Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Initiëren, uitvoeren, bewaken en opleveren van (multidisciplinaire) projecten, inclusief de opstelling van de projectdefinitie, en inrichten van de project-organisatie, alsmede aansturing van interne projectmedewerkers en/of derde partijen, uitgaande van een projectplan, zodanig dat de geformuleerde projectdoelstellingen binnen randvoorwaarden van kosten, kwaliteit, tijd, organisatie en communicatie worden gerealiseerd.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten in een concurrerende omgeving

Kader
Beleid van de instelling, dienst en/of afdeling

Resultaat
Voldoende werk en/of inkomsten voor de instelling, dienst en/of afdeling

Activiteit
  • Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken
  • Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s)
  • Zorgdragen voor goede public relations
Kernactiviteit
Aangaan en onderhouden van inter-persoonlijke relaties, alsmede inschatten van onderlinge relaties en verhoudingen binnen en buiten de eigen organisatie

Kader
Projectorganisatie en stakeholders

Resultaat
Optimaal klimaat voor het realiseren van de projectdoelstellingen

Activiteit
  • Voorzitten van projectvergaderingen
  • Onderhouden van in- en externe netwerken
  • Houden van projectpresentaties
Kernactiviteit
Bewaken en bevorderen van de samenhang tussen verschillende met elkaar verbonden projecten

Kader
Afdelingsplan

Resultaat
Realisatie van de programma-doelstellingen

Activiteit
  • Opstellen van een samenhangend programma van projecten gericht op de realisatie van gekozen doelstellingen en/of de oplossing van vastgestelde knelpunten
  • Bewaken van het samenhangende geheel van doelen, projecten en activiteiten, gericht op implementatie van de projecten
Kernactiviteit
Doen van voorstellen tot proces- en productverbetering

Kader
Projectdoelstellingen en/of afdelingsdoelstellingen Uitgevoerde projecten

Resultaat
Verbeterde kwaliteit van het geleverde proces en product ten behoeve van toekomstige projecten

Activiteit
  • Analyseren van ervaringen tijdens uitgevoerde projecten, op basis van onder andere projectevaluaties
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het eigen vakgebied
  • Doen van voorstellen tot proces- en productverbetering
Kernactiviteit
Toetsen van de opgeleverde projectresultaten aan het projectplan en, na het bereiken van de gewenste projectdoelstellingen, overdragen van relevante kennis en documenten aan de instelling

Kader
Doelstellingen en specificaties vastgelegd in projectplan Opleveringsprotocol

Resultaat
Projectoplevering voor opdrachtgever en afnemers

Activiteit
  • Opstellen van eindrapportage voor de opdrachtgever
  • Zorgdragen voor een adequate financiële afronding van het project
  • Verzorgen van presentaties en andere vormen van kennisoverdracht ten behoeve van afnemers
  • Afsluiten en evalueren van het project (inclusief onderzoek naar effectiviteit van het project)
  • Zorgdragen voor projectarchivering en -documentatie
Kernactiviteit
Opstellen van de projectdoelstellingen en -definitie en een programma van eisen

Kader
Vastgestelde beleid Wet- en regelgeving Wensen/eisen van opdrachtgever(s)

Resultaat
Kader waarbinnen een projectplan kan worden opgesteld

Activiteit
  • Adviseren inzake in te schakelen in- en externe partijen en in te kopen producten
  • Selecteren van mogelijk in te schakelen derde partijen
  • Benaderen van en overleg met betrokken in- en externe partijen
  • Opstellen van de projectdoelstellingen en -definitie en een programma van eisen
  • Definiëren van (deel)projecten
Kernactiviteit
Zorgdragen voor de adequate aansturing en bezetting van het projectteam

Kader
Projectplan

Resultaat
Randvoorwaarden ten aanzien van bemensing voor het realiseren van projectdoelstellingen

Activiteit
  • Motiveren, coachen en bijhouden van de ontwikkeling van projectdeelnemers
  • Bewaken van effectieve en efficiënte rol-/taakverdeling binnen het team
  • Zorgdragen voor prioriteitstelling
Kernactiviteit
Realiseren van de uitvoering van het projectplan, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportages

