Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Realiseren van adviserende, voorlichtende en managementondersteunende administratieve en beheersmatige werkzaamheden ten behoeve van de instelling, dan wel onderdelen daarvan, binnen vastgestelde procedures, CAO, wet- en regelgeving, teneinde bij te dragen aan een optimaal verloop van de P&O-processen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Adviseren van leidinggevenden, collega’s of individuele medewerkers over (toepasbaarheid van) regelingen en procedures en over de organisatorische en/of individuele consequenties hiervan

Kader
Methoden, regelingen en voorschriften Behoeften medewerkers/leidinggevenden

Resultaat
Bijdrage aan keuzes inzake toepassing van personele en financiële regelingen en procedures

Activiteit
  • Adviseren over (individuele) mogelijkheden en consequenties van regelingen en procedures
  • Doen van voorstellen en adviseren omtrent salarisinpassing en beloningsmaatregelen en toetsen van voorstellen terzake
  • Adviseren bij wijzigingen in de aanstelling (omvang, tijdvak, aanstellingsgrond)
  • Adviseren over financiële en formatieve mogelijkheden en consequenties
Kernactiviteit
Ondersteunen van leidinggevenden en P&O-adviseurs bij de beoordeling van het functioneren en de loopbaanontwikkeling van medewerkers

Kader
CAO Loopbaanbeleid Mobiliteitsbeleid Instellingsregelingen

Resultaat
Bijdrage aan het nakomen van afspraken over beoordeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers

Activiteit
  • Bewaken en signaleren van afgesproken termijnen voor functionerings- of jaargesprekken en beoordelingen
  • Maken van afspraken tussen medewerkers en leidinggevenden ter zake
  • Notuleren van functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • Registreren van loopbaan- en POP-afspraken met medewerkers in het personeelsinformatiesysteem dan wel opnemen hiervan in het personeelsdossier
  • Signaleren van interne vacatures en voorstellen doen m.b.t. mogelijk geschikte interne kandidaten
  • Contact onderhouden en informatie uitwisselen met mobiliteitsbureau en/of loopbaancentrum
Kernactiviteit
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van sollicitanten, (voormalig) medewerkers en leidinggevenden op het gebied van arbeidsvoorwaarden, regelingen, procedures en loopbaan-ontwikkelingsmogelijkheden

Kader
Interne richtlijnen en bevoegdheden CAO

Resultaat
Adequate overdracht van informatie, alsmede ondersteuning van de P&O-adviseur(s)

Activiteit
  • Beantwoorden van vragen en verschaffen van mondelinge en schriftelijke informatie
  • Doorverwijzen naar de juiste personen
  • Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne of externe navraag
  • (Bemiddelen bij het) aanvragen van verblijfsvergunningen/ tewerkstellingsvergunningen
  • Contacten onderhouden met interne afdelingen en externe instanties
  • Zorgdragen voor het actualiseren van de personeelsinformatie op de website
  • (Mede) opstellen van informatie- en voorlichtingsmateriaal
  • Organiseren van introductie- en voorlichtingsbijeenkomsten
Kernactiviteit
Zorgdragen voor administratieve, procedurele en facilitaire afhandeling bij werving, selectie, aanstelling, bevordering, overplaatsing en uitdiensttreding van medewerkers

Kader
CAO P&O-beleid (Administratieve) voorschriften Instellingsregelingen

Resultaat
Bijdrage aan optimaal verloop van instroom-, doorstroom- en uitstroom-processen en procedures

Activiteit
  • Verzorgen van de correspondentie t.a.v. werving, selectie, aanstelling, overplaatsing en uitdiensttreding van personeel
  • Bewaken van de voortgang van afspraken en (juridische) termijnen, signaleren van (mogelijke) knelpunten in de voortgang en attenderen van betrokkenen
  • (Mede)opstellen en redigeren van advertentieteksten en zorgdragen voor plaatsing
  • (Al dan niet op aanwijzing van de P&O-adviseur) voeren van aanstellingsgesprekken over secundaire arbeidsvoorwaarden en specifieke regelingen en adviseren over individuele consequenties daarvan
  • Zorgdragen voor faciliteiten ten behoeve van nieuwe medewerkers, zoals regelen werkplek, intranetaccount, personeelspasje, etc.
  • (Al dan niet op aanwijzing van de P&O-adviseur) voeren van gesprekken bij uitdiensttreding over regelingen, voorschriften en procedures en adviseren over de individuele consequenties daarvan
  • Zorgdragen voor afmelding/opheffing van faciliteiten bij vertrek of overplaatsing van medewerkers
  • Informeren van betrokken collega’s en afdelingen over personeelsmutaties
Kernactiviteit
Registreren, actualiseren en beheren van personeels- en formatiegegevens

