Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Zorgdragen voor de vorming van beleid voor de eigen functionele discipline, alsmede zorgdragen voor de organisatorische en personele aansturing van één of meerdere werkprocessen, binnen het vastgestelde beleid van een dienst of faculteit, teneinde bij te dragen aan het verwezenlijken van de doelstellingen opgenomen in voornoemd beleid.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Bijdragen aan de ontwikkeling van het beleid van een faculteit of een dienst

Kader
Visie van Faculteitsbestuur en/of Decaan en/of Directeur dienst Opdracht van het Faculteitsbestuur en/of Decaan en/of Directeur dienst Eigen functionele discipline

Resultaat
Herkenbare bijdrage aan beleidsnotities

Activiteit
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen en toetsen daarvan op relevantie voor het te ontwikkelen beleid
  • (Laten) verzamelen en analyseren van relevante informatie, ken- en stuurgetallen, e.d.
  • Ontwikkelen van beleidsideeën ten behoeve van beleid vanuit de eigen functionele discipline en afstemmen daarvan met het Faculteitsbestuur/Decaan of Directeur dienst
  • Deelnemen aan het overleg met betrekking tot het beleid van een faculteit of een dienst
Kernactiviteit
Implementeren van het HRM-beleid binnen het eigen organisatieonderdeel

Kader
Faculteits- of afdelingsplan CAO HRM-beleid van de faculteit en/of dienst

Resultaat
Kwantitatieve en kwalitatieve bezetting die in optimale zin bijdraagt aan het realiseren van de geformuleerde doelstellingen

Activiteit
  • Zorgdragen voor het werven en selecteren van medewerkers
  • Voeren van functioneringsgesprekken, loopbaanontwikkelingsgesprekken en beoorde-lingsgesprekken met medewerkers
  • Zorgdragen voor introductie, opleiding en begeleiding van (nieuwe) medewerkers
  • Toekennen van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO
  • Zorgdragen voor ontwikkelen van talenten en professionaliseren van medewerkers
  • Coachen van medewerkers binnen het eigen organisatieonderdeel
  • Zorgdragen voor verzuimpreventie en -beheersing
Kernactiviteit
Zorgdragen voor de implementatie van het afdelingsplan

Kader
Goedgekeurd afdelingsplan Planning & Control-cyclus

Resultaat
Effectieve realisatie van de afdelingsdoelstellingen

Activiteit
  • Ontwikkelen van voorstellen voor een optimale inrichting van de eigen afdeling (organisatiestructuur, taakverdeling en procedures)
  • Ter goedkeuring voorleggen van voorstellen voor een optimale inrichting aan de direct leidinggevende
  • Zorgdragen voor een juiste toewijzing, aanwending, beheer en bewaking van (financiële) middelen binnen de afdeling
  • Coördineren, bewaken en bijsturen van de implementatie van het beleid
  • Delegeren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • Inzetten en toewijzen van middelen aan personeel/projecten/activiteiten binnen de afdeling
  • (Laten) bewaken van de inzet van middelen, toetsen of deze inzet leidt tot het scheppen van de juiste randvoorwaarden en oplossen van knelpunten hieromtrent
  • Periodiek rapporteren aan direct leidinggevende inzake voortgang en resultaten van de afdeling
Kernactiviteit
Leiding en sturing geven aan medewerkers en werkzaamheden binnen de eigen afdeling

Kader
Overeengekomen verantwoordelijkheidsverdeling Faculteits- of afdelingsplan

Resultaat
Effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de voor de afdeling te realiseren doelstellingen, overdragen van kennis en informatie over te volgen werkwijzen en procedures
  • Plannen en toekennen van werkzaamheden (en bevoegdheden), rekening houdend met individuele capaciteiten en kwaliteiten van medewerkers
  • Voeren van periodiek bilateraal overleg met directe medewerkers over de voortgang en resultaten van de afdeling
  • Bewaken en bevorderen van een goede communicatie en samenwerking binnen de afdeling en met overige afdelingen
Kernactiviteit
Zorgdragen voor het ontwikkelen van een afdelingsplan

Kader
Beleid van de faculteit en/of de dienst

Resultaat
Richting en sturing van de activiteiten van de afdeling

Activiteit
  • (Laten) opstellen van het afdelingsplan en bijbehorende begrotingsvoorstellen
  • Beoordelen van voorstellen van eigen medewerkers en deze integreren tot een concept afdelingsbeleid en -plan
  • Ter goedkeuring voorleggen van het afdelingsplan en begrotingsvoorstellen aan direct leidinggevende(n)
Competenties
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Richting en sturing geven aan medewerkers of een projectgroep om doelstellingen en resultaten te realiseren.

