Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Uitvoeren, bewaken en opleveren van projecten en aansturen van interne medewerkers en/of derde partijen en uitgaande van een projectplan, zodanig dat het projectplan binnen randvoorwaarden van kosten, kwaliteit, tijd, organisatie en communicatie wordt gerealiseerd.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Aansturing van de uitvoering van projectwerkzaamheden door derde partijen

Kader
Projectplan Interne instructies (Aanneem-)contracten

Resultaat
Conform het projectplan uitgevoerde werkzaamheden

Activiteit
  • Overleg met derde partijen inzake uit te voeren werkzaamheden
  • Opstellen van opdrachtbonnen
  • Begeleiden van/toezicht houden op de uitvoering van werkzaamheden
  • Accordering van facturen
Kernactiviteit
Voeren van overleg met opdrachtgevers/gebruikers inzake uit te voeren werkzaamheden

Kader
Projectplan Interne instructies

Resultaat
Geïnformeerde opdrachtgevers/gebruikers

Activiteit
  • Overleg over het tijdstip van uitvoering van werkzaamheden
  • Overleg over specifieke gebruikerswensen ten aanzien van uitvoering van werkzaamheden en te treffen maatregelen
  • Gebruikers informeren inzake de voortgang van werkzaamheden
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot proces- en productverbetering

Kader
Projectdoelstellingen en/of afdelingsdoelstellingen Uitgevoerde projecten

Resultaat
Verbeterde kwaliteit van het geleverde proces en product ten behoeve van toekomstige projecten

Activiteit
  • Analyseren van ervaringen tijdens uitgevoerde projecten, op basis van onder andere projectevaluaties
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het eigen vakgebied
  • Doen van voorstellen tot proces- en productverbetering
Kernactiviteit
Afronden van alle aan het project gerelateerde werkzaamheden

Kader
Projectplan Administratieve systemen

Resultaat
Adequate projectoplevering voor opdrachtgever

Activiteit
  • Zorgdragen voor een adequate financiële en administratieve afronding van het project
  • Zorgdragen voor projectarchivering en -documentatie
  • Evalueren en afsluiten van het project
  • Zorgdragen voor administratie ter vastlegging van technische en financiële gegevens
Kernactiviteit
Realiseren van de uitvoering van het projectplan, inclusief coördinatie van verschillende partijen, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportages

Kader
Projectplan

Resultaat
Eindresultaten conform het door de opdrachtgever geaccordeerde projectplan

Activiteit
  • Fungeren als aanspreekpunt voor de projectomgeving en voeren van overleg met opdrachtgever, projectteam en overige belanghebbenden
  • Monitoren van in- en externe ontwikkelingen die de uitvoering van het project beïnvloeden
  • Zorgdragen voor de praktische projectcoördinatie en verrichten van uitvoerende werkzaamheden
  • Bewaken van de voortgang/inspecteren van overeengekomen kwaliteit en bijsturen met corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen
  • Zorgdragen voor het uitbrengen van periodieke rapportages
Kernactiviteit
Nadere uitwerking van projectopdracht in operationeel projectplan

Kader
Projectopdracht Wensen/eisen van opdrachtgever(s) en/of projectmanager Toegewezen budget (Aanneem-)contracten

Resultaat
Door opdrachtgever geaccordeerde operationele projectplanning

Activiteit
  • Bestuderen van projectopdracht en overleggen met opdrachtgever over onder andere projectaanpak, fasering, rolverdeling, specifieke eisen en wensen
  • Voorstellen doen voor oplossingsrichtingen en aangeven van geschatte doorlooptijd, benodigde middelen en randvoorwaarden voor de uitvoering van het project, resulterend in een programma van eisen
  • Selectie van in te schakelen derde partijen
  • Opstellen van een projectplan met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing en budget
  • Bevorderen van een tijdige accordering van het projectplan door opdrachtgever en eventuele andere belanghebbenden
Competenties
Omschrijving
Zich bewust zijn van de financiële gevolgen van het eigen handelen en van de waarde van middelen.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met de middelen die hij of zij in beheer heeft.
  • Weegt kosten en rendement goed tegen elkaar af.
  • Bewaakt de tijd van activiteiten met het oog op kostenbeperking.
  • Is prijsbewust bij het aangaan van financiële transacties.
  • Denkt op zakelijke wijze na over de inzet van mensen en middelen.
  • Denkt na over financiële gevolgen van plannen en acties.
Toetsvragen
  • Hoe zou je binnen je huidige werk op de kosten kunnen bezuinigen?
  • Kun je een voorbeeld geven van een project waar je verantwoordelijk was voor het budget? Hoe zorgde je ervoor dat je binnen de financiële afspraken bleef?
  • Hoe ga je om met budgettering?
  • Welke kostenreducties heb je doorgevoerd?
  • Hoe stuur je op de financiële kant van activiteiten?
  • Heb je wel eens met kostenoverschrijdingen te maken gehad? Hoe heb je toen gehandeld?
  • Ben je door jouw leidinggevende wel eens aangesproken op budget- of tijdsoverschrijdingen? Beschrijf die situatie eens.
  • Hoe zorg je er voor dat je bij projecten de kosten (of uren) niet overschrijdt? Voorbeeld.
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Richting en sturing geven aan medewerkers of een projectgroep om doelstellingen en resultaten te realiseren.