Kader
Administratieve richtlijnen, procedures en formats

Resultaat
Correcte en volledige personeelsdossiers en personeelsinformatiebestanden

Activiteit
  • Beheren van de personeelsdossiers en formatieoverzichten en zorgdragen voor een actueel, correct en volledig personeelsinformatiebestand
  • Registreren van vergoedingen, verlof , zwangerschap en van overige individuele arbeidsvoorwaardelijke situaties, regelingen en afspraken
  • Inbrengen van personeels- en formatiegegevens in het (geautomatiseerde) personeelsregistratiesysteem
  • Informeren van de salarisadministratie over personele mutaties
  • Verzorgen van meldingen aan uitkeringsinstatnties
  • Analyseren van personeels- en formatiegegevens
  • Verstrekken van managementinformatie
Kernactiviteit
Adviseren over, respectievelijk begeleiden bij of zelf vormgeven van de inrichting van (onderdelen van) (administratieve) procedures en systemen

Kader
Beleidsrichtlijnen op instellings- of faculteitsniveau In- en externe administratieve procedures en richtlijnen Wet- en regelgeving Informatiebehoeften gebruikers

Resultaat
Bevordering van efficiënte en effectieve (administratieve) processen en systemen

Activiteit
  • Signaleren van knelpunten in administratieve procedures en systemen
  • Analyseren van bestaande processen, systemen en procedures
  • Voorstellen formuleren voor het verbeteren en aanpassen van interne regelingen, afspraken, procedures en de inrichting van systemen
  • Vertalen van nieuwe (CAO- en wettelijke) voorschriften naar interne procedures.
  • Adviseren van beheerseenheden over de inrichting van de (administratieve) organisatie, systemen en procedures
  • Toetsen van bestaande (sub)administraties op effectiviteit, efficiency en conformiteit met overeengekomen administratieve beleidsuitgangspunten en uitvoeringsrichtlijnen
Kernactiviteit
Zorgdragen voor registratie, melding en voortgangsbewaking bij ziekte, herstel en reïntegratie van medewerkers

Kader
Wettelijke regelingen Arbo-beleid Reïntegratiebeleid Interne afspraken

Resultaat
Correcte en volledige ziekte-administratie Bijdrage aan optimaal verloop van ziekte- en herstelprocedures

Activiteit
  • Registreren van ziekte- en herstelmeldingen
  • Informeren van de leidinggevende, de P&O-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werker, Arbodienst en/of bedrijfsarts
  • Bewaken van (wettelijke) termijnen en attenderen van betrokkenen
  • Verzamelen van informatie ten behoeve van reïntegratieafspraken
  • Organiseren en notuleren van bijeenkomsten van het sociaal medisch team
  • Aanleveren van managementinformatie
Competenties
Omschrijving
In staat zijn nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen.

