Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Plannen en organiseren van de werkzaamheden en aansturen van de medewerkers binnen een team, binnen het vastgestelde beleid van een overkoepelende afdeling of dienst, teneinde bij te dragen aan het verwezenlijken van de doelstellingen opgenomen in voornoemd beleid.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Input leveren voor de ontwikkeling van een afdelingsplan voor de afdeling waartoe het team behoort

Kader
Beleidskader afdeling

Resultaat
Bijdrage aan het richting geven aan de activiteiten van de afdeling

Activiteit
  • Voorbereiden en uitwerken van onderdelen van een afdelingsplan inclusief bijbehorende financiële aspecten ten behoeve van de direct leidinggevende
  • Deelnemen aan overleg over het afdelingsplan met andere leidinggevenden binnen de afdeling
Kernactiviteit
Uitvoeren van het HRM-beleid binnen het eigen team

Kader
CAO Goedkeuring leidinggevende HRM-beleid van de dienst of afdeling

Resultaat
Bijdrage aan een kwantitatieve en kwalitatieve bezetting die in optimale zin bijdraagt aan het realiseren van het afdelingsplan

Activiteit
  • Medeselecteren van medewerkers
  • Input leveren voor de beoordeling van het functioneren van medewerkers
  • Introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkers
  • Doen van voorstellen voor het toekennen van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO
Kernactiviteit
Leiding en sturing geven aan medewerkers en werkzaamheden binnen het eigen team

Kader
Overeengekomen verantwoordelijkheidsverdeling Afdelingsplan

Resultaat
Effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden

Activiteit
  • Plannen en verdelen van de werkzaamheden
  • Toezien op en bevorderen van de voortgang van werkzaamheden
  • Beoordelen van resultaten
  • Stellen van prioriteiten
  • Ingrijpen bij/opheffen van zich voordoende onvolkomenheden en problemen
  • Nemen van maatregelen ter voorkoming van problemen of verbetering van processen
Kernactiviteit
Zorgdragen voor de uitvoering van een deel van het afdelingsplan

Kader
Goedgekeurd afdelingsplan

Resultaat
Randvoorwaarden binnen het eigen team die bijdragen aan een effectieve realisatie van de doelstellingen van de afdeling

Activiteit
  • Doen van voorstellen voor een optimale organisatie van de werkzaamheden van het eigen team
  • Ter goedkeuring voorleggen van voorstellen aan de direct leidinggevende
  • Coördineren, bewaken en bijsturen van de realisatie van het relevante deel van het afdelingsplan
  • Inzetten en toewijzen van middelen aan personeel/activiteiten binnen het team
  • Bewaken van de inzet van middelen
  • Periodiek rapporteren aan direct leidinggevende inzake voortgang en resultaten van het team
Competenties
Omschrijving
Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat met andere personen of groepen, ook wanneer dit niet van direct persoonlijk belang is.

