Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Adviseren over informatieanalyse en informatie- en communicatiebeleid en mederealiseren van (instellingsbrede) ICT-projecten, binnen de gestelde kaders en/of het projectplan, gericht op het bevorderen van de (verdere) integratie van ICT-producten in de bedrijfs- en werkprocessen van de instelling.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten in een concurrerende omgeving

Kader
Beleid van de dienst en/of afdeling

Resultaat
Voldoende werk en/of inkomsten voor de dienst en/of afdeling

Activiteit
  • Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers
  • Volgen van interne en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken
  • Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s)
  • Zorgdragen voor goede Public Relations
Kernactiviteit
Voeren van adviesgesprekken en rapporteren van bevindingen aan opdrachtgever

Kader
Aanbod van ICT-producten en diensten Probleemdefinitie

Resultaat
Vastgelegd advies en programma van (functionele) eisen inzake ontwikkeling en aankoop ICT-producten en inrichting projecten

Activiteit
  • Voeren van adviesgesprekken en doen van aanbevelingen en voorstellen inzake ontwikkelingsopdrachten, aankoop van ICT-producten, het opzetten en inrichten van projecten en het verbeteren van bedrijfsprocessen
  • Opstellen van adviesrapporten en verzorgen van adviespresentaties
  • Opstellen van een programma van eisen (functioneel ontwerp) voor een ontwikkelopdracht, aankoop van ICT-producten en/of het opzetten en inrichten van projecten
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega’s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega’s
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega’s over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Verkregen bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Begeleiden van de implementatie en het geven van nazorg

Kader
Kaders vastgelegd in het projectplan

Resultaat
Opdrachtgever(s) efficiënt en effectief ondersteund bij implementatie en gebruik van ICT-producten en blijvend geïnformeerd omtrent nieuwe ontwikkelingen

Activiteit
  • Begeleiden van de implementatie van ICT-producten
  • Bieden van nazorg door beantwoorden van vragen, oplossen van knelpunten, overleggen met betrokken partijen (opdrachtgever(s), ontwikkelaars, etc.)
  • Na afloop van het project blijven informeren omtrent nieuwe ontwikkelingen die van invloed zijn op het uitgevoerde project
Kernactiviteit
Doen van onderzoek naar de eisen en wensen van de ICT-gebruikers ten aanzien van de gewenste situatie, alsmede de beperkingen, randvoorwaarden en uitgangspunten vanuit de ICT-organisatie en hierover rapporteren aan de opdrachtgever

Kader
Methoden en technieken voor het analyseren van de organisatie en bedrijfsprocessen

Resultaat
Kaders voor te ontwikkelen of in te kopen ICT-producten

Activiteit
  • Uitvoeren van verdiepend onderzoek, zoals gegevensonderzoek, organisatieonderzoek, definitiestudie, haalbaarheidstudies, etc.
  • Inventariseren en analyseren van de wensen en behoeften bij ICT-gebruikers en opdrachtgever(s) ten aanzien van de gewenste informatievoorziening in relatie tot de gewenste bedrijfsvoering
  • Opstellen van rapportages voor en het presenteren van rapportages aan opdrachtgevers
  • (Mede)opstellen van projectplannen en probleemdefinities
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot wijzigingen in de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen

Kader
Afdelingsdoelstellingen

Resultaat
Verbeterde dienstverlening aan de ICT-gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden (conform in ICT erkende standaarden) voor eigen vakgebied
  • Evalueren van bestaande procedures en op grond hiervan procedures verbeteren
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor projectrealisatie
  • Adviseren van leidinggevende over inhoud van standaardisatiebeleid met betrekking tot het gebruik van ontwerp- en ontwikkeltools
Kernactiviteit
Opstellen van de projectdoelstellingen en -definitie en een programma van eisen, in overleg met de opdrachtgever(s)

Kader
Vraag van de opdrachtgever

Resultaat
Kader waarbinnen een projectplan kan worden opgesteld

Activiteit
  • Adviseren inzake in te schakelen in- en externe partijen en in te kopen ICT-producten
  • Benaderen van en overleggen met betrokken in- en externe partijen
  • Opstellen van de projectdoelstellingen en -definitie en een programma van eisen
Competenties
Omschrijving
Formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten op basis van complexe informatie en het opbouwen van denkkaders of modellen.

Gedragsindicatoren
  • Ziet overeenkomsten met eerdere vraagstukken en oplossingsrichtingen.
  • Benoemt patronen en trends in informatie.
  • Is in staat op abstract niveau verbanden te leggen.
  • Weet uit complexe informatie grote lijnen te halen en nieuwe verbanden te leggen.
  • Integreert ideeën, onderwerpen en observaties in duidelijke en bruikbare inzichten.
  • Plaatst problemen of situaties in een meer omvattend kader waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat is voor jou complexe informatie?
  • Noem aan de hand van een voorbeeld hoe je tot de formulering van concepten komt?
  • Wat deed je met de diverse concepten?
  • Ben je recentelijk tot nieuwe inzichten gekomen aan de hand van complexe informatie die je geanalyseerd hebt? Op welke wijze zijn deze inzichten ontstaan?
Ontwikkeltips
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
112
211
310