Gedragsindicatoren
  • Laat zien dat hij/zij leert van gemaakte fouten.
  • Toont zich nieuwsgierig om kennis en ervaring te verbreden en te verdiepen.
  • Integreert nieuwe kennis en ervaringen in de eigen aanpak.
  • Zoekt van goede ideeën of programma's uit waarom ze werken
  • Toetst en evalueert de eigen handelswijze om ervan te leren.
  • Laat zien te leren van punten genoemd in evaluaties.
Toetsvragen
  • Hoe kom je aan nieuwe informatie? Kun je een voorbeeld geven?
  • Als er iets niet lukt, ga je dan na waarom? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat zijn omstandigheden waaronder je gemakkelijk nieuwe informatie opneemt? Kun je een voorbeeld geven?
  • Heb je tijdens een inwerkperiode een aanpak waaraan je gewend was, wel eens moeten wijzigen door nieuwe informatie? Hoe ging dat?
  • Je hebt een cursus gevolgd. Wat heb je in deze cursus geleerd en hoe heb je deze kennis in de praktijk toegepast?
  • Heb je wel eens een project uitgevoerd waarvan je achteraf tot de conclusie kwam: 'als ik dat project opnieuw zou moeten uitvoeren, pakte ik het heel anders aan'?
  • Welke ervaring in je leven is voor jou het meest leerzaam geweest? Kun je aangeven hoe je de door deze situatie verworven kennis in de praktijk hebt gebracht?
Ontwikkeltips
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk maken en nagaan of de boodschap begrepen is.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt in begrijpelijke taal en legt vaktaal uit.
  • Toetst of zijn of haar gesprekspartner de boodschap heeft begrepen.
  • Maakt zijn of haar standpunt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk.
  • Vraagt door op onduidelijke uitspraken of signalen
  • Gebruikt intonatie of gebaren ter ondersteuning van wat hij of zij wil zeggen.
  • Past taalgebruik aan zijn of haar gesprekspartner aan.
Toetsvragen
  • Hoe ga je na of de ander jouw boodschap goed begrepen heeft?
  • Moet je wel eens instructie geven? Hoe pak je dat aan?
  • Krijg je wel eens terugkoppeling van anderen of je duidelijk overkomt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed is afgestemd op je gesprekspartner?
  • Vat je in een gesprek wel eens samen wat je gehoord hebt?
Ontwikkeltips
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
  • Bereid gesprekken goed voor. Denk na over de manier waarop je de boodschap het beste kunt overbrengen. Kent het betoog een kop - romp 'staart - structuur'. Kan het bondiger en duidelijker verwoord worden? Oefen in eigen kring en toets of en hoe de boodschappen overkomen.
  • Stem je taal en spreektempo op je gesprekspartner af. Kijk de ander aan.Wanneer je bijvoorbeeld vlug praat, terwijl de gesprekspartner juist langzaam en bedachtzaam spreekt, kan de communicatie minder effectief zijn. Ook het min of meer achteloos 'volgen' van de lichaamshouding van de gesprekspartner leidt vaak tot een beter contact.
  • Vraag de ander(en) of het duidelijk is wat je bedoeling is en geef voorbeelden ter verduidelijking. Ga na of er andere manieren zijn om iets uit te leggen (bijvoorbeeld door vergelijkingen te maken).
  • In de voorbereiding is het belangrijk om informatie in te winnen over de achtergrond en belangen van je gesprekspartner(s), zodat voorbeelden en vergelijkingen afgestemd kunnen worden op diens/ hun belevingswereld.
  • Oefen het overbrengen van een boodschap en evalueer dit met een collega of kennis. Wees attent op de zwakkere kanten in je mondelinge communicatie.
  • Gebruik intonatie en pauzes bij het spreken.
Omschrijving
Wensen en behoeften van klanten herkennen en hiervan blijk geven in het handelen.

Gedragsindicatoren
  • Stelt zich dienstverlenend op.
  • Biedt ongevraagd extra service.
  • Vraagt door tot een compleet beeld ontstaat van de wensen van de klant.
  • Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van of ontwikkelingen bij de klant (levert maatwerk).
  • Vertaalt mogelijkheden van producten of diensten in voordelen voor de klant.
  • Gaat na of aan de wensen van de klant is voldaan.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens extra inspanningen moeten leveren om een klant tevreden te stellen?
  • Welke eigenschappen zijn volgens jou belangrijk om goed met klanten om te kunnen gaan? Kun je een situatie beschrijven waarin je deze eigenschappen hebt gebruikt? Wanneer werkte dit wel/niet?
  • Beschrijf de laatste keer dat je te maken kreeg met een lastige klant? Hoe ben je daar mee om gegaan?
  • Wat was een kritieke situatie voor u met een klant? Beschrijf die eens.
Ontwikkeltips
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
  • Stel je op de hoogte van de belangen, wensen en behoeften van je klanten. Hoe meer achtergronden je kent, des te gemakkelijker kun je anticiperen op wensen en behoeften. Stel voldoende vragen.
  • Vraag naar de doelstellingen van je klanten. Weet welke kenmerken van je product of dienst de klant het belangrijkst vindt. Weet wat je klanten van de producten en diensten vinden.
  • Stel jezelf op de hoogte van de diensten en producten die de organisatie te bieden heeft. Geef eens in vijf zinnen aan wat je belangrijkste diensten/producten zijn.
  • Neem een collega mee naar een gesprek met een klant om zo beter in te kunnen gaan op de klantvraag. Spreek vooraf een rolverdeling af.
  • Bedenk, samen met anderen, hoe de service voor klanten verbeterd kan worden. Stel vast wat de kosten en baten zijn van de verschillende voorstellen. Voer vervolgens alleen die verbeteracties door waarvan de baten veel groter zijn dan de kosten.
  • Zorg ervoor dat je goed afstemt met andere teams en organisatieonderdelen, Spreek met elkaar af dat klanten naar de juiste persoon binnen de organisatie doorverwezen worden.
  • Bespreek geleverde diensten of producten met klanten na en bedenk zonodig verbeterpunten.
  • Houd een tevredenheidonderzoek voor de activiteiten die je uitvoert voor klanten.
  • Wees duidelijk over wat je voor klanten kunt betekenen, leg dit eventueel schriftelijk vast en houd je daaraan.
Niveaus
NiveauSchaal
18
27