Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
(Mede)ontwikkelen van het opleidingsbeleid en ontwikkelen en (laten) verzorgen van trainingen en cursussen voor verschillende interne en/of externe doelgroepen, binnen de kaders van het beleid en de beschikbare middelen, teneinde bij te dragen aan een optimale toerusting voor de huidige of toekomstige functie(s).
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten

Kader
Beleid van de dienst en/of afdeling

Resultaat
Voldoende werk en/of inkomsten voor de dienst en/of afdeling

Activiteit
  • Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken
  • Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s)
  • Zorgdragen voor goede public relations
Kernactiviteit
Adviseren van medewerkers en leidinggevenden over opleidingsvraagstukken

Kader
Eigen discpline/vakgebied

Resultaat
Informatie en inzicht op basis waarvan beslissingen genomen worden over te volgen opleidingen

Activiteit
  • Geven van voorlichting/informatie aan belanghebbenden over mogelijkheden ten aanzien van opleidingstrajecten (onder meer via presentaties)
  • Verzorgen van een inloopspreekuur
  • Houden van (intake)gesprekken met leidinggevenden en medewerkers
  • Opstellen van adviezen over opleidingstrajecten voor afdelingen en/of medewerkers
Kernactiviteit
Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega’s

Activiteit
  • Geven van feedback aan minder ervaren collega’s
  • Informeren van nieuwe of minder ervaren collega’s over (nieuwe) processen of methoden van werken
  • Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Mede beoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
(Mede)ontwikkelen van evaluatieinstrumenten en evalueren van trainingen en/of cursussen

Kader
Evaluatiemethode

Resultaat
Voorstellen voor verbeteringen van het cursus- en trainingsaanbod

Activiteit
  • Ontwikkelen van evaluatieformulieren
  • Inventariseren en analyseren van reacties
  • Doen van voorstellen voor het verbeteren van cursussen en trainingen
  • Rapporteren van evaluatiegegevens aan opdrachtgevers en cursisten
Kernactiviteit
Inkopen van trainingen en/of cursussen

Kader
Opleidingsbeleid Budget Inkoopvoorschriften

Resultaat
Aanbod met de beste prijs-kwaliteitverhouding

Activiteit
  • Overleggen met interne opdrachtgever
  • Definiëren van de vraag
  • Selecteren van aanbieders
  • Opvragen van offertes
  • Onderhandelen
  • Selectie van de opdrachtnemer en gunnen van de opdracht
  • Contact onderhouden met opdrachtnemers over de voortgang
Kernactiviteit
(Mede)ontwikkelen van trainingen en/of cursussen

Kader
Opleidings-/trainings-behoeften doelgroepen Opleidingsbeleid Budget

Resultaat
Training- en cursusinhoud/-materialen en draaiboeken

Activiteit
  • Analyseren van de klantvraag in kennis en vaardigheden die in de training of cursus opgenomen kunnen worden
  • Maken van een eerste globale opzet en deze toetsen met de opdrachtgever
  • Concretiseren van leerdoelstellingen en deze vertalen in didactische en inhoudelijke parameters (werkvormen, toetsen, theoretische inhoud en dergelijke)
  • Vastleggen van keuzes in draaiboeken en ontwikkelen van cursusmaterialen
  • Bijstellen van de inhoud van trainingen, cursusmaterialen en draaiboeken aan de hand van ervaringen met (pilot)trainingen
Kernactiviteit
(Mede)opstellen van opleiding- en trainingsprogramma’s en/of leergangen

Kader
Opleidings-/trainings-behoeften doelgroepen Opleidingsbeleid Budget

Resultaat
Kwalitatief hoogwaardig aanbod aan trainingen en cursussen

Activiteit
  • Volgen van ontwikkelingen in de omgeving op het eigen aandachtsgebied en vertalen van deze ontwikkelingen in een training/cursusaanbod
  • Uitwerken van trainingsprogramma`s en/of leergangen en de bijbehorende begroting en deze toelichten aan leidinggevende
Kernactiviteit
Opstellen van, of een bijdrage leveren aan het opstellen van beleidsvoorstellen op het gebied van opleiden van medewerkers en/of studenten

