Functiebeschrijving

Functiefamilie
Functies per Functiefamilie, met aantal medewerkers
Doel
Uitvoeren van voorlichtende, adviserende en managementondersteunende, beheersmatige en administratieve werkzaamheden, binnen (wettelijke) regelingen, procedures en richtlijnen studentenzaken, teneinde bij te dragen aan een optimaal verloop van de onderwijsprocessen binnen de instelling en/of faculteiten.
Resultaatgebieden
Kernactiviteit
Coördineren van de door mede-werkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden

Kader
Bevoegdheden en richtlijnen

Resultaat
Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Activiteit
  • Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures
  • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen
  • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden
  • Oplossen of doorgeven van problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost
Kernactiviteit
Uitvoeren van de onderwijs- en examenadministratie, alsmede vastleggen van de studievoortgangsresultaten

Kader
Administratieve proceduresen richtlijnenAdministratieve systemen

Resultaat
Adequate registratie van en informatieverstrekking over onderwijsgegevens

Activiteit
  • Leveren van overzichten van aan het onderwijs deelnemende studenten/cursisten en administratieve verwerking van het studiemateriaal (readers, studiehandleidingen)
  • Verzorgen van de administratieve afhandeling en de planning van de buluitreikingen
  • Zorgdragen voor het logistieke proces van de studiegids en informatievoorziening op de webpagina van de faculteit
  • Bijhouden van de studievoortgangsregistratie en de practicum- en onderwijsadministratie
  • Verstrekken van relevante informatie ten behoeve van visitaties, bestuur van de faculteiten de opleidingen
Kernactiviteit
Adviseren van studenten bij specifieke vragen/problemen op het gebied van toelating, inschrijving, tentamens, examens en afstuderen

Kader
Handboeken studentenzaken Richtlijnen en procedures

Resultaat
Studenten zijn in staat gesteld om oplossingen voor problemen te realiseren

Activiteit
  • In gesprek met de student inventariseren en analyseren van de (volledige) adviesbehoefte
  • Adviseren bij eenduidige problemen inzake bijvoorbeeld toelating, inschrijving,tentamens, examens en afstuderen
  • Voeren van individuele gesprekken op het gebied van toelating ('admission office') en opstellen van profielen van studenten
  • Afstemmen met en doorverwijzen naar examencommissie van de faculteit of externe instanties
  • Begeleiden van (buitenlandse) studenten in verband met inschrijving, toelatingseisen enandere problemen, ook richting externe instanties (o.m. visa en huisvesting)
Kernactiviteit
Aanleveren van gegevens en opstellen van rapportages voor belanghebbenden

Kader
Administratieve procedures en richtlijnenOnderwijs- en examenreglement

Resultaat
Adequate managementinformatie die belanghebbenden in staat stelt gefundeerde beslissingen te nemen

Activiteit
  • Aanleveren gegevens en rapportages voor managementinformatie inzake capaciteit, tekorten en veranderingsbehoeften
  • Aanleveren van gegevens en rapportages voor managementinformatie inzake studieresultaten, onderwijs en examens
  • Ontwikkelen van, indien nodig, voorstellen voor aanvullende of nieuwe procedures voor het roosterproces
Kernactiviteit
Organiseren van de tentamens, controleren van de documenten en procedures inzake tentamens

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Onderwijs- en examenreglement

Resultaat
Bijdrage aan het rechtmatig verloop van tentamens

Activiteit
  • Controleren van de volledigheid van de tentamens
  • Organiseren van de tentamenruimtes, materialen en faciliteiten
  • Toezien op een rechtmatig verloop van de tentamenzittingen, invullen van de protocollen, beantwoorden van studentenvragen
  • Organiseren van inzage in resultaten voor studenten
  • Zorgen voor de verzending van resultaten naar het examenbureau en de studenten
Kernactiviteit
Roosteren van zaalruimtes vooralle opleidingen van de faculteit,alsmede het beheren van dedesbetreffende zaalruimtes metbijbehorende faciliteiten

Kader
(Delen van) het onderwijsprogramma

Resultaat
Optimale indeling van zalenconform de opgestelde kwaliteitsnormen en faciliteitseisen

Activiteit
  • Verspreiden van zaalrooster naar betrokkenen en communiceren hierover metonderwijsbureaus, docenten en studenten
  • Zorgen dat faciliteiten aanwezig zijn en tijdig gebruiksgereed zijn
  • Bewaken van het functioneren van faciliteiten en repareren van kleine storingen indien nodig
  • Beheren van het zalenbestand, maken van zaalreserveringen en verwerken van incidentele zaalaanvragen
  • Ondersteunen van onderwijsbureaus bij de invoer van gegevens in het software-systeem
Kernactiviteit
Registreren, inschrijven en uitschrijven van studenten, gaststudenten, beurspromovendi en toehoorders Binnen- en buitenlandse wet- en regelgeving