Gedragsindicatoren
  • Deelt informatie en ervaringen met anderen.
  • Biedt hulp aan wanneer collega's daar behoefte aan hebben.
  • Levert bijdragen, ideeën of voorstellen gericht op groepsresultaten.
  • Reageert actief en op constructieve wijze op ideeën van anderen.
  • Past zich aan de groep aan als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
  • Overbrugt tegenstellingen en verschillende zienswijzen tussen personen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens gefunctioneerd in een team of groep met een gezamenlijke opdracht? Wat was jouw rol in deze opdracht?
  • Kun je een situatie herinneren waarbij jij je niet hebt kunnen verenigen met de werkwijze van het team? Wat heb je toen gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat er verschillende visies speelden over een bepaald onderwerp? Hoe stelde jij je daarbij op?
  • Hoe beleef je de huidige manier van samenwerken met mensen in jouw organisatie of afdeling? Hebben zich daarbij wel eens problemen voorgedaan?
  • Ben je wel eens geconfronteerd met werkzaamheden die niet je persoonlijke belangstelling hadden? Was het moeilijk voor je om dat naast je normale werk uit te doen?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest dat een team uit elkaar viel, omdat men niet met elkaar kon werken? Wat was je rol daarin?
  • Werk je op dit moment samen met collega's? Doen zich wel eens conflicten voor in die groep en hoe ga je daarmee om?
  • Hoe stel je je op in vergaderingen? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
Omschrijving
Eigen taken en beslissingsbevoegdheden op een duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers en toezien op uitvoering en resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Draagt gemakkelijk taken aan een ander over.
  • Laat zaken over aan medewerkers en bemoeit zich niet onnodig met gedelegeerde taken.
  • Delegeert opdrachten die passen bij het competentieniveau en de omstandigheden van de betreffende medewerker.
  • Geeft goede en duidelijke informatie bij taken die hij of zij delegeert.
  • Houdt de voortgang bij wanneer hij/zij een taak heeft gedelegeerd.
  • Geeft ook eervolle taken en verantwoordelijkheden uit handen.
Toetsvragen
  • Voor welk type beslissingen geef je ondergeschikten de bevoegdheid om ze te nemen? Kun je hiervan voorbeelden geven?
  • Wat zijn de criteria op basis waarvan je zaken delegeert? Welke delen van je werk delegeer je niet?
  • Op welke momenten en in welke situaties laat je medewerkers zelf beslissingen nemen?
  • Kun je voorbeelden geven wat voor werk je aan anderen opdraagt, hoe je dat doet en controleert?
  • Laat je aan de ene medewerker meer over dan aan de andere? Welke overwegingen spelen daarbij een rol?
  • Als je iets hebt gedelegeerd, heb je dan het gevoel dat je toch regelmatig moet inspringen? Waarom?
  • ls het wel eens voorgekomen dat je plotseling bent uitgevallen? In hoeverre konden je medewerkers je werkzaamheden waarnemen? Heb je in je huidige functie je medewerkers instructies gegeven hoe ze moeten handelen in zo'n situatie?
  • Hoe stel je ná je vakantie op de hoogte van wat er tijdens de vakantieperiode gebeurd is?
  • Kun je voorbeeld geven waarbij je genoodzaakt was een verleende bevoegdheid terug te nemen? Hoe is dat verlopen?
Ontwikkeltips
  • Bedenk welke taken in aanmerking komen voor het delegeren naar één van je medewerkers of collega's, zoals het begeleiden van nieuwe medewerkers
  • het maken van een bepaalde planning
  • het 'vertegenwoordiger' zijn in bepaalde overleggroepen of netwerken
  • het bewaken van het budget.
  • Sta stil bij de volgende valkuilen van delegeren:.
  • > Het is niet realistisch te verwachten dat degene aan wie een taak gedelegeerd wordt deze taak in hetzelfde tempo, op dezelfde manier en met dezelfde kwaliteit uitvoert als degene die delegeert.
  • > Te veel controlegedrag demotiveert. Delegeren betekent dat de taak inclusief de beslissingsbevoegdheid wordt overgedragen. Dat houdt in dat de ander, aan wie is gedelegeerd, de kans hoort te krijgen om zelfstandig beslissingen te nemen.
  • Bereid de overdracht van taken goed voor en pas op voor te veel of te weinig controlegedrag ofwel doseer het monitoren.
  • Maak afspraken over terugkoppeling.
  • Wees duidelijk (bijvoorbeeld richting klanten of hogere lagen in de organisatie) over wie waarvoor verantwoordelijk is. De persoon aan wie is gedelegeerd, is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taak en de bereikte resultaten. Degene die gedelegeerd heeft, blijft echter de eindverantwoordelijke. Hij/zij kan altijd worden aangesproken op het feit dat hij/zij, indien de taak niet goed wordt uitgevoerd, deze aan de verkeerde persoon of op het verkeerde moment heeft gedelegeerd.
  • Ga na of je meer werkzaamheden aan anderen kunt overlaten. Wat houdt je tegen?
  • Bedenk welke taken in aanmerking komen voor het delegeren naar één van je medewerkers of collega's, zoals het begeleiden van nieuwe medewerkers
