Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Ondersteunen van de beleids- en besluitvorming op het gebied van de bedrijfsvoering van een facultair organisatieonderdeel of een dienst, alsmede zorgdragen voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering, binnen bestuurlijke richtlijnen, (universitaire en facultaire) kaders en procedures, teneinde een optimale bedrijfsvoering te realiseren.NB: het betreft die onderdelen van de bedrijfsvoering buiten het primaire proces van Onderwijs & Onderzoek.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Bijdragen aan de voorbereiding / ontwikkeling van het beleid op het gebied van de bedrijfsvoering voor een (deel van de) faculteit of instituut

Kader
Facultair beleid

Resultaat
(Bijdrage aan) notities en voorstellen voor werkwijzen binnen en inrichting van bedrijfsvoeringsprocessen.

Activiteit
  • Volgen van in - en externe ontwikkelingen en toetsen daarvan op relevantie voor het te ontwikkelen beleid
  • (Laten) verzamelen en analyseren van relevante informatie, ken- en stuurgetallen etc.
  • Onderhouden van contacten om tot afstemming te komen met relevante afdelingen of externe organisaties
  • Ontwikkelen van ideeën en opstellen van voorstellen (bijvoorbeeld optimale inrichting van het organisatieonderdeel/organisatiestructuur, procedures voor facility management, IT-voorzieningen, huisvesting/ verdeling ruimtes, Arbo-voorzieningen, formatieplannen)
  • Bijdragen aan door anderen ontwikkelde ideeën en voorstellen
  • Opstellen van begrotingen en investeringsplannen en deze ter goedkeuring voorleggen aan bevoegde leidinggevenden
Kernactiviteit
Zorgdragen voor de uitvoering van het beleid op het gebied van de bedrijfsvoering

Kader
Plan van het organisatie-onderdeel, P&C-cyclus, facultair bedrijfsvoeringsbeleid

Resultaat
Bijdragen aan de bedrijfsvoering en juiste en tijdige uitvoering van besluiten

Activiteit
  • Zorgdragen voor een juiste toewijzing, aanwending, beheer en bewaking van (formatie, financiën, ruimten, apparatuur, meubelen) middelen binnen het eigen onderdeel
  • Zorgen dat besluiten op het gebied van de bedrijfsvoering worden opgemaakt, worden ondertekend en gecommuniceerd binnen de eenheid
  • Toezien op en indien relevant zorgdragen voor concrete uitvoering van besluiten op het gebied van de bedrijfsvoering
  • Toezien op de instandhouding, borging en coördinatie van het arbo-en milieumanagementsysteem
  • (Laten) controleren van de inzet van middelen
  • Evalueren van de werkprocessen en bij knelpunt en doen van verbetervoorstellen
  • Periodiek rapporteren aan bevoegde leidinggevenden over voortgang en resultaten van de bedrijfsvoering
  • Archiveren van relevante documenten
Kernactiviteit
Adviseren en ondersteunen van belanghebbenden en betrokkenen binnen de faculteit of onderdelen daarvan over beleidsvragen en -thema's op het gebied van bedrijfsvoering

Kader
Plan van het organisatieonderdeel, richtlijnen van de universiteit/faculteit o.i.d.

Resultaat
Bevordering van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering

Activiteit
  • Signaleren van ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering
  • Analyseren van processen, systemen of procedures en mogelijke optimalisaties
  • Ontwerpen van systemen, modellen, richtlijnen en procedures
  • Toetsen van bestaande systemen/procedures op effectiviteit, efficiency en conformiteit
  • Gevraagd en ongevraagd adviseren over de diverse bedrijfsvoeringsprocessen en scenario's daarbinnen
Kernactiviteit
Bijdragen aan en/of ondersteunen van de faculteits- of instituutsleiding bij het acquireren door het scheppen van voorwaarden voor uitvoering, alsmede beheren van 2e en 3e geldstroomonderzoek en -onderwijs

Kader
Plan van het organisatieonderdeel, richtlijnen van de universiteit/faculteit

