Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Verzorgen van activiteiten op het gebied van communicatie en/of voorlichting voor de instelling of onderdelen daarvan, aan verschillende in- en externe doelgroepen binnen de beleids- en besluitvormingskaders, teneinde een bijdrage te leveren aan de realisatie van communicatiebeleid en -doelstellingen.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten, in een concurrerende omgeving, op het gebied van de uitvoering van communicatietrajecten in een concurrende omgeving

Kader
Beleid van de dienst en/of afdeling

Resultaat
Voldoende werk en/of inkomsten voor de dienst en/of afdeling

Activiteit
  • Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken
  • Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s)
  • Zorgdragen voor goede public relations
Kernactiviteit
Administratieve procedures en formats

Kader
Administratieve procedures en formats

Resultaat
Tijdige en accurate verslaglegging van en inzicht in informatie

Activiteit
  • Registreren/inschrijven van deelnemers van congressen, symposia, e.d.
  • Aanleggen en onderhouden van databestanden zoals mailingbestanden
  • Bijhouden van betalingen door deelnemers
  • Archiveren en documenteren van folders, promotiemateriaal, programma's, e.d.
  • Verzorgen van op de werkzaamheden betrekking hebbende correspondentie
Kernactiviteit
Verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden

Kader
Communicatiebeleid

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van beleidsinformatie en -voorstellen

Activiteit
  • Verzamelen, analyseren en interpreteren van relevante informatie, ken- en stuurgetallen, e.d.
  • Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het vakgebied
  • Uitwerken van specifieke vragen
  • Opstellen van notities
  • Deelnemen aan afdelingsoverleg
Kernactiviteit
(Doen) vormgeven en produceren van in- en externe communicatie-uitingen

Kader
Budget Communicatieplannen

Resultaat
Tijdig opgeleverde communicatie-uitingen tegen optimale kosten

Activiteit
  • (Laten) opstellen/redigeren van (digitale) brochures, advertenties, persberichten, congresmappen, e.d.
  • Selecteren van externe uitvoerders (auteurs, vormgevers, drukkers) en maken van afspraken over prijs, kwaliteit en overige eisen
  • Laten vervaardigen van reclame- en promotiemateriaal
  • Beoordelen van de kwaliteit van in- of extern geproduceerde communicatie-uitingen
  • Bewaken van de huisstijl
Kernactiviteit
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Periodiek meten van de klanttevredenheid en naar aanleiding hiervan komen tot verbeteringen in aanbod of werkwijze

Kader
Standaardvragenlijst Format voor rapportage

Resultaat
Verbeterde dienstverlening Stimulering klantenbinding

Activiteit
  • (Laten) ontwikkelen en up-to-date houden van een standaardvragenlijst
  • Periodiek uitzetten van de vragenlijst en (laten) verwerken van de resultaten
  • Terugkoppelen van resultaten naar communicatieadviseurs enerzijds en direct leidinggevende anderzijds
  • Doen van suggesties voor verbeteringen en hierover afspraken maken met vertalers/redacteuren/tolken
Kernactiviteit
Verzorgen van mondelinge informatieoverdracht ten behoeve van in- en externe doelgroepen/geïnteresseerden

Kader
Bestaand voorlichtingsmateriaal Duidelijk afgebakende en eenduidig samengestelde doelgroepen Communicatiedoelstellingen

Resultaat
Juist en tijdig geïnformeerde doelgroepen en individuen

Activiteit
  • Beantwoorden (schriftelijk/mondeling) van individuele vragen
  • Verstrekken van informatie aan vertegenwoordigers van de media of specifieke doelgroepen
  • Verzorgen van presentaties
Kernactiviteit
Aansturen van dan wel participeren in projecten

Kader
Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied

Resultaat
Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

Activiteit
  • Participeren in projectvergaderingen
  • Bijdragen aan/ uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden
  • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning
  • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering
  • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project
  • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s)
  • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
Kernactiviteit
(Doen) organiseren van de logistiek en faciliteiten ten behoeve van communicatietrajecten

Kader
Uitvoeringsplannen Draaiboeken Budget

Resultaat
Bevordering van efficiënte en effectieve realisatie van communicatietrajecten

Activiteit
  • Regelen van benodigde in- en externe faciliteiten zoals accommodatie en transport, restauratieve verzorging en technische faciliteiten
  • Regelen van de plaatsing van advertenties, verzorgen van de distributie en verzending van informatiemateriaal
  • Bewaken van planning en budget
  • Opstellen van uitnodigingen, benaderen van sprekers voor onder andere congressen
  • Op de dag van uitvoering verlenen van ondersteunende diensten zoals ontvangen en te woord staan van deelnemers, verstrekken van documentatie, e.d.
Kernactiviteit
Begeleiden en ondersteunen van opdrachtgevers bij het opzetten van uitvoeringsplannen voor communicatietrajecten