Kader
Instellingsbeleid P&O-beleid Mobiliteitsbeleid Studentenbeleid

Resultaat
Bevordering van de professiona-lise-ring van medewerkers en het kennis- en vaardighedenniveau van studenten

Activiteit
  • Volgen en analyseren van ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied en deze vertalen naar consequenties voor (opleidingsbeleid van) de instelling, aan de hand van onder meer literatuur, contacten met vakgenoten, symposia
  • Volgen van interne ontwikkelingen en onderhouden van contacten met interne opdrachtgevers (hoofden P&O, leidinggevenden, College van Bestuur) en met medewerkers en studenten zelf
  • Signalen vertalen naar invulling en consequenties voor opleidingsbeleid
  • Opstellen van notities, discussiestukken, beleidsvoorstellen inzake opleiding
Kernactiviteit
(Mede)zorgdragen voor de organisatie van trainingen en/of cursussen

Kader
Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Efficiënte realisatie van cursussen en trainingen

Activiteit
  • Zorgdragen en (laten) verspreiden van informatie over opzet, inhoud, duur, en dergelijke van de trainingen en/of cursussen
  • Zorgdragen voor cursus- en trainingsadministratie en documentatie
  • Zorgdragen voor de logistieke organisatie van cursussen en trainingen zoals locatie, audiovisuele middelen, cateringmogelijkheden en dergelijke
Kernactiviteit
(Laten) verzorgen van trainingen en/of cursussen, al dan niet in samenwerking met een extern bureau

Kader
Doelen en resultaten zoals geformuleerd in de offerte/ de training

Resultaat
Leersituaties en interventies waarmee optimaal wordt bijgedragen aan het leerproces van de deelnemers

Activiteit
  • (Laten) verzorgen van trainingen en/of cursussen aan verschillende doelgroepen
  • Onderhouden van contacten met externe trainingsbureaus
  • Begeleiden van externe trainers en/of docenten en toezien op kwaliteit van cursussen en trainingen die gegeven worden
  • Begeleiden van leerprocessen van deelnemers
  • Variëren in didactische aanpak van trainingsonderdelen
Competenties
Omschrijving
Formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten op basis van complexe informatie en het opbouwen van denkkaders of modellen.

Gedragsindicatoren
  • Ziet overeenkomsten met eerdere vraagstukken en oplossingsrichtingen.
  • Benoemt patronen en trends in informatie.
  • Is in staat op abstract niveau verbanden te leggen.
  • Weet uit complexe informatie grote lijnen te halen en nieuwe verbanden te leggen.
  • Integreert ideeën, onderwerpen en observaties in duidelijke en bruikbare inzichten.
  • Plaatst problemen of situaties in een meer omvattend kader waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat.
Toetsvragen
  • Wat is voor jou complexe informatie?
  • Noem aan de hand van een voorbeeld hoe je tot de formulering van concepten komt?
  • Wat deed je met de diverse concepten?
  • Ben je recentelijk tot nieuwe inzichten gekomen aan de hand van complexe informatie die je geanalyseerd hebt? Op welke wijze zijn deze inzichten ontstaan?
Ontwikkeltips
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
  • Bestudeer probleemoplossingen van andere vergelijkbare organisaties en denk na over hoe zij hiertoe gekomen zijn.
  • Bestudeer innovaties van concurrenten, en denk na over hoe jouw eigen organisatieonderdeel deze zou kunnen overtreffen.
  • Probeer creatief te zijn in je denken en vermijd standaard denkpatronen in een vroeg stadium van het project.
  • Houd een brainstormsessie met collega's over een probleem en formuleer verschillende invalshoeken, hypotheses. Ga na hoe anderen tot hun overwegingen zijn gekomen.
  • Maak eens een schema of een tekening (mindmap) van een probleem of situatie. Zet daarbij alleen op papier wat echt van belang is.
Omschrijving
Komen met nieuwe of originele ideeën, gezichtspunten of oplossingen.

