Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Ondersteunen van de bestuurlijke beleids- en besluitvorming door het bestuur op het niveau van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel, alsmede toetsen van de uitvoering daarvan, binnen de bestuurlijke richtlijnen en procedures, teneinde bij te dragen aan adequate besluitvorming en een effectieve en efficiënte realisatie van de doelstellingen van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Toetsen van beleidsvoorstellen op politiek-bestuurlijke haalbaarheid en onderlinge afstemming enerzijds en aan de voor het beleidsontwerp geldende procedures anderzijds, alsmede inhoudelijk adviseren van het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel over beleidsvoorstellen

Kader
Strategie van de instelling en/of faculteit(en) en/of organisatieonderdeel Bestuurlijke richtlijnen en procedures

Resultaat
Bevordering van een haalbaar en geïntegreerd beleid op het niveau van de instelling, faculteit of van het organisatieonderdeel

Activiteit
  • Signaleren en beoordelen op relevantie van in- en externe ontwikkelingen op bestuur-lijk gebied
  • (Inhoudelijk) bijdragen aan de beleidsgesprekken tussen (vice)voorzitter van het bestuur enerzijds en decanen/hoofden van diensten of hoofden van afdelingen anderzijds
  • Zorgen dat het beleidsontwerp in lijn is met beleid op andere gebieden, alsmede dat het consistent en consequent is in vergelijking met voorgaand beleid
  • Aanleveren van relevante gegevens en informatie
  • Nagaan of relevante partijen conform hiervoor geldende procedures over beleidsvoor-stellen geconsulteerd zijn en personen hierop aanspreken
Kernactiviteit
Verzorgen van correspondentie ten behoeve van het bestuur op het niveau van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel

Kader
Richtlijnen voor het behandelen van correspondentie

Resultaat
Tijdige en juiste informatievoorziening van belanghebbenden

Activiteit
  • Uitwerken van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken
  • Concipiëren en redigeren van correspondentie
  • Laten archiveren van in- en uitgaande brieven, verslagen en andere stukken
Kernactiviteit
Deelnemen aan verschillende externe overlegorganen (landelijk, regionaal, gemeentelijk en universitair), namens het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel

Kader
Door het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel geaccordeerd beleid Verkregen mandaat

Resultaat
Afstemming over bestuurlijke aangelegenheden met en draagvlak/acceptatie voor genomen besluiten bij externe partijen

Activiteit
  • Toelichten van (voorgenomen) besluitvorming en toetsen en sonderen daarvan in externe overleggremia
  • Stimuleren van besluitvorming tussen de instelling/faculteit en externe partijen, in lijn met de belangen van de instelling/faculteit
  • Namens het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel onderhouden van contacten met andere onderwijsinstituten/instellingen
  • Deelnemen aan het landelijk overleg (bestuurs)secretarissen
  • Namens het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel onderhouden van contacten met landelijke en regionale overheidsinstanties
Kernactiviteit
Initiëren en voorzitten van diverse voorbereidende overleggen

Kader
Door het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel geaccordeerd beleid

Resultaat
Bevordering van een vroegtijdige afstemming en overeenstemming over de wijze waarop het beleid van de instelling/faculteit(en) ontwikkeld en gerealiseerd wordt

Activiteit
  • Zorgdragen voor organisatie en inhoudelijke voorbereiding van het overleg
  • Informeren van bestuur van de instelling/faculteit over de uitkomsten van het overleg
  • Uitdragen van de door het bestuur van de instelling/faculteit uitgezette beleidslijnen en toezien op de opvolging/implementatie hiervan
  • Optreden als eerste aanspreekpunt voor bestuursaangelegenheden
  • Fungeren als vraagbaak voor in- en externe belanghebbenden
Kernactiviteit
Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van de vergaderingen van het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel

Kader
Bestuurlijke richtlijnen

Resultaat
Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming

Activiteit
  • Opstellen van conceptbesluiten als advies aan het bestuur van de instelling/faculteit, op alle terreinen waar het bestuur voor verantwoordelijk is
  • Voorbereiden van de vergaderingen van het bestuur van de instelling, faculteit of organisatieonderdeel, waaronder het opstellen van agenda's, verzamelen en (laten) samenstellen en toevoegen van schriftelijke informatie
  • Verslaan van vergaderingen
Kernactiviteit
Bevorderen van en toezien op de uitvoering van besluiten genomen door het bestuur van de instelling/ faculteit