Kader
Wensen en eisen opdrachtgevers Budget

Resultaat
Tijdige beschikbaarheid van uitvoeringsplannen, programma’s en draaiboeken

Activiteit
  • Verzamelen, analyseren en beoordelen van voor de communicatie noodzakelijke informatie
  • Adviseren over de in te zetten communicatiemix, media en communicatieuitingen, rekening houdend met de aard van de uit te dragen boodschappen en de aard en samenstelling van de doelgroep(en)
  • Opstellen van uitvoeringsprogramma’s en draaiboeken
  • Bewaken van budgetten en zonodig hierover overleggen met opdrachtgever
  • Eventueel organiseren van aanvullende of parallelle programma's en activiteiten voor specifieke deelnemersgroepen
Competenties
Omschrijving
In staat zijn nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen.

Gedragsindicatoren
  • Laat zien dat hij/zij leert van gemaakte fouten.
  • Toont zich nieuwsgierig om kennis en ervaring te verbreden en te verdiepen.
  • Integreert nieuwe kennis en ervaringen in de eigen aanpak.
  • Zoekt van goede ideeën of programma's uit waarom ze werken
  • Toetst en evalueert de eigen handelswijze om ervan te leren.
  • Laat zien te leren van punten genoemd in evaluaties.
Toetsvragen
  • Hoe kom je aan nieuwe informatie? Kun je een voorbeeld geven?
  • Als er iets niet lukt, ga je dan na waarom? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat zijn omstandigheden waaronder je gemakkelijk nieuwe informatie opneemt? Kun je een voorbeeld geven?
  • Heb je tijdens een inwerkperiode een aanpak waaraan je gewend was, wel eens moeten wijzigen door nieuwe informatie? Hoe ging dat?
  • Je hebt een cursus gevolgd. Wat heb je in deze cursus geleerd en hoe heb je deze kennis in de praktijk toegepast?
  • Heb je wel eens een project uitgevoerd waarvan je achteraf tot de conclusie kwam: 'als ik dat project opnieuw zou moeten uitvoeren, pakte ik het heel anders aan'?
  • Welke ervaring in je leven is voor jou het meest leerzaam geweest? Kun je aangeven hoe je de door deze situatie verworven kennis in de praktijk hebt gebracht?
Ontwikkeltips
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
Omschrijving
Ideeën en informatie helder op schrift stellen, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de boodschap overkomt en wordt begrepen.

Gedragsindicatoren
  • Hanteert correct taalgebruik in brieven, notities, e-mails etc.
  • Gebruikt in teksten korte en duidelijke zinnen.
  • Brengt door vorm en opbouw een heldere structuur aan in een schriftelijke boodschap.
  • Sluit in schriftelijk taalgebruik goed aan bij de specifieke wensen en omstandigheden van de doelgroep.
  • Formuleert complexe vraagstukken helder en duidelijk.
  • Formuleert gevoelige onderwerpen tactvol, past zijn of haar woordkeuze aan doelstelling en doelgroep.
Toetsvragen
  • Welke ervaring heb je met notuleren? Ontvang je wel eens reacties op door jou gemaakte verslagen? Zo ja, welke?
  • Geef een voorbeeld van een moeilijk rapport wat je hebt moeten schrijven. Wat vond je daar moeilijk aan? Wat waren de reacties van de lezers?
  • Maken anderen je wel eens attent op spelfouten of slecht lopende zinnen?
  • Welke ervaring heb je in het schrijven van stukken? Wat voor soort documenten heb je geschreven en voor welk lezerspubliek waren ze geschreven?
  • Schrijf je graag? Wat zijn de reacties daarop? Geef eens een voorbeeld van een zeer positieve en een erg negatieve reactie?
  • Wat zou je bij willen leren op het gebied van schriftelijke communicatie?
Ontwikkeltips
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
  • Lees je tekst na met de vraag: welke formuleringen kunnen korter en kernachtiger.
  • Ga na wie je lezers zijn en wat zij interessant vinden.
  • Breng een overzichtelijke structuur aan.
  • Omschrijf de betekenis van vaktermen en afkortingen.
  • Vraag gerichte feedback op je teksten.
  • Volg een cursus effectief schrijven.
  • Lees de teksten van collega´s door. Wat vind je goede en minder goede teksten en waarom?
  • Schrijf een verslag van een bijeenkomst en evalueer dat verslag samen met een collega.
Omschrijving
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Gedragsindicatoren
  • Spreekt de juiste persoon aan, zonder anderen te passeren.
  • Houdt rekening met belangen van anderen.
  • Kent en houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie.
  • Houdt bij het doen van voorstellen rekening met de acceptatie binnen de organisatie.
  • Toetst bij de juiste personen of er voldoende draagvlak is voor een voorstel.
  • Verandert de aanpak als de cultuur van een organisatieonderdeel dat vereist.
Toetsvragen
  • Met welke afdelingen/ diensten/ faciliteiten heb je normaal gesproken rekening te houden wanneer je een beslissing moet nemen? Waarom?
  • Heeft je organisatie wel eens te maken gehad met consequenties van een politiek of bestuurlijk besluit? Hoe heb je hierop geanticipeerd?
  • Hoe hebben gebeurtenissen binnen je afdeling gevolgen voor andere afdelingen?
  • Hoe ziet het organogram van je organisatie eruit?
  • Hoe typeer je de organisatiecultuur en vind je deze effectief?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest waarin bleek dat een andere afdeling last had van een beslissing die door jou was genomen? Wat heb je toen ondernomen?
  • Hoe houd je je op de hoogte van wat er verder in de organisatie gebeurt?
  • Hoe houd je rekening met de verschillende belangen in jouw organisatie? Voorbeeld?
  • Hoe voorkom je dat een voorstel verzandt in de interne politiek?
Ontwikkeltips
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
  • Vraag je bij het nemen van beslissingen steeds af wat de gevolgen voor anderen afdelingen binnen de organisatie zijn.
  • Praat tijdens het opstellen van plannen in een vroeg stadium met de betrokkenen over de verwachte effecten en neveneffecten op andere onderdelen van de organisatie.
  • Verdiep je regelmatig in de doelen en activiteiten van de andere organisatieonderdelen en die van de organisatie als geheel. Breng de verschillende soorten belangen in kaart.
  • Betrek de juiste collega´s en/of organisatieonderdelen tijdig in overleg en besluitvorming.
  • Ben je bewust van de hiërarchische lijnen
  • waak er voor om mensen niet te passeren
  • Zorg dat je betrokken raakt bij een organisatiebreed project.
  • Onderzoek bij onderwerpen die gevoelig kunnen liggen de belangen van verschillende betrokkenen.
  • Houd bij je handelen rekening met de cultuur van een organisatie.
Omschrijving
Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten.

