Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Ontwikkelen, implementeren, evalueren en bijstellen van beleid op één of meerdere aandachtsgebieden/beleidsterreinen ten behoeve van de instelling of faculteit(en) binnen de bestuurlijke- en organisatorische richtlijnen, procedures en regelingen, zodanig dat een zowel inhoudelijk als procesmatig juiste en efficiënte beleidsformulering en -realisatie door bestuurlijk eindverantwoordelijke gremia en functionarissen mogelijk wordt.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Adviseren en ondersteunen van belanghebbenden en betrokkenen binnen de instelling of onderdelen daarvan over vragen en zaken betreffende het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein

Kader
Eigen aandachtsgebied/beleidsterreinen

Resultaat
Uitdragen van het geformuleerde beleid en bewerkstelligen van consistentie in de tenuitvoerlegging daarvan

Activiteit
  • Adviseren en ondersteunen van de bestuurlijke kaders op faculteitsniveau, bij het op locaal niveau invulling geven aan het instellings- of faculteitsbeleid
  • Zich op de hoogte stellen van wensen en behoeften binnen de instelling of onderdelen daarvan, op het gebied van het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein, en deze betrekken in de beleidsvorming op instellings- of faculteitsniveau
  • Informeren van het (faculteits-/instellings)management over relevante wijzigingen in landelijke wet- en regelgeving en mogelijke consequenties hiervan voor de organisatie
  • Adviseren van bestuursorganen over niet-gemandateerde taken
Kernactiviteit
Inventariseren en evalueren van het geïmplementeerde beleid

Kader
Procedures en methoden voor evalueren van beleid

Resultaat
Inzicht in de mate waarin en de wijze waarop de vooraf gestelde doelen zijn bereikt (effectiviteit/efficiency) en bevordering van een adequate besluitvorming met betrekking tot continuering en/of bijstelling van het beleid

Activiteit
  • Periodiek evalueren van de vastgestelde beleidsdoelen
  • Leveren van een bijdrage aan het jaarverslag
  • Opstellen van (management)rapportages
  • Evalueren van de knelpunten in de beleidsuitvoering en de effectiviteit van de beleidsmaatregelen
  • Adviseren over gewenste/noodzakelijke bijstellingen, aanvullende maatregelen, e.d.
Kernactiviteit
Bijdragen aan en bevorderen van de uitvoering van het geformuleerde beleid binnen de instelling of onderdelen daarvan

Kader
Eigen aandachtsgebied/beleidsterrein

Resultaat
Effectieve en efficiënte realisatie van de beleidsdoelstellingen

Activiteit
  • Uitwerken van het geformuleerde beleid in implementatie(deel)plannen
  • Implementeren van beleidsinstrumenten behorende bij het aandachtsgebied/beleidsterrein
  • Ontwikkelen en bewaken van procedures, richtlijnen, regelingen, e.d.
  • Stimuleren en bevorderen van informatie-uitwisseling over beleidsplannen en creëren en bevorderen van draagvlak, onder meer door het actief participeren in diverse in- en externe overleggremia, projectgroepen en netwerken
  • Organiseren en effectueren van de in- en externe communicatie over beleidsaangele-genheden en creëren en bevorderen van draagvlak voor beleidsplannen, verstrekken van mondelinge en schriftelijke informatie aan belanghebbenden en betrokkenen, zowel gevraagd als ongevraagd
  • Op grond van evaluaties komen tot voorstellen voor het bijstellen van het beleid op het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein
Kernactiviteit
Mede vorm en inhoud geven aan en stimuleren van de ontwikkeling van het beleid binnen de eigen instelling, faculteit of dienst

Kader
Eigen aandachtgebied/ beleidsterrein

Resultaat
Bevordering van draagvlak voor en sturing van de gewenste ontwikkelingen