Gedragsindicatoren
  • Geeft prestaties of resultaatverwachtingen aan in duidelijke, specifieke en tijdsgebonden afspraken ( SMART).
  • Zorgt dat er in een groep of werkgroep een duidelijke taakverdeling komt gericht op de doelstelling.
  • Neemt een richtinggevend standpunt in als mensen twijfelen over een gekozen aanpak.
  • Houdt de voortgang van resultaten in relatie tot de doelstelling in de gaten.
  • Spreekt bij tegenvallende prestaties de betrokken personen aan.
  • Geeft waardering aan medewerkers die afgesproken doelen en resultaten halen.
Toetsvragen
  • Ben je wel eens projectleider geweest of voorzitter van een werkgroep? Hoe stuurde je toen de medewerkers naar het doel?
  • Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat de gestelde doelen worden gehaald?
  • Is het je wel eens overkomen dat, door onvoorziene omstandigheden, een planning bijgesteld diende te worden? Wat heb je toen gedaan?
  • Hoe bepaal je waar de prioriteiten liggen in je werk, kun je daar voorbeelden van noemen?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker waar de resultaten van tegen vielen? Wat deed je toen?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een van je medewerkers een duidelijk andere kijk op de afdelingstaken dan wel zijn/haar taken naar voren bracht dan je zelf hebt? Zo ja, beschrijf deze situatie. Welke benadering heb je gekozen om deze medewerker te overtuigen?
  • Heb je wel eens een medewerker gehad die naar jouw mening minder goed functioneerde? Wat heb je toen gedaan c.q. welke maatregelen heb je toen getroffen?
  • Heb je wel eens een medewerker op het matje geroepen? Hoe heb je dat precies aangepakt?
Ontwikkeltips
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
Omschrijving
Synergie aanbrengen in een groep medewerkers, onderlinge betrokkenheid stimuleren en medewerkers motiveren tot doeltreffende samenwerkingsverbanden.