Kader
Projectplan

Resultaat
Eindresultaten die voldoen aan de met de opdrachtgever overeengekomen en in projectplannen vastgelegde projectdoelstellingen en -resultaten

Activiteit
  • Fungeren als aanspreekpunt voor de projectomgeving en voeren van overleg met opdrachtgever, projectteam en overige belanghebbenden
  • Monitoren van in- en externe ontwikkelingen die de uitvoering van het project beïnvloeden
  • Zorgdragen voor de praktische projectcoördinatie
  • Bewaken van de voortgang van het project en bijsturen met corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen
  • Zorgdragen voor het uitbrengen van periodieke rapportages
Kernactiviteit
Opstellen van een projectplan/plan van aanpak

Kader
Projectdefinitie Wensen/eisen van opdrachtgever(s)

Resultaat
Vastgelegde voorwaarden voor een efficiënte en effectieve projectrealisatie

Activiteit
  • Bestuderen van opdrachtinformatie en overleggen met opdrachtgever over onder andere projectaanpak, fasering, rolverdeling, specifieke eisen en wensen
  • Voorstellen doen voor oplossingsrichtingen en aangeven van geschatte doorlooptijd, benodigde middelen en randvoorwaarden voor de uitvoering van het project/ deelprojecten
  • Opstellen van (een) (deel)projectplan(nen) met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, budget en kwaliteit
  • (Mede)samenstellen van een projectteam
  • Bevorderen van een tijdige accordering van het projectplan door opdrachtgever en eventuele andere belanghebbenden
Kernactiviteit
(Mede) uitvoeren van (delen van) het project

Kader
Projectplan

Resultaat
Realisatie van specifieke (deel)projectdoelstelling(en)

Activiteit
  • Verrichten van uitvoerende werkzaamheden in het project (zoals schrijven van notities en doen van onderzoek)
Competenties
Omschrijving
Zich bewust zijn van de financiële gevolgen van het eigen handelen en van de waarde van middelen.

Gedragsindicatoren
  • Gaat zorgvuldig om met de middelen die hij of zij in beheer heeft.
  • Weegt kosten en rendement goed tegen elkaar af.
  • Bewaakt de tijd van activiteiten met het oog op kostenbeperking.
  • Is prijsbewust bij het aangaan van financiële transacties.
  • Denkt op zakelijke wijze na over de inzet van mensen en middelen.
  • Denkt na over financiële gevolgen van plannen en acties.
Toetsvragen
  • Hoe zou je binnen je huidige werk op de kosten kunnen bezuinigen?
  • Kun je een voorbeeld geven van een project waar je verantwoordelijk was voor het budget? Hoe zorgde je ervoor dat je binnen de financiële afspraken bleef?
  • Hoe ga je om met budgettering?
  • Welke kostenreducties heb je doorgevoerd?
  • Hoe stuur je op de financiële kant van activiteiten?
  • Heb je wel eens met kostenoverschrijdingen te maken gehad? Hoe heb je toen gehandeld?
  • Ben je door jouw leidinggevende wel eens aangesproken op budget- of tijdsoverschrijdingen? Beschrijf die situatie eens.
  • Hoe zorg je er voor dat je bij projecten de kosten (of uren) niet overschrijdt? Voorbeeld.
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Werk voorstellen uit om de kosten van projecten/activiteiten te verlagen en/of de kwaliteit te verhogen. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Lees eens een financieel verslag van je organisatieonderdeel
  • Vraag bij het aangaan van afspraken met leveranciers van diensten of producten meerdere offertes aan en onderhandel over de prijs.
  • Schakel de afdeling inkoop in bij het inhuren van externe bureaus.
  • Laat projectmedewerkers urenstaten invullen. Houd een totaaloverzicht bij.
  • Vergelijk regelmatig de uitgegeven kosten met het vastgestelde budget.
  • Bereken prijsstijgingen door in je tarieven.
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Richting en sturing geven aan medewerkers of een projectgroep om doelstellingen en resultaten te realiseren.