Kader
Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen Binnen- en buitenlandse wet- en regelgeving

Resultaat
Adequate registratie en verwerking van aanmeldingen

Activiteit
  • Toetsen van de toelatingseisen en toepassen van eventuele vrijstellingsregelingen, alsmede informatie opvragen over een onbekend buitenlands diploma, uitzoeken en beoordelen van door de IB-groep afgekeurde inschrijvingen
  • Tijdig melden van de inschrijvingen bij externe instanties
  • Uitschrijven van de procedure voor het inschrijven van studenten, toelatingseisen per opleiding, mogelijke behandeling van deficiënties en vrijstellingsregelingen
  • Toekennen van coderingen aan nieuwe opleidingen in het geautomatiseerde administratieve systeem
  • Aanleveren van de inhoudelijke gegevens voor de vormgeving van inschrijfformulieren en documentatie voor studenten
Kernactiviteit
Ontwerpen en onderhouden vanprocedures en voorschriften voorde toelating van (buitenlandse)studenten, alsmede zorgdragenvoor de implementatie hiervan

Kader
Binnen- en buitenlandsewet- en regelgevingInstellingsstudentenbeleidRichtlijnen en procedures

Resultaat
Actuele procedures envoorschriften die hetconsistent, eenduidig encorrect handelen t.a.v.(buitenlandse) studenten bevorderen

Activiteit
  • Bijhouden van nieuwe en in ontwikkeling zijnde wetten en/of procedures op het gebied van migratiebeleid (o.m. MoMi) , alsmede beoordelen daarvan op relevantie voorbestaande voorschriften en procedures binnen de faculteit/instelling
  • Bestuderen van (op handen zijnde) herzieningen in bestaande voorschriften, regelgeving,e.d. ten aanzien toelatingsbeleid
  • Bestuderen van specifieke toepassingen ten aanzien van (bijzondere) groepen
  • (Mede)ontwerpen of wijzigen van uitvoerings-/toepassingsvoorschriften en proceduresen deze ter toetsing voorleggen aan direct leidinggevende of jurist
  • (Laten) aanpassen van voorschriften en procedures naar het opgestelde ontwerp of degeformuleerde wijzigingen
  • Na goedkeuring van procedures, voorschriften en procedures zorgen voor deimplementatie daarvan
  • Ontwerpen van conceptdocumenten waarin de toelatingseisen en v-voorwaarden van buitenlands studenten is geregeld
Kernactiviteit
Maken van onderwijs- en tentamenroosters voor alleopleidingen van de faculteit

Kader
(Delen van) het onderwijsprogramma

Resultaat
Optimale indeling vanonderwijs en tentamens

Activiteit
  • Verspreiden van college- en tentamenroosters naar betrokkenen en communiceren hierover met onderwijsbureaus, docenten en studenten
  • Interfacultair overleggen over het roosterproces, gemeenschappelijke collegezalen en de verdeling van college- en tentamenruimtes
  • Oplossen van roosterproblemen
  • Ondersteunen van onderwijsbureaus bij de invoer van gegevens in het software-systeem
Kernactiviteit
(Mede)ontwikkelen en opstellen van voorlichtingsmateriaal inzake studies en studeren binnen de faculteit

Kader
Handboeken studentenzaken Richtlijnen en procedures

Resultaat
Bijdrage aan de volledigheid, toegankelijkheid en actualiteit van het voorlichtingsmateriaal voor studenten en overige medewerkers

Activiteit
  • Screenen van inkomende documentatie en literatuur op specifieke informatie en/of op relevantie, interesse en functionaliteit van het onderwerp
  • Signaleren van ontbrekende, gedateerde dan wel onvolledige informatie en informeren van en afstemmen met betreffende deskundige
  • Verifiëren van volledigheid en juistheid van de schriftelijke informatie bij in- en externe deskundigen/instanties
  • Bijhouden van de aan de informatiegebieden gekoppelde geautomatiseerde gegevensbestanden, websites van de afdeling en naslagwerken
  • (Mede)ontwikkelen, aanpassen en opstellen van voorlichtingsmateriaal
Competenties
Omschrijving
In staat zijn nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen.

