Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Zorgdragen voor het inrichten, aanpassen, vernieuwen en onderhouden van de informatievoorziening (processen, procedures en/of systemen), passend binnen het informatiebeleid van de instelling en/of afdeling, teneinde aan de eisen en wensen van de gebruikers, alsmede aan de overeengekomen prestatiekenmerken blijvend te kunnen voldoen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Monitoren, bewaken, analyserenen initiëren van maatregelen ten aanzien van het gebruik vaninformatievoorzieningen, met betrekking tot de functionele aspecten en de door gebruikerservaren prestatiekenmerken.

Kader
Eisen en normen op het gebied van functionaliteitHet informatiebeleid van de instelling

Resultaat
Tijdig en juist inzicht in hetgebruik en toepassing van informatievoorzieningen

Activiteit
  • Bewaken van het doelmatige en juiste gebruik van componenten, informatie, parameters,meta-gegevens, applicaties, etc.
  • Voorbereiden van opdrachtverwerking en instellen van parameters waarmee deinformatievoorziening t.a.v. een productieomgeving adequaat functioneert
  • Trekken van conclusies over het gebruik van de informatievoorziening rekening houden met ontwikkelingen in de productieomgeving en in de ICT.
  • Documenteren en rapporteren van bevindingen, meetresultaten, genomen acties enconclusies
  • Initiëren van maatregelen ter verbetering van de informatievoorziening
Kernactiviteit
Ontwikkelen en verbeteren van de uitvoering vanwerkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen,alsmede toezien op een correcterealisatie van die wijzigingen

Kader
Het informatiebeleid van de instellingAfdelingsdoelstellingenEisen en normen op hetgebied van functionaliteit

Resultaat
Verbeterde dienstverleningaan gebruikers

Activiteit
  • Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden (conform erkende standaarden) voor eigen vakgebied
  • Evalueren van bestaande procedures en het op grond hiervan doen van voorstellen en verbeteren van procedures
  • Opzetten van een impact-analyse
  • Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor projectrealisatie
  • Adviseren van leidinggevende over inhoud van standaardisatiebeleid met betrekking tothet gebruik van informatiesystemen en/of applicaties
  • Analyseren en beoordelen van de voorstellen en bespreken met contactpersonen, ICT-medewerkers en leidinggevende
  • Overleggen en afstemmen met (externe) leveranciers, met ICT-ondersteuners en klanten,gebruikers en andere relaties over gewenste wijzigingen
  • Het verstrekken van opdrachten en doen uitvoeren van de wijzigingen,onderhoudsprocedures, productieschema¿s en autorisatie- en beveiligingsprocedures door ICT-medewerkers
  • Leidinggevende en/of gebruikers adviseren over of ondersteunen bij de aankoop van Informatiesystemen en applicaties
Kernactiviteit
Beheren, monitoren, bewaken enverbeteren van functionele bedrijfsinformatie, zoals metagegevens, stamgegevens en parameters

Kader
Eisen en normen op hetgebied van functionaliteitHet informatiebeleid van de instellingPrivacywetgeving en autorisatieprotocollen

Resultaat
Correct beheer en beveiligingvan bedrijfsinformatie

Activiteit
  • Bewaken, controleren en verbeteren van de gegevensintegriteit en -correctheid.
  • Beheer van het (bedrijfs)informatiemodel. Dit betreft het beheer van de structuur waarinde gegevens passen (datamodel), de informatieprocedures, -processen en -systemen.
  • Pro-actief inventariseren van informatiebehoefte, beheren en verbeteren van gegevensdefinities, autorisaties en het functioneel gebruik van gegevens.
  • Informeren en rapporteren over het gebruik van de informatievoorziening
  • Verstrekken van informatie over de inrichting en gebruiksmogelijkheden van de informatievoorziening.
  • Gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening en zijn gebruiksmogelijkheden.
  • Onderhouden van licentiebeheer
Kernactiviteit
(Coördineren van) testen van nieuwe functionaliteiten in een ontwikkelings-, test en eventueel productieomgeving, controlerenen analyseren van testresultaten,alsmede (laten) herstellen van eventuele fouten

Kader
Testplannen, tools en hulpmiddelen

Resultaat
Functionaliteiten die aan de gestelde eisen voldoen enklaar zijn om te implementeren

Activiteit
  • Maken en onderhouden van testplannen van het gebruik van de informatievoorziening
  • Toetsen van de onderdelen van functionaliteiten van ICT-systemen aan de gedefinieerde eisen
  • Uitvoeren van testplannen en acceptatietesten van de wijzigingen naar aanleiding van bijgestelde eisen en (laten) herstellen van fouten
  • Documenteren van de testresultaten
  • Maken van voorstellen voor aanpassing van functionaliteit en/of technische werking van onderdelen van de informatievoorziening
Kernactiviteit
Initieren en onderhouden van overlegstructuren met business(management, gebruikers,klanten) en ICT-afdelingenbinnen het vastgestelde informatiebeleid

Kader
Het informatiebeleid van deinstellingEisen en normen op hetgebied van functionaliteit

Resultaat
Verbeterde dienstverleningaan de gebruikers

Activiteit
  • Inventariseren van wensen en mogelijkheden ten aanzien van informatievoorzieingen
  • Afstemmen en overleggen met management, gebruikers, klanten en ICT-afdeling
  • Vertegenwoordigen van de instelling in landelijke overlegorganen m.b.t.informatievoorzienning
Kernactiviteit
Aansturen van dan wel participeren in projecten betreffende het eigen vakgebied/discipline

Kader
Bestuurlijke en organisatorische kadersProjectkadersEigen vakgebied/discipline

