Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Houden van toezicht en indien nodig optreden, binnen werkinstructies en protocollen teneinde de orde te handhaven.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Uitvoeren van administratieve werkzaamheden

Kader
Werkinstructies en/of procedures

Resultaat
Correcte registratie

Activiteit
  • Invoeren van gegevens in een (geautomatiseerde) administratie
  • Verrichten van eenvoudig typwerk
Kernactiviteit
Fungeren als aanspreekpunt voor vragen, beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen

Kader
Werkinstructies en/of procedures

Resultaat
Adequate overdracht van informatie

Activiteit
  • Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie
  • Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag
  • Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag
  • Beheren en uitgeven van sleutels
Kernactiviteit
Optreden bij overtreding van de regels

Kader
Werkinstructies en/of procedures

Resultaat
De orde is hersteld en/of problemen zijn opgelost

Activiteit
  • Regulerend en of corrigerend optreden
  • Ter plekke nemen van maatregelen
  • Overdragen van problemen aan leidinggevende/portier
Kernactiviteit
Toezicht houden en/of surveilleren in aangewezen ruimte

Kader
Werkinstructies en/of procedures

Resultaat
Juist gebruik van ruimtes en het naleven van de regels

Activiteit
  • Toezicht houden, observeren en controleren
  • Openen en sluiten van ruimtes/ramen
  • Contact houden/leggen met bezoekers, studenten en of gebruikers
  • Regulerend, corrigerend optreden of doorverwijzen
  • Signaleren van afwijkend gedrag/onregelmatigheden
Kernactiviteit
Toezien op de veiligheid van personen en optreden bij calamiteiten

Kader
Richtlijnen en procedures

Resultaat
Persoonlijke ongelukken en schade zijn voorkomen of beperkt

Activiteit
  • Verlenen van of assisteren bij eerste hulp bij ongelukken
  • Alarmeren van de juiste personen en instanties bij noodsituaties
  • Ontruimen van ruimten en/of terreinen bij calamiteiten
  • Rapporteren over toedracht van noodsituaties aan bevoegde instanties
  • Doen van voorstellen aan leidinggevenden omtrent verbetering van veiligheidsinstructies en -voorschriften
Competenties
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Niveaus
NiveauSchaal
14