Resultaat
Contracten met potentiële partners en financiers en doelmatige uitvoering daarvan

Activiteit
  • Toetsen van aanvragen voor 2e of 3e geldstroom aan het organisatieonderdeelsplan en aan facultaire beleid
  • Input geven voor 2e en 3e geldstroom beleid, door het aanleveren van notities.
  • Medewerkers informeren over financieringsmogelijkheden van onderwijs - en onderzoek
  • Projectaanvragen doornemen met projectleiders en toetsen op consequenties op het gebied van de bedrijfsvoering
  • Onderhandelen met partners en financiers over contractvoorwaarden
  • Ondersteunen bij het opstellen van contracten
  • Overleggen met bevoegden binnen de universiteit over de contracten
  • Zorgdragen voor monitoring van de bedrijfsvoeringsaspecten van de externe gefinancierde projecten
Kernactiviteit
Leiding en sturing geven aan medewerkers en werkzaamheden binnen het eigen team

Kader
Overeengekomen verantwoordelijkheidsverdeling, Plan van het organisatieonderdeel

Resultaat
Effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden

Activiteit
  • Plannen en verdelen van de werkzaamheden
  • Toezien op en bevorderen van de voortgang van werkzaamheden
  • Beoordelen van resultaten
  • Stellen van prioriteiten
  • Ingrijpen bij/opheffen van zich voordoende onvolkomenheden en problemen
  • Nemen van maatregelen ter voorkoming van problemen of verbetering van processen
Kernactiviteit
Uitvoeren van het HRM-beleid binnen het eigen team

Kader
CAO, goedkeuring naaste hogere leidinggevende, HRM-beleid van de universiteit/faculteit

Resultaat
Bijdrage aan een kwantitatieve en kwalitatieve bezetting die in optimale zin bijdraagt aan het realiseren van het afdelingsplan

Activiteit
  • Mede selecteren van medewerkers
  • Input leveren voor de beoordeling van het functioneren van medewerkers
  • Introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkers
  • Doen van voorstellen voor het toekennen van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO
Competenties
Omschrijving
Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over de maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen. Deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie.

