementinformatie en verantwoording van verrichte werkzaamheden

Activiteit
  • (Voorbereiden van) correspondentie
  • Bijhouden van werkbonnen/logboeken en andere (geautomatiseerde) bedrijfsadministratieve systemen (zoals opdrachtverwerking en urenverantwoording)
  • (Doen) aanleveren van mutaties voor tekeningen, beheersgegevens, schema’s en/of zelf doorvoeren van gegevens en/of controle daarvan
  • Aanleveren van gegevens ten behoeve van de opstelling van onderhoudsplannen, begroting, jaarverslagen en periodieke rapportages
Kernactiviteit
Ondersteunen bij het oplossen van technische problemen en uitbrengen van voorstellen/adviezen aan de leidinggevende inzake technische normering en expertiseontwikkeling binnen de afdeling

Kader
Eigen discipline/vakgebied Instructies leidinggevende Wet- en regelgeving

Resultaat
Vergroting van de deskundigheid en actualisering/ verbetering van te hanteren technische normering

Activiteit
  • Dienen als vraagbaak voor het oplossen van specialistische technische problemen voor collega’s en andere betrokkenen
  • Signaleren van ontwikkelingen en vertalen van de consequenties daarvan voor benodigde technische normering en expertise binnen de afdeling
  • Uitbrengen van onderbouwde adviezen en voorstellen inzake benodigde aanpassingen/ verbeteringen in te hanteren technische normering en benodigde expertise binnen de afdeling aan de leidinggevende
  • Bijdragen aan activiteiten gericht op aanpassingen/verbeteringen in te hanteren technische normering en/of programma’s voor expertiseontwikkeling
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Acties uitvoeren om de voortgang van activiteiten of taken te bewaken en te controleren.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt bij het begin van een project of werkzaamheden duidelijke evaluatiemomenten af.
  • Houdt overzicht over werkzaamheden.
  • Controleert tussentijds of werkzaamheden volgens afspraak verlopen.
  • Spreekt mensen aan als afgesproken deadlines niet worden gehaald.
  • Vraagt uit eigen beweging om terugmelding of rapportage van medewerkers.
  • Maakt aan het eind van gesprekken vervolgafspraken.
Toetsvragen
  • Wat voor controlemechanismen heb je in je werk ingebouwd, zodat je de voortgang in de gaten kunt houden?
  • Hoe zorg je ervoor dat afspraken die je met mensen maakt worden nagekomen, zowel in tijd als in kwaliteit?
  • Hoe zorg je dat je goed geïnformeerd blijft over de voortgang van een project of activiteit?
  • Hoe zorg je dat je de deadlines haalt afgesproken in een onderzoeksplanning?
  • Heb je wel eens een project georganiseerd. Hoe hield je de voortgang in de gaten?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker die projectafspraken niet nakwam? Wat heb je toen gedaan?
  • Op welke manier evalueer jij activiteiten die je hebt uitgevoerd? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
Omschrijving
Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat met andere personen of groepen, ook wanneer dit niet van direct persoonlijk belang is.

Gedragsindicatoren
  • Deelt informatie en ervaringen met anderen.
  • Biedt hulp aan wanneer collega's daar behoefte aan hebben.
  • Levert bijdragen, ideeën of voorstellen gericht op groepsresultaten.
  • Reageert actief en op constructieve wijze op ideeën van anderen.
  • Past zich aan de groep aan als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
  • Overbrugt tegenstellingen en verschillende zienswijzen tussen personen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens gefunctioneerd in een team of groep met een gezamenlijke opdracht? Wat was jouw rol in deze opdracht?
  • Kun je een situatie herinneren waarbij jij je niet hebt kunnen verenigen met de werkwijze van het team? Wat heb je toen gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat er verschillende visies speelden over een bepaald onderwerp? Hoe stelde jij je daarbij op?
  • Hoe beleef je de huidige manier van samenwerken met mensen in jouw organisatie of afdeling? Hebben zich daarbij wel eens problemen voorgedaan?
  • Ben je wel eens geconfronteerd met werkzaamheden die niet je persoonlijke belangstelling hadden? Was het moeilijk voor je om dat naast je normale werk uit te doen?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest dat een team uit elkaar viel, omdat men niet met elkaar kon werken? Wat was je rol daarin?
  • Werk je op dit moment samen met collega's? Doen zich wel eens conflicten voor in die groep en hoe ga je daarmee om?
  • Hoe stel je je op in vergaderingen? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
Niveaus
NiveauSchaal
110
29
38