Gedragsindicatoren
  • Nodigt medewerkers uit om hun inbreng te geven.
  • Inspireert medewerkers.
  • Zorgt ervoor dat samenwerking en samenhang tot stand komen.
  • Zorgt voor continue en open communicatie o.a. door zelf het goede voorbeeld te geven.
  • Weet mensen te stimuleren tot het vinden van oplossingen bij belemmeringen tussen personen.
  • Organiseert besluitvorming zodanig dat iedereen zijn bijdrage kan leveren zodat er een goed draagvlak ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat zijn je ervaringen met leidinggeven?
  • Heb je wel eens leiding gegeven aan een projectgroep, waarvan de leden - hiërarchisch gezien -niet onder je stonden? Hoe heb je dat gedaan?
  • Kun je een voorbeeld geven van een van de moeilijkste groepen waar je medewerking van moest zien te verkrijgen? Wat voor formele positie had je naar die groep? Wat heb je gedaan?
  • Geef een voorbeeld van een verandering die je hebt doorgevoerd. Werd je idee geaccepteerd? Wat heb je daarvoor gedaan?
  • Hoe vaak overleg je met je directe medewerkers? Waarom vinden overleggen in deze frequentie plaats? Hoe bereid je je voor op overleg?
  • Wat was het laatste belangrijke onderwerp waarbij je medewerkers hebt betrokken? Hoe heb je dat gedaan?
  • Heb je wel eens moeten bemiddelen in een samenwerkingsconflict tussen twee medewerkers? Wat heb je ondernomen om deze medewerkers in staat te stellen beter samen te werken?
  • Als leidinggevende kun je allerlei motivatietechnieken hanteren. Kun je voorbeelden geven welke volgens jou goed werken en waarom?
Ontwikkeltips
  • Zorg voor bereikbaarheid en voor korte lijnen tussen leidinggevende en medewerkers. Zorg dat je weet wat er speelt onder de medewerkers.
  • Let op en stimuleer ook anderen om tijdens overleggen de volgende punten in de gaten te houden:
  • Wordt iedereen uitgenodigd om zijn/haar mening te geven?
  • Komen alle agendapunten aan bod?
  • Komen alle teamleden voldoende aan het woord?
  • Wordt er iets gezegd over de geleverde resultaten van het werk, worden er -indien mogelijk- complimenten gegeven?
  • Worden er voldoende afspraken gemaakt om problemen op te kunnen lossen?
  • Organiseer afstemming over taken met andere organisatieonderdelen. Je kunt hiermee ook voorkomen dat zaken dubbel gedaan worden.
  • Denk na over de teamsamenstelling. Sluiten de competenties van het team en van de individuele medewerkers aan bij de te verrichten werkzaamheden en bij de affiniteiten van de medewerkers?
  • Benoem en vier successen.
  • Organiseer (informele) ontmoetingen.
  • Zorg ervoor dat conflicten tussen teamleden en teams opgelost worden. Plan een sessie met de betreffende teamleden/teams. Laat ieder zijn/haar visie op het conflict naar voren brengen. Vraag om wederzijds begrip en probeer samen een oplossing te formuleren.
  • Ga een projectgroep of vergadering voorzitten. Spreek de ervaringen na met je leidinggevende of begeleider.
  • Neem een voortrekkersrol bij een groep die iets moet organiseren zoals een themamiddag, personeelsuitje, etc.
  • Zorg voor bereikbaarheid en voor korte lijnen tussen leidinggevende en medewerkers. Zorg dat je weet wat er speelt onder de medewerkers.
  • Let op en stimuleer ook anderen om tijdens overleggen de volgende punten in de gaten te houden:
  • Wordt iedereen uitgenodigd om zijn/haar mening te geven?
  • Komen alle agendapunten aan bod?
  • Komen alle teamleden voldoende aan het woord?
  • Wordt er iets gezegd over de geleverde resultaten van het werk, worden er -indien mogelijk- complimenten gegeven?
  • Worden er voldoende afspraken gemaakt om problemen op te kunnen lossen?
  • Organiseer afstemming over taken met andere organisatieonderdelen. Je kunt hiermee ook voorkomen dat zaken dubbel gedaan worden.
  • Denk na over de teamsamenstelling. Sluiten de competenties van het team en van de individuele medewerkers aan bij de te verrichten werkzaamheden en bij de affiniteiten van de medewerkers?
  • Benoem en vier successen.
  • Organiseer (informele) ontmoetingen.
  • Zorg ervoor dat conflicten tussen teamleden en teams opgelost worden. Plan een sessie met de betreffende teamleden/teams. Laat ieder zijn/haar visie op het conflict naar voren brengen. Vraag om wederzijds begrip en probeer samen een oplossing te formuleren.
  • Ga een projectgroep of vergadering voorzitten. Spreek de ervaringen na met je leidinggevende of begeleider.
  • Neem een voortrekkersrol bij een groep die iets moet organiseren zoals een themamiddag, personeelsuitje, etc.
Omschrijving
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt de juiste persoon aan, zonder anderen te passeren.
  • Houdt rekening met belangen van anderen.
  • Kent en houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie.
  • Houdt bij het doen van voorstellen rekening met de acceptatie binnen de organisatie.
  • Toetst bij de juiste personen of er voldoende draagvlak is voor een voorstel.
  • Verandert de aanpak als de cultuur van een organisatieonderdeel dat vereist.
Toetsvragen
  • Met welke afdelingen/ diensten/ faciliteiten heb je normaal gesproken rekening te houden wanneer je een beslissing moet nemen? Waarom?
  • Heeft je organisatie wel eens te maken gehad met consequenties van een politiek of bestuurlijk besluit? Hoe heb je hierop geanticipeerd?
  • Hoe hebben gebeurtenissen binnen je afdeling gevolgen voor andere afdelingen?
  • Hoe ziet het organogram van je organisatie eruit?
  • Hoe typeer je de organisatiecultuur en vind je deze effectief?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest waarin bleek dat een andere afdeling last had van een beslissing die door jou was genomen? Wat heb je toen ondernomen?
  • Hoe houd je je op de hoogte van wat er verder in de organisatie gebeurt?
  • Hoe houd je rekening met de verschillende belangen in jouw organisatie? Voorbeeld?
  • Hoe voorkom je dat een voorstel verzandt in de interne politiek?
Ontwikkeltips
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
Niveaus
NiveauSchaal
113
212
311
410