Gedragsindicatoren
  • Kent de actuele nieuwsonderwerpen die van belang zijn voor het functiegebied.
  • Stelt zich op de hoogte van economische, sociale, vakinhoudelijke en andere ontwikkelingen.
  • Is op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen op vakgebieden die een raakvlak hebben met het eigen vakgebied.
  • Gaat adequaat om met cultuurverschillen.
  • Vertaalt ontwikkelingen in de maatschappij naar het eigen werkterrein.
  • Heeft externe contacten die hem of haar informeren over maatschappelijke trends en ontwikkelingen die van belang zijn voor het eigen functie- of vakgebied.
Toetsvragen
  • Welke recente ontwikkelingen zijn van belang voor je functiegebied?
  • Hoe heb je je het afgelopen jaar op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen je vakgebied?
  • Welke veranderingen in de maatschappij hebben grote invloed gehad op je werk in de laatste jaren? Welke veranderingen in de maatschappij zullen volgens jou je werk in de komende tijd beïnvloeden?
  • Welke belangrijke ontwikkelingen hebben zich recent voorgedaan binnen de organisatie? Hoe heb je jezelf de laatste maanden op de hoogte gehouden van wat er in de organisatie gebeurt?
  • Wat waren de voornaamste doelstellingen van jouw organisatie het laatste jaar?
Ontwikkeltips
  • Verdiep je in de maatschappelijke, economische en politieke ontwikkelingen die relevant zijn voor de korte en lange termijnplannen van je eigen organisatie. Ga na welke effecten deze kunnen hebben op je eigen werkterrein en maak de resultaten kenbaar in een overleg met anderen. Of geef een presentatie hierover aan een groep betrokkenen.
  • Houd je goed op de hoogte van (nieuwe) ontwikkelingen die je functiegebied raken. Lees kranten, vaktijdschriften, volg actualiteitenprogramma's etc.
  • Verdiep je in de strategie en de doelstellingen van je organisatie en in de interne ontwikkelingen. Ga na wat dit betekent voor je eigen werkterrein of afdeling en bespreek dit in het werkoverleg van je afdeling.
  • Overleg tijdens het opstellen van plannen met de betrokkenen over de verwachte (neven)effecten. Toets met hen in hoeverre in de plannen rekening is gehouden met ontwikkelingen in de in- en /of externe omgeving. Verwerk de informatie in je plan.
  • Organiseer samen met een collega/ medewerker een bijeenkomst rond relevante thema's.
  • Neem deel aan congressen, doe aan intervisie, lees vaktijdschriften.
  • Zoek contact met mensen die je op de hoogte kunnen houden van maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen.
  • Verdiep je in de maatschappelijke, economische en politieke ontwikkelingen die relevant zijn voor de korte en lange termijnplannen van je eigen organisatie. Ga na welke effecten deze kunnen hebben op je eigen werkterrein en maak de resultaten kenbaar in een overleg met anderen. Of geef een presentatie hierover aan een groep betrokkenen.
  • Houd je goed op de hoogte van (nieuwe) ontwikkelingen die je functiegebied raken. Lees kranten, vaktijdschriften, volg actualiteitenprogramma's etc.
  • Verdiep je in de strategie en de doelstellingen van je organisatie en in de interne ontwikkelingen. Ga na wat dit betekent voor je eigen werkterrein of afdeling en bespreek dit in het werkoverleg van je afdeling.
  • Overleg tijdens het opstellen van plannen met de betrokkenen over de verwachte (neven)effecten. Toets met hen in hoeverre in de plannen rekening is gehouden met ontwikkelingen in de in- en /of externe omgeving. Verwerk de informatie in je plan.
  • Organiseer samen met een collega/ medewerker een bijeenkomst rond relevante thema's.
  • Neem deel aan congressen, doe aan intervisie, lees vaktijdschriften.
  • Zoek contact met mensen die je op de hoogte kunnen houden van maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen.
Omschrijving
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt zijn of haar voorstellen met enthousiasme.
  • Komt met relevante argumenten op het juiste moment.
  • Gaat in op vragen of twijfels bij zijn of haar gesprekspartner.
  • Hanteert verschillende argumenten en gedragsstijlen om anderen mee te krijgen.
  • Reageert constructief op negatieve reacties door te vragen naar achterliggende argumenten.
  • Benut de juiste sleutelfiguren om mensen en groepen mee te krijgen.
Toetsvragen
  • Wat is volgens jou je beste voorstel, dat door anderen is overgenomen? Hoe heb je dat bij hen aangekaart?
  • Wat was je beste voorstel dat niet werd geaccepteerd? Waarom werd het niet geaccepteerd?
  • In discussies gaat iedereen uit van zijn eigen gelijk. Hoe lukt het jou om anderen mee te krijgen voor jouw standpunt?
  • Kun je jouw moeilijkste ervaring met het veranderen van iemands plannen beschrijven? Wat heb je allemaal geprobeerd om je doel toch te kunnen bereiken?
  • Welke eigenschappen zijn nodig om te kunnen overtuigen? Waarom?
  • Hoe heb je in het laatste jaar vanuit je functie anderen overtuigd? Geef eens een voorbeeld.