Gedragsindicatoren
  • Associeert gemakkelijk, legt snel verbanden.
  • Combineert eigen ideeën en die van anderen tot nieuwe oplossingen.
  • Komt met ideeën die wezenlijk anders zijn dan tot nu toe door anderen bedacht.
  • Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten.
  • Doorbreekt bestaande denkkaders.
  • Experimenteert met mogelijkheden, probeert andere aanpakken uit.
Toetsvragen
  • Heb je recent te maken gehad met een probleem waarvoor gangbare oplossingen niet 'werkten'? Wat heb je toen ondernomen?
  • Is er in de organisatie waarin je nu werkt een verandering tot stand gekomen, die volgens je collega's voornamelijk is gerealiseerd door inventiviteit van jouw kant? Kun je daar een voorbeeld van geven?
  • Een belangrijke voorwaarde voor succesvol ondernemen blijkt innovatief denken te zijn. Welk soort vernieuwingen zijn volgens jou in de nabije toekomst wenselijk voor de continuïteit van jouw organisatieonderdeel?
  • Welke bruikbare ideeën heb je zelf in de afgelopen periode in je werk ingebracht?
  • Meestal ontstaan goede ideeën in een kleine groep gelijkgestemden en niet in het hoofd van een persoon. Heb je zo'n proces wel eens meegemaakt? Wat was jouw inbreng in dat proces?
  • Welke onderzoeksactiviteiten heb je tot nu toe gedaan? Kun je aangeven welke vernieuwingen hieruit zijn voortgekomen?
Ontwikkeltips
  • Vraag naar en lees over innovatieve ontwikkelingen, experimenten en vorm hier je mening over. Houd nieuwe ontwikkelingen en trends bij.
  • Heb oog voor innovatieve oplossingen of creatieve aanpakken in je eigen organisatieonderdeel.
  • Volg niet de gemakkelijkste weg, maar ga na of er alternatieve wegen zijn om tot een oplossing te komen
  • Richt je op nieuwe oplossingen of alternatieven voor bepaalde problemen of gang van zaken. Dit in tegenstelling tot verbeteren van bestaande procedures.
  • Ga eens met een paar collega's brainstormen om oplossingsrichtingen voor een probleem te bedenken.
  • Doe een onderzoek naar creatieve oplossingen voor een bepaald probleem.
  • Check bij jezelf of je nog nieuwe ideeën hebt geïmplementeerd, wat en hoe.
  • Probeer tijdens bijeenkomsten in te gaan op voorstellen voor nieuwe manieren om iets aan te pakken.
  • Vraag naar en lees over innovatieve ontwikkelingen, experimenten en vorm hier je mening over. Houd nieuwe ontwikkelingen en trends bij.
  • Heb oog voor innovatieve oplossingen of creatieve aanpakken in je eigen organisatieonderdeel.
  • Volg niet de gemakkelijkste weg, maar ga na of er alternatieve wegen zijn om tot een oplossing te komen
  • Richt je op nieuwe oplossingen of alternatieven voor bepaalde problemen of gang van zaken. Dit in tegenstelling tot verbeteren van bestaande procedures.
  • Ga eens met een paar collega's brainstormen om oplossingsrichtingen voor een probleem te bedenken.
  • Doe een onderzoek naar creatieve oplossingen voor een bepaald probleem.
  • Check bij jezelf of je nog nieuwe ideeën hebt geïmplementeerd, wat en hoe.
  • Probeer tijdens bijeenkomsten in te gaan op voorstellen voor nieuwe manieren om iets aan te pakken.
Omschrijving
Ideeën en informatie op heldere wijze presenteren, rekening houdend met de doelgroep.