  • het maken van een bepaalde planning
  • het 'vertegenwoordiger' zijn in bepaalde overleggroepen of netwerken
  • het bewaken van het budget.
  • Sta stil bij de volgende valkuilen van delegeren:.
  • > Het is niet realistisch te verwachten dat degene aan wie een taak gedelegeerd wordt deze taak in hetzelfde tempo, op dezelfde manier en met dezelfde kwaliteit uitvoert als degene die delegeert.
  • > Te veel controlegedrag demotiveert. Delegeren betekent dat de taak inclusief de beslissingsbevoegdheid wordt overgedragen. Dat houdt in dat de ander, aan wie is gedelegeerd, de kans hoort te krijgen om zelfstandig beslissingen te nemen.
  • Bereid de overdracht van taken goed voor en pas op voor te veel of te weinig controlegedrag ofwel doseer het monitoren.
  • Maak afspraken over terugkoppeling.
  • Wees duidelijk (bijvoorbeeld richting klanten of hogere lagen in de organisatie) over wie waarvoor verantwoordelijk is. De persoon aan wie is gedelegeerd, is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taak en de bereikte resultaten. Degene die gedelegeerd heeft, blijft echter de eindverantwoordelijke. Hij/zij kan altijd worden aangesproken op het feit dat hij/zij, indien de taak niet goed wordt uitgevoerd, deze aan de verkeerde persoon of op het verkeerde moment heeft gedelegeerd.
  • Ga na of je meer werkzaamheden aan anderen kunt overlaten. Wat houdt je tegen?
Omschrijving
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt de juiste persoon aan, zonder anderen te passeren.
  • Houdt rekening met belangen van anderen.
  • Kent en houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie.
  • Houdt bij het doen van voorstellen rekening met de acceptatie binnen de organisatie.
  • Toetst bij de juiste personen of er voldoende draagvlak is voor een voorstel.
  • Verandert de aanpak als de cultuur van een organisatieonderdeel dat vereist.
Toetsvragen
  • Met welke afdelingen/ diensten/ faciliteiten heb je normaal gesproken rekening te houden wanneer je een beslissing moet nemen? Waarom?
  • Heeft je organisatie wel eens te maken gehad met consequenties van een politiek of bestuurlijk besluit? Hoe heb je hierop geanticipeerd?
  • Hoe hebben gebeurtenissen binnen je afdeling gevolgen voor andere afdelingen?
  • Hoe ziet het organogram van je organisatie eruit?
  • Hoe typeer je de organisatiecultuur en vind je deze effectief?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest waarin bleek dat een andere afdeling last had van een beslissing die door jou was genomen? Wat heb je toen ondernomen?
  • Hoe houd je je op de hoogte van wat er verder in de organisatie gebeurt?
  • Hoe houd je rekening met de verschillende belangen in jouw organisatie? Voorbeeld?
  • Hoe voorkom je dat een voorstel verzandt in de interne politiek?
Ontwikkeltips
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
Omschrijving
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt prioriteit aan door hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
  • Denkt van te voren zorgvuldig na hoe iets planmatig aan te pakken.
  • Formuleert meetbare doelstellingen voor zichzelf en voor anderen.
  • Schept randvoorwaarden om taken ordelijk en efficiënt af te werken.
  • Anticipeert op onverwachte gebeurtenissen door de planning hier op aan te passen.
  • Maakt realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen die nodig zijn om een doel te bereiken.
Toetsvragen
  • Wat waren het afgelopen jaar doelstellingen in je werk? Zijn deze doelstellingen ook bereikt?
  • Hoe heb je bepaald welke taken prioriteit hadden in het afgelopen jaar? Geef hiervan een paar voorbeelden.
  • Komt het wel eens voor dat aan je wordt gevraagd iets te organiseren? Kun je een voorbeeld geven?
  • Beschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je de aanvankelijke planning aan moest passen. Welke weerstanden kwam je daarbij tegen? Wat heb je daarmee gedaan?
  • Op welke wijze organiseer je je dagelijkse werk?
  • Kun je een voorbeeld noemen waarin je aangegeven hebt geen tijd voor een extra klus te hebben?
  • Hoe plan je je onderzoek en zorg je dat je de deadlines haalt?
  • Heb je wel eens actief meegewerkt aan een reorganisatie? Hoe zag het scenario voor deze reorganisatie eruit en wat is je inbreng geweest tijdens de voorbereiding van deze reorganisatie?
  • Wat zijn de kritische stappen bij het organiseren van je huidige projectmatige werk?
  • Hoe bereid je je voor op vergaderingen en hoe houd je ze in de hand?
  • Heb je wel eens werkprocedures opgesteld? Hoe heb je deze ingevoerd?
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:
  • > De precieze doelstelling van het project.
  • > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
  • > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:~~ > De precieze doelstelling van het project.~~ > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.~~ > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
Niveaus
NiveauSchaal
28
37
46