Gedragsindicatoren
  • Geeft prestaties of resultaatverwachtingen aan in duidelijke, specifieke en tijdsgebonden afspraken ( SMART).
  • Zorgt dat er in een groep of werkgroep een duidelijke taakverdeling komt gericht op de doelstelling.
  • Neemt een richtinggevend standpunt in als mensen twijfelen over een gekozen aanpak.
  • Houdt de voortgang van resultaten in relatie tot de doelstelling in de gaten.
  • Spreekt bij tegenvallende prestaties de betrokken personen aan.
  • Geeft waardering aan medewerkers die afgesproken doelen en resultaten halen.
Toetsvragen
  • Ben je wel eens projectleider geweest of voorzitter van een werkgroep? Hoe stuurde je toen de medewerkers naar het doel?
  • Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat de gestelde doelen worden gehaald?
  • Is het je wel eens overkomen dat, door onvoorziene omstandigheden, een planning bijgesteld diende te worden? Wat heb je toen gedaan?
  • Hoe bepaal je waar de prioriteiten liggen in je werk, kun je daar voorbeelden van noemen?
  • Heb je wel eens te maken gehad met een medewerker waar de resultaten van tegen vielen? Wat deed je toen?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een van je medewerkers een duidelijk andere kijk op de afdelingstaken dan wel zijn/haar taken naar voren bracht dan je zelf hebt? Zo ja, beschrijf deze situatie. Welke benadering heb je gekozen om deze medewerker te overtuigen?
  • Heb je wel eens een medewerker gehad die naar jouw mening minder goed functioneerde? Wat heb je toen gedaan c.q. welke maatregelen heb je toen getroffen?
  • Heb je wel eens een medewerker op het matje geroepen? Hoe heb je dat precies aangepakt?
Ontwikkeltips
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
  • Communiceer aan medewerkers het te voeren beleid en de resultaten die je van hen verwacht. Reserveer tijd voor een toelichting en voor het beantwoorden van vragen.
  • Formuleer in samenspraak met elke medewerker duidelijke doelstellingen (concreet, meetbaar en haalbaar) voor de komende periode en leg deze vast.
  • Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.
  • Voer - indien de situatie zich voordoet - een gesprek met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker.
  • Wissel twee maal per maand met elke medewerker kort van gedachten over de voortgang van zijn werk en de taakuitvoering. Kies de juiste stijl afhankelijk van de medewerker.
  • Ga regelmatig 'buurten' bij je medewerkers
  • gun jezelf tijd voor het voeren van informele gesprekken en pols of ze nog op 'koers' liggen.
  • Bedenk hoe je de voortgang van resultaten wilt monitoren en eventueel bijstellen.
  • Beloon goede resultaten en spreek mensen aan als resultaten achter blijven.
  • Neem de rol van projectleider op je of voortrekker van een activiteit, zodat je richting moet geven aan een groep om resultaten te halen.
Omschrijving
Synergie aanbrengen in een groep medewerkers, onderlinge betrokkenheid stimuleren en medewerkers motiveren tot doeltreffende samenwerkingsverbanden.