Activiteit
  • Initiëren, ontwikkelen en voorbereiden van adviezen aan de bestuurlijk (eind)verantwoordelijken (College van Bestuur, Faculteitsbestuur, Directie onderwijs of onderzoeksinstituut, e.d.) inzake beleidsonderwerpen op het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein; uitwerken van beleidsopties en aangeven van de voor- en nadelen van alternatieve benaderingen
  • Zorgdragen voor coördinatie en afstemming van beleidsontwikkeling op instellings- en faculteitsniveau binnen het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein
  • Leveren van een bijdrage aan het afdelingsbeleidsplan
  • Stimuleren en bevorderen van informatie-uitwisseling over beleidsonderwerpen en creëren en bevorderen van draagvlak, onder meer door het actief participeren in diverse in- en externe overleggremia, projectgroepen en netwerken
  • Op grond van evaluaties komen tot voorstellen voor het bijstellen van het beleid op het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein
Kernactiviteit
Verzamelen, interpreteren, bewerken en aanleveren van informatie over relevante ontwikkelingen

Kader
Eigen aandachtsgebied/beleidsterrein

Resultaat
Bevordering van besluitvorming over de noodzaak of wenselijkheid tot bijstelling van het bestaande beleid respectievelijk het initiëren van nieuw beleid

Activiteit
  • Vertalen van het strategisch instellingsbeleid naar beleidsuitgangspunten op het eigen aandachtsgebied/beleidsterrein
  • Signaleren, volgen en analyseren van relevante in- en externe ontwikkelingen voor het aandachtsgebied/beleidsterrein en aangeven wat daarvan de mogelijke consequenties zijn voor de organisatie en haar beleid
  • Analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens en op basis hiervan doen genereren van (personeelstechnische, organisatorische en financieel-economische) managementinformatie
  • Analyseren, becommentariëren en zonodig bewerken van relevante informatie, nota’s en publicaties (literatuur, seminars, etc.)
  • Opstellen van probleemanalyses
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega’s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega’s
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega’s over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s
Kernactiviteit
Coördineren (inhoudelijk/procesmatig) van bijdragen op (deel)beleidsterreinen van andere beleidsmedewerkers

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Optimale procesmatige en inhoudelijke afstemming van beleidsprocessen

Activiteit
  • Informeren van collega’s over te realiseren beleidsontwikkelings- en implementatie-doelstellingen en resultaten
  • Toetsen van de voortgang van door collega’s aan te leveren input, (deel)beleids-voorstellen, e.d.
  • Inhoudelijk beoordelen en bijsturen van door collega’s geleverde bijdragen
  • Verwerken van (deel)beleidsvoorstellen tot geïntegreerde beleidsvoorstellen
Kernactiviteit
Aansturen van dan wel participeren in projecten

Kader
Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan / uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden waaronder communicatie en afstemming
  • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning
  • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering
  • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project
  • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eind-resultaten na afgesproken periode(s)
  • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
Kernactiviteit
Technisch en inhoudelijk organiseren van vergaderingen

Kader
Eigen aandachtsgebied/ beleidsterrein

Resultaat
Betrokkenen zijn tijdig op de hoogte van agenda, onderwerpen en besluiten

Activiteit
  • Vastleggen en bewaken van gemaakte afspraken
  • Geven van toelichting op de te behandelen onderwerpen
  • Zorgdragen voor een correcte organisatie van de vergaderingen
  • Formuleren van standpunten, concipiëren van brieven, nota’s en schriftelijke adviezen
  • Voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de besluiten uit de vergadering
  • Zorgdragen voor verslaglegging
  • Verzamelen van relevante informatie ten behoeve van de leden
Competenties
Omschrijving
Formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten op basis van complexe informatie en het opbouwen van denkkaders of modellen.

Gedragsindicatoren
  • Ziet overeenkomsten met eerdere vraagstukken en oplossingsrichtingen.
  • Benoemt patronen en trends in informatie.
  • Is in staat op abstract niveau verbanden te leggen.
  • Weet uit complexe informatie grote lijnen te halen en nieuwe verbanden te leggen.
  • Integreert ideeën, onderwerpen en observaties in duidelijke en bruikbare inzichten.
  • Plaatst problemen of situaties in een meer omvattend kader waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat is voor jou complexe informatie?
  • Noem aan de hand van een voorbeeld hoe je tot de formulering van concepten komt?
  • Wat deed je met de diverse concepten?
  • Ben je recentelijk tot nieuwe inzichten gekomen aan de hand van complexe informatie die je geanalyseerd hebt? Op welke wijze zijn deze inzichten ontstaan?
Ontwikkeltips
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
113
212
311
410
59