Gedragsindicatoren
  • Geeft prestaties of resultaatverwachtingen aan in duidelijke, specifieke en tijdsgebonden afspraken ( SMART).
  • Zorgt dat er in een groep of werkgroep een duidelijke taakverdeling komt gericht op de doelstelling.
  • Neemt een richtinggevend standpunt in als mensen twijfelen over een gekozen aanpak.
  • Houdt de voortgang van resultaten in relatie tot de doelstelling in de gaten.
  • Spreekt bij tegenvallende prestaties de betrokken personen aan.
  • Geeft waardering aan medewerkers die afgesproken doelen en resultaten halen.
Toetsvragen
  • Ben je wel eens projectleider geweest of voorzitter van een werkgroep? Hoe stuurde je toen de medewerkers naar het doel?
  • Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat de gestelde doelen worden gehaald?
  • Is het je wel eens overkomen dat, door onvoorziene omstandigheden, een planning bijgesteld diende te worden? Wat heb je toen gedaan?
  • Hoe bepaal je waar de prioriteiten liggen in je werk, kun je daar voorbeelden van noemen?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker waar de resultaten van tegen vielen? Wat deed je toen?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een van je medewerkers een duidelijk andere kijk op de afdelingstaken dan wel zijn/haar taken naar voren bracht dan je zelf hebt? Zo ja, beschrijf deze situatie. Welke benadering heb je gekozen om deze medewerker te overtuigen?
  • Heb je wel eens een medewerker gehad die naar jouw mening minder goed functioneerde? Wat heb je toen gedaan c.q. welke maatregelen heb je toen getroffen?
  • Heb je wel eens een medewerker op het matje geroepen? Hoe heb je dat precies aangepakt?
Ontwikkeltips
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
Omschrijving
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt prioriteit aan door hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
  • Denkt van te voren zorgvuldig na hoe iets planmatig aan te pakken.
  • Formuleert meetbare doelstellingen voor zichzelf en voor anderen.
  • Schept randvoorwaarden om taken ordelijk en efficiënt af te werken.
  • Anticipeert op onverwachte gebeurtenissen door de planning hier op aan te passen.
  • Maakt realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen die nodig zijn om een doel te bereiken.
Toetsvragen
  • Wat waren het afgelopen jaar doelstellingen in je werk? Zijn deze doelstellingen ook bereikt?
  • Hoe heb je bepaald welke taken prioriteit hadden in het afgelopen jaar? Geef hiervan een paar voorbeelden.
  • Komt het wel eens voor dat aan je wordt gevraagd iets te organiseren? Kun je een voorbeeld geven?
  • Beschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je de aanvankelijke planning aan moest passen. Welke weerstanden kwam je daarbij tegen? Wat heb je daarmee gedaan?
  • Op welke wijze organiseer je je dagelijkse werk?
  • Kun je een voorbeeld noemen waarin je aangegeven hebt geen tijd voor een extra klus te hebben?
  • Hoe plan je je onderzoek en zorg je dat je de deadlines haalt?
  • Heb je wel eens actief meegewerkt aan een reorganisatie? Hoe zag het scenario voor deze reorganisatie eruit en wat is je inbreng geweest tijdens de voorbereiding van deze reorganisatie?
  • Wat zijn de kritische stappen bij het organiseren van je huidige projectmatige werk?
  • Hoe bereid je je voor op vergaderingen en hoe houd je ze in de hand?
  • Heb je wel eens werkprocedures opgesteld? Hoe heb je deze ingevoerd?
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:
  • > De precieze doelstelling van het project.
  • > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
  • > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:~~ > De precieze doelstelling van het project.~~ > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.~~ > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
Niveaus
NiveauSchaal
110
38