Kader
Genomen besluiten

Resultaat
Juiste en tijdige uitvoering van besluiten

Activiteit
  • Zorgdragen dat de besluiten worden opgemaakt en worden ondertekend
  • De besluiten bekend (laten) maken aan betrokkenen
  • Gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie over en geven van toelichtingen op besluiten
  • Zorgdragen voor de bewaking van de voortgang van de uitvoering van de besluiten
  • Tijdig aanspreken op nog niet uitgevoerde besluiten
Competenties
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Handelen naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels. Daarop aanspreekbaar zijn en anderen hierop aanspreken.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
  • Staat voor gedane toezeggingen en verplichtingen.
  • Maakt geen misbruik van voorkennis, persoonlijke informatie of positie.
  • Houdt geen informatie achter waar een ander recht op heeft.
  • Draagt beroeps- en organisatienormen en waarden uit.
  • Blijft ook bij verleiding of druk eerlijk en betrouwbaar handelen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens je principes overboord gezet om je doel te bereiken? Kun je hiervan een voorbeeld geven?
  • Kun je een situatie noemen uit je werk, waarin je vasthield aan je principes, waardoor je een opdracht niet hebt gekregen of je doel niet hebt bereikt? Wat zijn enkele principes die je in je werk hanteert?
  • Kun je een recente situatie aangeven waarin jouw integriteit op de proef werd gesteld?
  • Heb je wel eens samengewerkt met mensen die dingen deden die niet door de beugel konden? Wat heb je toen gedaan?
  • Soms moeten we de waarheid wel eens een klein beetje geweld aan doen in de confrontatie met een moeilijke of kwetsbare persoon. Kun je daar een voorbeeld van geven uit je eigen praktijk?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een ontslagzaak? Wanneer acht je je in mindere mate gebonden aan de binnen je bedrijf geldende normen bij ontslag? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat doe je als er binnen je afdeling over iemand kwaad gesproken wordt? Waar hangt je handelswijze van af? Geef eens een voorbeeld?
  • Is je wel eens een gift aangeboden? Hoe heb je daarop gereageerd? Welke overwegingen heb je daarin meegenomen?
  • Heb je wel eens vergoedingen aangenomen voor overdracht van universitaire know-how over aan derden? Hoe ben je hier intern mee omgegaan?
  • Wat is je mening over de 'Gedragscode wetenschapsbeoefening'? Beschrijf een situatie waarin deze regels (voor jou) heel praktisch waren?
Ontwikkeltips
  • Laat je vertellen welk integer gedrag er van je verwacht wordt in een aantal specifieke situaties en waarom.
  • Beoordeel aan de hand van casussen of je integer was. Zo nee, zoek naar herkansingen.
  • Zoek naar voorbeelden van lastige situaties waar integriteit een rol speelde. Bespreek hoe je daarin hebt gehandeld.
  • Bespreek lastige situaties voor en na, met speciale aandacht voor aspecten op het gebied van integriteit.
  • Zoek voorbeelden waarin je principes verschilden van de omgeving/andere betrokkenen. Bespreek waarom je ervoor koos bij je eigen principes te blijven of hier juist van af te wijken.
  • Fungeer zoveel mogelijk als voorbeeld
  • doe geen valse beloftes, kom afspraken na, houd niet onterecht informatie achter, wees eerlijk, maak geen misbruik van je positie, etcetera.
  • Overal waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Kom openlijk voor gemaakte fouten uit, neem er de verantwoordelijkheid voor. Laat fouten kansen zijn om het werk in het vervolg beter te doen.
  • Bekijk of integriteit ook in algemene overlegbijeenkomsten regelmatig aandacht krijgt. Betrek je medewerkers en collega's in discussies over integer gedrag naar externe klanten.
  • Zet integriteit regelmatig op de agenda voor werkoverleg en dergelijke.
  • Let op hoe er wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie.
  • Wees open en transparant over verschillende belangen. Benoem deze heel duidelijk.
  • Zeg precies wat je bedoelt, gebruik eenduidige taal.
  • Laat je vertellen welk integer gedrag er van je verwacht wordt in een aantal specifieke situaties en waarom.
  • Beoordeel aan de hand van casussen of je integer was. Zo nee, zoek naar herkansingen.
  • Zoek naar voorbeelden van lastige situaties waar integriteit een rol speelde. Bespreek hoe je daarin hebt gehandeld.
  • Bespreek lastige situaties voor en na, met speciale aandacht voor aspecten op het gebied van integriteit.