Gedragsindicatoren
  • Geeft de essentie van een complexe zaak beknopt weer.
  • Heeft aandacht voor de vorm, opbouw en structuur waarin een boodschap wordt overgebracht.
  • Stemt de inhoud van de presentatie goed af op de verwachtingen van de doelgroep.
  • Maakt tijdens presentaties contact met het publiek door mensen uit te nodigen tot vragen en reacties.
  • Zorgt voor afwisseling in presentatiewijzen.
  • Gebruikt aansprekende taal en voorbeelden zodat anderen geboeid luisteren.
Toetsvragen
  • Heb je het afgelopen jaar presentaties gegeven? Hoe vaak? Waarover? Ging dat gemakkelijk?
  • Wanneer vind je een presentatie geslaagd?
  • Is presenteren onderdeel geweest van je functie-evaluaties? Wat hield de beoordeling daarvan in?
  • Kun je een presentatie geven van 2-3 minuten over je motivatie voor deze functie?
  • Hoe draag jij je kennis over in een hoorcollege? Hanteer je daarbij specifieke technieken?
Ontwikkeltips
  • Bereid je presentatie goed voor. Ken je toehoorders en houd die bij de voorbereiding in je achterhoofd. Zorg voor een krachtige kop, een goed gestructureerde romp en een onvergetelijke staart.
  • Ook al zie je er tegen op, neem af en toe het initiatief om een presentatie te houden. Begin klein en 'veilig'. Bijvoorbeeld door bij interne aangelegenheden te speechen. Maak er geen geheim van dat je het spannend vindt. Vraag expliciet feedback op je presentatie.
  • Zoek literatuur op het gebied van presentatietechnieken. Volg een cursus. Vraag collega's, die hier minder moeite mee hebben naar `basispresentaties', zodat je je energie minder op de inhoud hoeft te richten en je kunt concentreren op de wijze waarop je presenteert.
  • Oefen zo vaak als mogelijk.
  • Gebruik visuele middelen als hulpmiddel. Overvoer je publiek niet.
  • Maak oogcontact met je toehoorders, zorg voor interactiemomenten.
  • Vraag een collega die ervaring heeft met presenteren om een presentatie van je bij te wonen en je feedback te geven. Bv. op logica in opbouw, gebruik van hulpmiddelen, aandacht publiek, presentatiestijl e.d.
  • Maak een presentatie en spreek deze door met je leidinggevende.
  • Let bij het maken van een presentatie op aspecten als wat is het doel van je presentatie, aansluiting bij verwachtingen en kennisniveau van de doelgroep, duidelijk opzet (kop-romp-staart), lengte, prikkelende start en pakkend eind, passende hulpmiddelen e.d.
  • Bereid je presentatie goed voor. Ken je toehoorders en houd die bij de voorbereiding in je achterhoofd. Zorg voor een krachtige kop, een goed gestructureerde romp en een onvergetelijke staart.
  • Ook al zie je er tegen op, neem af en toe het initiatief om een presentatie te houden. Begin klein en 'veilig'. Bijvoorbeeld door bij interne aangelegenheden te speechen. Maak er geen geheim van dat je het spannend vindt. Vraag expliciet feedback op je presentatie.
  • Zoek literatuur op het gebied van presentatietechnieken. Volg een cursus. Vraag collega's, die hier minder moeite mee hebben naar `basispresentaties', zodat je je energie minder op de inhoud hoeft te richten en je kunt concentreren op de wijze waarop je presenteert.
  • Oefen zo vaak als mogelijk.
  • Gebruik visuele middelen als hulpmiddel. Overvoer je publiek niet.
  • Maak oogcontact met je toehoorders, zorg voor interactiemomenten.
  • Vraag een collega die ervaring heeft met presenteren om een presentatie van je bij te wonen en je feedback te geven. Bv. op logica in opbouw, gebruik van hulpmiddelen, aandacht publiek, presentatiestijl e.d.
  • Maak een presentatie en spreek deze door met je leidinggevende.
  • Let bij het maken van een presentatie op aspecten als wat is het doel van je presentatie, aansluiting bij verwachtingen en kennisniveau van de doelgroep, duidelijk opzet (kop-romp-staart), lengte, prikkelende start en pakkend eind, passende hulpmiddelen e.d.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
39
48
57