Gedragsindicatoren
  • Laat zien dat hij/zij leert van gemaakte fouten.
  • Toont zich nieuwsgierig om kennis en ervaring te verbreden en te verdiepen.
  • Integreert nieuwe kennis en ervaringen in de eigen aanpak.
  • Zoekt van goede ideeën of programma's uit waarom ze werken
  • Toetst en evalueert de eigen handelswijze om ervan te leren.
  • Laat zien te leren van punten genoemd in evaluaties.
Toetsvragen
  • Hoe kom je aan nieuwe informatie? Kun je een voorbeeld geven?
  • Als er iets niet lukt, ga je dan na waarom? Geef eens een voorbeeld.
  • Wat zijn omstandigheden waaronder je gemakkelijk nieuwe informatie opneemt? Kun je een voorbeeld geven?
  • Heb je tijdens een inwerkperiode een aanpak waaraan je gewend was, wel eens moeten wijzigen door nieuwe informatie? Hoe ging dat?
  • Je hebt een cursus gevolgd. Wat heb je in deze cursus geleerd en hoe heb je deze kennis in de praktijk toegepast?
  • Heb je wel eens een project uitgevoerd waarvan je achteraf tot de conclusie kwam: 'als ik dat project opnieuw zou moeten uitvoeren, pakte ik het heel anders aan'?
  • Welke ervaring in je leven is voor jou het meest leerzaam geweest? Kun je aangeven hoe je de door deze situatie verworven kennis in de praktijk hebt gebracht?
Ontwikkeltips
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
  • Vorm een mening over de ontwikkelingen bij vergelijkbare organisaties, over trends in de markt, over technische ontwikkelingen in jouw vakgebied en wat je hiervan denkt te kunnen toepassen in je eigen functie.
  • Ga na wat jouw leerervaringen in bepaalde projecten zijn en wat de consequenties van die ervaringen zijn voor je verdere functioneren.
  • Onderzoek in hoeverre je feedback en suggesties van anderen vertaalt in een andere wijze van opereren of functioneren. Stimuleer jezelf om aanwijzingen en tips van anderen daadwerkelijk toe te passen.
  • Ga voor jezelf na hoe je nieuwe informatie kunt toepassen in je eigen functie of organisatieonderdeel.
  • Vraag jezelf na afloop van bezochte trainingen of seminars af wat heb je geleerd en wat je concreet in de praktijk wilt gaan toepassen. Koppel dit bijvoorbeeld terug in een gesprek of afdelingsvergadering.
  • Onderzoek welke leerstijl (bv. volgens Kolb) je voorkeur heeft. Wat zijn daarvan de sterke en zwakke kanten?
Omschrijving
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Gedragsindicatoren
  • Is nauwkeurig in de afwerking van taken en producten.
  • Controleert het eigen werk op fouten.
  • Werkt volgens afgesproken procedures en richtlijnen.
  • Verricht gedurende lange tijd werkzaamheden zonder fouten te maken.
  • Ziet zaken waar anderen overheen kijken.
  • Levert foutloos werk af.
Toetsvragen
  • Hoe organiseer je je werk? Hoe voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet?
  • Vinden collega's je nauwkeurig? Waarom wel/niet?
  • Iedereen maakt wel eens fouten. Hoe kom jij erachter dat je iets fout hebt gedaan? Geef eens een voorbeeld?
  • Wat vind jij slordig? Wat doe je als een collega slordig werk aanlevert?
  • Krijg je weleens complimenten van collega's of klanten over de kwaliteit van je werk?
  • Wat voor soort complimenten?
  • Hoe controleer je jezelf op fouten?
Ontwikkeltips
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
  • Ruim tijd in om je werkzaamheden te plannen en te controleren.
  • Orden je werkzaamheden, maak ze een voor een af. Zorg ervoor dat je overzicht hebt en laat je niet afleiden.
  • Bedenk een logische ordening voor zaken die zijn afgewerkt en zaken die je nog onderhanden hebt. Bespreek deze met je leidinggevende.
  • Gebruik standaard de beschikbare middelen om nauwkeurig te werken, zoals: spellingscontrole, mappen in je computer.
  • Vraag een collega die heel precies is, om een door jouw gemaakt document te controleren en bespreek de uitkomst.
  • Let op details in documenten, zoals juiste datum, voetnoot etc.
  • Kies een archiveringssysteem dat bij je past en gebruik het consequent!
Omschrijving
Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat met andere personen of groepen, ook wanneer dit niet van direct persoonlijk belang is.