  • Zoek voorbeelden waarin je principes verschilden van de omgeving/andere betrokkenen. Bespreek waarom je ervoor koos bij je eigen principes te blijven of hier juist van af te wijken.
  • Fungeer zoveel mogelijk als voorbeeld
  • doe geen valse beloftes, kom afspraken na, houd niet onterecht informatie achter, wees eerlijk, maak geen misbruik van je positie, etcetera.
  • Overal waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Kom openlijk voor gemaakte fouten uit, neem er de verantwoordelijkheid voor. Laat fouten kansen zijn om het werk in het vervolg beter te doen.
  • Bekijk of integriteit ook in algemene overlegbijeenkomsten regelmatig aandacht krijgt. Betrek je medewerkers en collega's in discussies over integer gedrag naar externe klanten.
  • Zet integriteit regelmatig op de agenda voor werkoverleg en dergelijke.
  • Let op hoe er wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie.
  • Wees open en transparant over verschillende belangen. Benoem deze heel duidelijk.
  • Zeg precies wat je bedoelt, gebruik eenduidige taal.
Omschrijving
Acties uitvoeren om de voortgang van activiteiten of taken te bewaken en te controleren.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt bij het begin van een project of werkzaamheden duidelijke evaluatiemomenten af.
  • Houdt overzicht over werkzaamheden.
  • Controleert tussentijds of werkzaamheden volgens afspraak verlopen.
  • Spreekt mensen aan als afgesproken deadlines niet worden gehaald.
  • Vraagt uit eigen beweging om terugmelding of rapportage van medewerkers.
  • Maakt aan het eind van gesprekken vervolgafspraken.
Toetsvragen
  • Wat voor controlemechanismen heb je in je werk ingebouwd, zodat je de voortgang in de gaten kunt houden?
  • Hoe zorg je ervoor dat afspraken die je met mensen maakt worden nagekomen, zowel in tijd als in kwaliteit?
  • Hoe zorg je dat je goed geïnformeerd blijft over de voortgang van een project of activiteit?
  • Hoe zorg je dat je de deadlines haalt afgesproken in een onderzoeksplanning?
  • Heb je wel eens een project georganiseerd. Hoe hield je de voortgang in de gaten?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker die projectafspraken niet nakwam? Wat heb je toen gedaan?
  • Op welke manier evalueer jij activiteiten die je hebt uitgevoerd? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
  • Maak een projectplan met ijkpunten en evaluatiemomenten.
  • Schrijf voortgangsafspraken, die je gemaakt hebt, in je agenda.
  • Houd regelmatig evaluatiebijeenkomsten om na te gaan of activiteiten op schema lopen.
  • Overleg tussentijds met betrokken collega en/of manager, of je planning en organisatie van je project aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Maak na een overleg specifieke en meetbare vervolgafspraken en zie toe op naleving.
  • Ga na voor welke activiteiten het zinvol is om een (gestandaardiseerde) voortgangsrapportage in te voeren en wat er dan in zou moeten komen te staan.
  • Evalueer na elke opdracht of project of de doelstellingen behaald zijn conform de vooraf opgestelde criteria.
  • Volg een cursus projectmanagement.
Omschrijving
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt de juiste persoon aan, zonder anderen te passeren.
  • Houdt rekening met belangen van anderen.
  • Kent en houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie.
  • Houdt bij het doen van voorstellen rekening met de acceptatie binnen de organisatie.
  • Toetst bij de juiste personen of er voldoende draagvlak is voor een voorstel.
  • Verandert de aanpak als de cultuur van een organisatieonderdeel dat vereist.
Toetsvragen
  • Met welke afdelingen/ diensten/ faciliteiten heb je normaal gesproken rekening te houden wanneer je een beslissing moet nemen? Waarom?
  • Heeft je organisatie wel eens te maken gehad met consequenties van een politiek of bestuurlijk besluit? Hoe heb je hierop geanticipeerd?
  • Hoe hebben gebeurtenissen binnen je afdeling gevolgen voor andere afdelingen?
  • Hoe ziet het organogram van je organisatie eruit?
  • Hoe typeer je de organisatiecultuur en vind je deze effectief?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest waarin bleek dat een andere afdeling last had van een beslissing die door jou was genomen? Wat heb je toen ondernomen?
  • Hoe houd je je op de hoogte van wat er verder in de organisatie gebeurt?
  • Hoe houd je rekening met de verschillende belangen in jouw organisatie? Voorbeeld?
  • Hoe voorkom je dat een voorstel verzandt in de interne politiek?
Ontwikkeltips
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
Niveaus
NiveauSchaal
212
311