Gedragsindicatoren
  • Vertaalt doelen in concreet meetbare of zichtbare resultaten.
  • Stelt in een overleg vast wat de afspraken zijn (wie doet wat wanneer).
  • Spreekt anderen aan bij niet behaalde of tegenvallende resultaten.
  • Zet zich na een tegenslag extra in zodat het resultaat toch nog behaald wordt.
  • Maakt efficiënt gebruik van beschikbare tijd en middelen.
  • Realiseert doelstellingen volgens planning.
Toetsvragen
  • Wanneer ben je tevreden over je werk?
  • Kun je een situatie voor de geest halen waarin je de eisen aan jezelf te hoog of te laag had gesteld?
  • In welke situatie heb je niet aan je eigen eisen kunnen voldoen? Wat heb je toen gedaan?
  • Wat trekt je aan in deze functie? Wat zijn je beweegredenen om deze functie te ambiëren? Wat heb je gedaan om kennis en ervaring voor deze functie te verwerven?
  • Op welke wijze past deze functie in je loopbaanplanning?
  • Heb je recent iemand beoordeeld op zijn prestaties? Wat was daarbij volgens jou het onderscheid tussen een goede en een gemiddelde prestatie?
  • Welk voorstel voor de verbetering van de productkwaliteit heb je de afgelopen periode gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat de kwaliteit niet goed was van een deelproduct? Wat heb je toen gedaan?
  • Heb je wel eens in een team gefunctioneerd? Wat waren je verwachtingen van je teamgenoten in die situatie? Kwamen die uit? En zo niet, heb je betrokken teamleden daarop aangesproken?
Ontwikkeltips
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
  • Bespreek met je leidinggevende wat de resultaten van je taken zouden moeten zijn.
  • Maak de organisatiedoelen concreet voor anderen, zodat zij weten welke bijdrage zij daar in hun eigen functie aan kunnen leveren.
  • Leg de gewenste resultaten vast en spreek af wanneer je (periodiek) de voortgang rapporteert en, als het om eenmalige projecten gaat, wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk op de hoogte bent van de daadwerkelijke kosten van je eigen projecten.
  • Laat je voorlichten. Zorg ervoor dat je voldoende op de hoogte bent van de kwaliteitsvoorschriften, de standaards en de procedures.
  • Stel vooraf (bijvoorbeeld voor een jaar) beoordelingscriteria op. Zorg voor een goede voortgangsbewaking en bespreek op gezette tijden de behaalde resultaten.
  • Onderzoek regelmatig de kwaliteit van projecten/activiteiten/diensten en raadpleeg ook betrokkenen hierover.
  • Leer scherper kijken naar kwaliteit o.m. door deelname aan een projectgroep die zich bezighoudt met kwaliteitsverbetering.
  • Zorg ervoor dat gestelde doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn (SMART).
  • Formuleer concrete en haalbare tussendoelen op weg naar het einddoel.
  • Kom regelmatig met voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.
Niveaus
NiveauSchaal
19
28
37