Resultaat
Efficiënt en effectiefgerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning
  • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering
  • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project
  • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van deeindresultaten na afgesproken periode(s)
  • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Verkregen bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Mede beoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Treffen van passende maatregelen bij incidenten;verhelpen van klachten over en ondersteunen van gebruikers bij het functioneren en het toepassen van informatievoorziening

Kader
Het informatiebeleid van deinstellingEisen en normen op het gebied van functionaliteit

Resultaat
Goed functionerende informatie voorziening en de daarbij behorende processenen procedures; voorkoming van een herhaald optreden van incidenten of klachten en tevreden gebruikers

Activiteit
  • Systematisch ter oplossing aannemen, registreren en afmelden van problemen in hetgebruik van de informatievoorziening
  • Diagnosticeren, analyseren en oplossen van problemen in het gebruik van de informatievoorziening
  • Inschakelen van (externe) leveranciers en het gezamenlijk oplossen van de problemen,in geval deze worden veroorzaakt door bij hen ingekochte Informatiesystemen en applicaties
  • Beschrijven van de problemen en oplossingen in rapportages
  • Op grond van (recidive) problemen realiseren van structurele aanpassingen
  • Ondersteunen van ICT-ondersteuners en/of gebruikers bij vragen en problemen
  • Instrueren en ondersteunen van ICT-ondersteuners en/of gebruikers middels opleidingen,gebruikershandleidingen en procedures
Competenties
Omschrijving
Ontleden van situaties of een hoeveelheid informatie in hoofd- en bijzaken. Zien van onderlinge verbanden en doordringen tot de kern.

Gedragsindicatoren
  • Maakt in informatie onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Ontleedt een vraagstuk of probleemsituatie tot de kern.
  • Controleert vanuit meerdere invalshoeken of een geconstateerd probleem ook daadwerkelijk het echte probleem is.
  • Beschrijft de interne samenhang tussen onderdelen van een probleem of vraagstuk.
  • Stelt gerichte vragen om de mogelijke oorzaken te achterhalen van een complex vraagstuk.
  • Geeft duidelijk de gevolgen van een bepaalde keuze aan.
Toetsvragen
  • Met welk belangrijk probleem heb je het afgelopen jaar te maken gehad? Beschrijf deze situatie eens. Welke stappen heb je bij de inventarisatie van het probleem genomen? Wat was de oorzaak van het probleem volgens jou?
  • Welke informatie is voor jou van belang om je functie goed te kunnen uitoefenen? Hoe heb je je van deze informatie op de hoogte gesteld en van welke informatiebronnen heb je gebruik gemaakt?
  • Over welke beslissing heb je de laatste maanden lang moeten nadenken? Welke zaken heb je toen allemaal tegen elkaar afgewogen?
  • Welke van de door jouw genomen beslissingen was het belangrijkste in het afgelopen jaar? Waren er nog andere mogelijkheden die je hebt overwogen? Wat waren de redenen dat je juist die
  • beslissing hebt genomen?
Ontwikkeltips
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
  • Probeer één of meerdere (complexe) problemen uit te zoeken. Bespreek jouw resultaten op het gebied van de probleemanalyse met de belanghebbenden en vraag om feedback.
  • Probeer bij een vraagstuk de informatie die je hebt in volgorde van belangrijkheid te zetten. Vraag je af waarom je dit vindt.
  • Leg in vraaggesprekken het accent op het stellen van open vragen (dus vragen die beginnen met wat, wie, waarom, waar, hoe etc) en op het grondig doorvragen. Stel (veel) meer vragen dan je gewend bent te doen.
  • Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.
  • Probeer in het geval van een probleem op basis van beschikbaar cijfermateriaal te bepalen welke gevolgen, problemen, conclusies er zijn vast te stellen.
  • Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema's (voor- en nadelen).
  • Stel je actief de volgende vragen: Hoe ben ik tot dit oordeel gekomen? Wat zijn hiervan voor- en nadelen? Heb ik andere ideeën of afwegingen bekeken?
  • Probeer tot de kern van het probleem door te dringen door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is precies het probleem? Zit er nog een probleem achter het probleem? Van wie is het probleem?
  • Ga op zoek naar gelijksoortige problemen uit het verleden, gebruik deze voorbeelden en kijk of je lering uit kunt trekken.
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Acties uitvoeren om de voortgang van activiteiten of taken te bewaken en te controleren.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt bij het begin van een project of werkzaamheden duidelijke evaluatiemomenten af.
  • Houdt overzicht over werkzaamheden.
  • Controleert tussentijds of werkzaamheden volgens afspraak verlopen.
  • Spreekt mensen aan als afgesproken deadlines niet worden gehaald.
  • Vraagt uit eigen beweging om terugmelding of rapportage van medewerkers.
  • Maakt aan het eind van gesprekken vervolgafspraken.
Toetsvragen
  • Wat voor controlemechanismen heb je in je werk ingebouwd, zodat je de voortgang in de gaten kunt houden?
  • Hoe zorg je ervoor dat afspraken die je met mensen maakt worden nagekomen, zowel in tijd als in kwaliteit?
  • Hoe zorg je dat je goed geïnformeerd blijft over de voortgang van een project of activiteit?
  • Hoe zorg je dat je de deadlines haalt afgesproken in een onderzoeksplanning?
  • Heb je wel eens een project georganiseerd. Hoe hield je de voortgang in de gaten?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker die projectafspraken niet nakwam? Wat heb je toen gedaan?
  • Op welke manier evalueer jij activiteiten die je hebt uitgevoerd? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Niveaus
NiveauSchaal
29
38
47