Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Coördineren van de activiteiten voor een of meerdere ICT-processen, conform afspraken gemaakt in de Service Level Agreements (SLA’s) en de vastgelegde procesgang, teneinde de ICT-processen efficiënt en effectief te laten verlopen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken, registreren en analyseren van uitvoering van de werkzaamheden, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportages en tussentijdse communicatie hierover

Kader
Vooraf vastgestelde procesgang Prestatie-indicatoren

Resultaat
Informatie voor ICT-management en andere betrokkenen over de procesgang, zodat deze tijdig in staat zijn adequate corrigerende maatregelen te nemen

Activiteit
  • Registreren van meldingen en activiteiten in het kader van de procesgang
  • Toetsen van de procesgang aan de afgesproken prestatie-indicatoren
  • Opstellen van rapportages
  • Initiëren van acties die nodig zijn om gemaakte afspraken na te komen
  • Overleggen met ICT-management en andere betrokkenen over de rapportage en procesgang
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega’s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega’s
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega’s over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Verkregen bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Evalueren van de procesgang in relatie tot gemaakte afspraken enerzijds en gewijzigde omstandigheden en opgedane ervaringen anderzijds

Kader
Afspraken vastgelegd in SLA’s Vastgelegde procesgang

Resultaat
Geïdentificeerde wensen en mogelijkheden voor bijstelling van de procesgang en initiatie van deze bijstelling

Activiteit
  • Evalueren van de procesgang met ICT-management en medewerkers
  • Adviseren van ICT-management inzake procesverbeteringen
  • Opstellen van (voorstellen voor) wijzigingen in proces
  • Toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen
Kernactiviteit
Standaardiseren, inrichten, onderhouden en bewaken van de ICT-procesgang

Kader
ICT-beleid Bestaande SLA’s

Resultaat
Beheersbare en controleerbare ICT-processen

Activiteit
  • Maken van (verbeter)voorstellen voor standaarden, normen, richtlijnen en procedures
  • Standaardiseren en inrichten van ICT-processen
  • Beheren en onderhouden van deze normen
  • Toezien op juist gebruik van standaarden en vastgestelde normen
Kernactiviteit
Definiëren van de werkzaamheden en activiteiten die in het kader van de vastgelegde procesgang moeten worden uitgevoerd

Kader
Tijdpad Vooraf gedefinieerd resultaat

Resultaat
Inzicht voor betrokken medewerkers in de door hen daartoe uit te voeren werkzaamheden

Activiteit
  • Definiëren van de werkzaamheden
  • Vaststellen van de relaties tussen werkzaamheden en taken
  • Begroten van de werklast en werkplanning
  • Overleg met ICT-management over het beschikbaar stellen van de gewenste personele capaciteit
  • Beoordelen van prioriteiten
Competenties
Omschrijving
Formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten op basis van complexe informatie en het opbouwen van denkkaders of modellen.

Gedragsindicatoren
  • Ziet overeenkomsten met eerdere vraagstukken en oplossingsrichtingen.
  • Benoemt patronen en trends in informatie.
  • Is in staat op abstract niveau verbanden te leggen.
  • Weet uit complexe informatie grote lijnen te halen en nieuwe verbanden te leggen.
  • Integreert ideeën, onderwerpen en observaties in duidelijke en bruikbare inzichten.
  • Plaatst problemen of situaties in een meer omvattend kader waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat is voor jou complexe informatie?
  • Noem aan de hand van een voorbeeld hoe je tot de formulering van concepten komt?
  • Wat deed je met de diverse concepten?
  • Ben je recentelijk tot nieuwe inzichten gekomen aan de hand van complexe informatie die je geanalyseerd hebt? Op welke wijze zijn deze inzichten ontstaan?
Ontwikkeltips
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
Omschrijving
Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat met andere personen of groepen, ook wanneer dit niet van direct persoonlijk belang is.

Gedragsindicatoren
  • Deelt informatie en ervaringen met anderen.
  • Biedt hulp aan wanneer collega's daar behoefte aan hebben.
  • Levert bijdragen, ideeën of voorstellen gericht op groepsresultaten.
  • Reageert actief en op constructieve wijze op ideeën van anderen.
  • Past zich aan de groep aan als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
  • Overbrugt tegenstellingen en verschillende zienswijzen tussen personen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens gefunctioneerd in een team of groep met een gezamenlijke opdracht? Wat was jouw rol in deze opdracht?
  • Kun je een situatie herinneren waarbij jij je niet hebt kunnen verenigen met de werkwijze van het team? Wat heb je toen gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat er verschillende visies speelden over een bepaald onderwerp? Hoe stelde jij je daarbij op?
  • Hoe beleef je de huidige manier van samenwerken met mensen in jouw organisatie of afdeling? Hebben zich daarbij wel eens problemen voorgedaan?
  • Ben je wel eens geconfronteerd met werkzaamheden die niet je persoonlijke belangstelling hadden? Was het moeilijk voor je om dat naast je normale werk uit te doen?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest dat een team uit elkaar viel, omdat men niet met elkaar kon werken? Wat was je rol daarin?
  • Werk je op dit moment samen met collega's? Doen zich wel eens conflicten voor in die groep en hoe ga je daarmee om?
  • Hoe stel je je op in vergaderingen? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Omschrijving
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt prioriteit aan door hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
  • Denkt van te voren zorgvuldig na hoe iets planmatig aan te pakken.
  • Formuleert meetbare doelstellingen voor zichzelf en voor anderen.
  • Schept randvoorwaarden om taken ordelijk en efficiënt af te werken.
  • Anticipeert op onverwachte gebeurtenissen door de planning hier op aan te passen.
  • Maakt realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen die nodig zijn om een doel te bereiken.
Toetsvragen
  • Wat waren het afgelopen jaar doelstellingen in je werk? Zijn deze doelstellingen ook bereikt?
  • Hoe heb je bepaald welke taken prioriteit hadden in het afgelopen jaar? Geef hiervan een paar voorbeelden.
  • Komt het wel eens voor dat aan je wordt gevraagd iets te organiseren? Kun je een voorbeeld geven?
  • Beschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je de aanvankelijke planning aan moest passen. Welke weerstanden kwam je daarbij tegen? Wat heb je daarmee gedaan?
  • Op welke wijze organiseer je je dagelijkse werk?
  • Kun je een voorbeeld noemen waarin je aangegeven hebt geen tijd voor een extra klus te hebben?
  • Hoe plan je je onderzoek en zorg je dat je de deadlines haalt?
  • Heb je wel eens actief meegewerkt aan een reorganisatie? Hoe zag het scenario voor deze reorganisatie eruit en wat is je inbreng geweest tijdens de voorbereiding van deze reorganisatie?
  • Wat zijn de kritische stappen bij het organiseren van je huidige projectmatige werk?
  • Hoe bereid je je voor op vergaderingen en hoe houd je ze in de hand?
  • Heb je wel eens werkprocedures opgesteld? Hoe heb je deze ingevoerd?
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:
  • > De precieze doelstelling van het project.
  • > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
  • > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:~~ > De precieze doelstelling van het project.~~ > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.~~ > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
Niveaus
NiveauSchaal
111