  • Hoe overtuig je een groep? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat is volgens jou de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen? Kun je iets vertellen over een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad?
Ontwikkeltips
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
  • Verdedig tijdens een vergadering of werkoverleg een bepaalde mening. Bedenk vooraf zoveel mogelijk relevante argumenten voor je standpunten.
  • Formuleer een werkwijze, procedure of regel die op de afdeling waarschijnlijk op de nodige weerstand zal stuiten. Bedenk vooraf mogelijke reacties en argumenten.
  • Ga af en toe met collega's en/ of leidinggevende in discussie over een bepaald onderwerp dat het werk betreft.
  • Wees aanwezig bij discussiebijeenkomsten. Bereid samen de argumenten voor. Stel na afloop vast in hoeverre je invloed hebt gehad op conclusies die zijn getrokken en beslissingen die zijn genomen.
  • Ga met anderen in je omgeving de discussie aan over diverse onderwerpen. Laat anderen aangeven wat volgens hen de doelen zijn, hoe deze bereikt dienen te worden en welke argumenten ze hiervoor willen gebruiken.
  • Leer hoe je 'stevig' kunt overkomen door anderen te observeren en feedback te vragen.
  • Praat niet te veel, maar zeg wat je wilt zeggen op een krachtige manier (duidelijk verstaanbaar, korte zinnen). Vermijd afzwakkende taal.
  • Kies de juiste argumenten (dit zijn er maximaal drie). Noem niet te veel argumenten, je wordt aangevallen op je zwakste.
Omschrijving
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt de juiste persoon aan, zonder anderen te passeren.
  • Houdt rekening met belangen van anderen.
  • Kent en houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie.
  • Houdt bij het doen van voorstellen rekening met de acceptatie binnen de organisatie.
  • Toetst bij de juiste personen of er voldoende draagvlak is voor een voorstel.
  • Verandert de aanpak als de cultuur van een organisatieonderdeel dat vereist.
Toetsvragen
  • Met welke afdelingen/ diensten/ faciliteiten heb je normaal gesproken rekening te houden wanneer je een beslissing moet nemen? Waarom?
  • Heeft je organisatie wel eens te maken gehad met consequenties van een politiek of bestuurlijk besluit? Hoe heb je hierop geanticipeerd?
  • Hoe hebben gebeurtenissen binnen je afdeling gevolgen voor andere afdelingen?
  • Hoe ziet het organogram van je organisatie eruit?
  • Hoe typeer je de organisatiecultuur en vind je deze effectief?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest waarin bleek dat een andere afdeling last had van een beslissing die door jou was genomen? Wat heb je toen ondernomen?
  • Hoe houd je je op de hoogte van wat er verder in de organisatie gebeurt?
  • Hoe houd je rekening met de verschillende belangen in jouw organisatie? Voorbeeld?
  • Hoe voorkom je dat een voorstel verzandt in de interne politiek?
Ontwikkeltips
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
Omschrijving
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt prioriteit aan door hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
  • Denkt van te voren zorgvuldig na hoe iets planmatig aan te pakken.
  • Formuleert meetbare doelstellingen voor zichzelf en voor anderen.
  • Schept randvoorwaarden om taken ordelijk en efficiënt af te werken.
  • Anticipeert op onverwachte gebeurtenissen door de planning hier op aan te passen.
  • Maakt realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen die nodig zijn om een doel te bereiken.
Toetsvragen
  • Wat waren het afgelopen jaar doelstellingen in je werk? Zijn deze doelstellingen ook bereikt?
  • Hoe heb je bepaald welke taken prioriteit hadden in het afgelopen jaar? Geef hiervan een paar voorbeelden.
  • Komt het wel eens voor dat aan je wordt gevraagd iets te organiseren? Kun je een voorbeeld geven?
  • Beschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je de aanvankelijke planning aan moest passen. Welke weerstanden kwam je daarbij tegen? Wat heb je daarmee gedaan?
  • Op welke wijze organiseer je je dagelijkse werk?
  • Kun je een voorbeeld noemen waarin je aangegeven hebt geen tijd voor een extra klus te hebben?
  • Hoe plan je je onderzoek en zorg je dat je de deadlines haalt?
  • Heb je wel eens actief meegewerkt aan een reorganisatie? Hoe zag het scenario voor deze reorganisatie eruit en wat is je inbreng geweest tijdens de voorbereiding van deze reorganisatie?
  • Wat zijn de kritische stappen bij het organiseren van je huidige projectmatige werk?
  • Hoe bereid je je voor op vergaderingen en hoe houd je ze in de hand?
  • Heb je wel eens werkprocedures opgesteld? Hoe heb je deze ingevoerd?
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:
  • > De precieze doelstelling van het project.
  • > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
  • > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:~~ > De precieze doelstelling van het project.~~ > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.~~ > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
Niveaus
NiveauSchaal
112