Gedragsindicatoren
  • Nodigt medewerkers uit om hun inbreng te geven.
  • Inspireert medewerkers.
  • Zorgt ervoor dat samenwerking en samenhang tot stand komen.
  • Zorgt voor continue en open communicatie o.a. door zelf het goede voorbeeld te geven.
  • Weet mensen te stimuleren tot het vinden van oplossingen bij belemmeringen tussen personen.
  • Organiseert besluitvorming zodanig dat iedereen zijn bijdrage kan leveren zodat er een goed draagvlak ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat zijn je ervaringen met leidinggeven?
  • Heb je wel eens leiding gegeven aan een projectgroep, waarvan de leden - hiërarchisch gezien -niet onder je stonden? Hoe heb je dat gedaan?
  • Kun je een voorbeeld geven van een van de moeilijkste groepen waar je medewerking van moest zien te verkrijgen? Wat voor formele positie had je naar die groep? Wat heb je gedaan?
  • Geef een voorbeeld van een verandering die je hebt doorgevoerd. Werd je idee geaccepteerd? Wat heb je daarvoor gedaan?
  • Hoe vaak overleg je met je directe medewerkers? Waarom vinden overleggen in deze frequentie plaats? Hoe bereid je je voor op overleg?
  • Wat was het laatste belangrijke onderwerp waarbij je medewerkers hebt betrokken? Hoe heb je dat gedaan?
  • Heb je wel eens moeten bemiddelen in een samenwerkingsconflict tussen twee medewerkers? Wat heb je ondernomen om deze medewerkers in staat te stellen beter samen te werken?
  • Als leidinggevende kun je allerlei motivatietechnieken hanteren. Kun je voorbeelden geven welke volgens jou goed werken en waarom?
Ontwikkeltips
  • Zorg voor bereikbaarheid en voor korte lijnen tussen leidinggevende en medewerkers. Zorg dat je weet wat er speelt onder de medewerkers.
  • Let op en stimuleer ook anderen om tijdens overleggen de volgende punten in de gaten te houden:
  • Wordt iedereen uitgenodigd om zijn/haar mening te geven?
  • Komen alle agendapunten aan bod?
  • Komen alle teamleden voldoende aan het woord?
  • Wordt er iets gezegd over de geleverde resultaten van het werk, worden er -indien mogelijk- complimenten gegeven?
  • Worden er voldoende afspraken gemaakt om problemen op te kunnen lossen?
  • Organiseer afstemming over taken met andere organisatieonderdelen. Je kunt hiermee ook voorkomen dat zaken dubbel gedaan worden.
  • Denk na over de teamsamenstelling. Sluiten de competenties van het team en van de individuele medewerkers aan bij de te verrichten werkzaamheden en bij de affiniteiten van de medewerkers?
  • Benoem en vier successen.
  • Organiseer (informele) ontmoetingen.
  • Zorg ervoor dat conflicten tussen teamleden en teams opgelost worden. Plan een sessie met de betreffende teamleden/teams. Laat ieder zijn/haar visie op het conflict naar voren brengen. Vraag om wederzijds begrip en probeer samen een oplossing te formuleren.
  • Ga een projectgroep of vergadering voorzitten. Spreek de ervaringen na met je leidinggevende of begeleider.
  • Neem een voortrekkersrol bij een groep die iets moet organiseren zoals een themamiddag, personeelsuitje, etc.
  • Zorg voor bereikbaarheid en voor korte lijnen tussen leidinggevende en medewerkers. Zorg dat je weet wat er speelt onder de medewerkers.
  • Let op en stimuleer ook anderen om tijdens overleggen de volgende punten in de gaten te houden:
  • Wordt iedereen uitgenodigd om zijn/haar mening te geven?
  • Komen alle agendapunten aan bod?
  • Komen alle teamleden voldoende aan het woord?
  • Wordt er iets gezegd over de geleverde resultaten van het werk, worden er -indien mogelijk- complimenten gegeven?
  • Worden er voldoende afspraken gemaakt om problemen op te kunnen lossen?
  • Organiseer afstemming over taken met andere organisatieonderdelen. Je kunt hiermee ook voorkomen dat zaken dubbel gedaan worden.
  • Denk na over de teamsamenstelling. Sluiten de competenties van het team en van de individuele medewerkers aan bij de te verrichten werkzaamheden en bij de affiniteiten van de medewerkers?
  • Benoem en vier successen.
  • Organiseer (informele) ontmoetingen.
  • Zorg ervoor dat conflicten tussen teamleden en teams opgelost worden. Plan een sessie met de betreffende teamleden/teams. Laat ieder zijn/haar visie op het conflict naar voren brengen. Vraag om wederzijds begrip en probeer samen een oplossing te formuleren.
  • Ga een projectgroep of vergadering voorzitten. Spreek de ervaringen na met je leidinggevende of begeleider.
  • Neem een voortrekkersrol bij een groep die iets moet organiseren zoals een themamiddag, personeelsuitje, etc.
Niveaus
NiveauSchaal
114
213
312
411