Gedragsindicatoren
  • Deelt informatie en ervaringen met anderen.
  • Biedt hulp aan wanneer collega's daar behoefte aan hebben.
  • Levert bijdragen, ideeën of voorstellen gericht op groepsresultaten.
  • Reageert actief en op constructieve wijze op ideeën van anderen.
  • Past zich aan de groep aan als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
  • Overbrugt tegenstellingen en verschillende zienswijzen tussen personen.
Toetsvragen
  • Heb je wel eens gefunctioneerd in een team of groep met een gezamenlijke opdracht? Wat was jouw rol in deze opdracht?
  • Kun je een situatie herinneren waarbij jij je niet hebt kunnen verenigen met de werkwijze van het team? Wat heb je toen gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat er verschillende visies speelden over een bepaald onderwerp? Hoe stelde jij je daarbij op?
  • Hoe beleef je de huidige manier van samenwerken met mensen in jouw organisatie of afdeling? Hebben zich daarbij wel eens problemen voorgedaan?
  • Ben je wel eens geconfronteerd met werkzaamheden die niet je persoonlijke belangstelling hadden? Was het moeilijk voor je om dat naast je normale werk uit te doen?
  • Ben je wel eens in de situatie geweest dat een team uit elkaar viel, omdat men niet met elkaar kon werken? Wat was je rol daarin?
  • Werk je op dit moment samen met collega's? Doen zich wel eens conflicten voor in die groep en hoe ga je daarmee om?
  • Hoe stel je je op in vergaderingen? Geef daar eens een voorbeeld van.
Ontwikkeltips
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
  • Help ongevraagd collega's van andere afdelingen of organisatieonderdelen.
  • Laat anderen delen in je kennis.
  • Luister naar anderen en bouw voort op hun voorstellen of ideeën. Denk mee.
  • Maak, indien aanwezig, samenwerkingsproblemen bespreekbaar. Doe dit met respect voor alle betrokkenen. Ga samen na waar de oorzaken liggen en hoe de samenwerking verbeterd kan worden.
  • Inventariseer bij een discussiepunt in de groep de verschillende meningen en laat de groep op democratische wijze tot een oordeel komen. Probeer dus te voorkomen dat je jouw mening oplegt aan de groep.
  • Overleg regelmatig met andere teams en/ of organisatieonderdelen. Ga na waar de meerwaarde van samenwerking zit. Doe dat zowel op formele als informele bijeenkomsten.
  • Stel vast met wie je de samenwerking goed vindt verlopen. Geef complimenten aan de betrokkenen.
  • Betrek anderen actief in een gesprek.
Omschrijving
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.

Gedragsindicatoren
  • Brengt prioriteit aan door hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
  • Denkt van te voren zorgvuldig na hoe iets planmatig aan te pakken.
  • Formuleert meetbare doelstellingen voor zichzelf en voor anderen.
  • Schept randvoorwaarden om taken ordelijk en efficiënt af te werken.
  • Anticipeert op onverwachte gebeurtenissen door de planning hier op aan te passen.
  • Maakt realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen die nodig zijn om een doel te bereiken.
Toetsvragen
  • Wat waren het afgelopen jaar doelstellingen in je werk? Zijn deze doelstellingen ook bereikt?
  • Hoe heb je bepaald welke taken prioriteit hadden in het afgelopen jaar? Geef hiervan een paar voorbeelden.
  • Komt het wel eens voor dat aan je wordt gevraagd iets te organiseren? Kun je een voorbeeld geven?
  • Beschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je de aanvankelijke planning aan moest passen. Welke weerstanden kwam je daarbij tegen? Wat heb je daarmee gedaan?
  • Op welke wijze organiseer je je dagelijkse werk?
  • Kun je een voorbeeld noemen waarin je aangegeven hebt geen tijd voor een extra klus te hebben?
  • Hoe plan je je onderzoek en zorg je dat je de deadlines haalt?
  • Heb je wel eens actief meegewerkt aan een reorganisatie? Hoe zag het scenario voor deze reorganisatie eruit en wat is je inbreng geweest tijdens de voorbereiding van deze reorganisatie?
  • Wat zijn de kritische stappen bij het organiseren van je huidige projectmatige werk?
  • Hoe bereid je je voor op vergaderingen en hoe houd je ze in de hand?
  • Heb je wel eens werkprocedures opgesteld? Hoe heb je deze ingevoerd?
Ontwikkeltips
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:
  • > De precieze doelstelling van het project.
  • > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
  • > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
  • Zorg ervoor, dat je de verantwoordelijkheid krijgt voor het plannen en organiseren van een bepaald onderzoeks- of dienstverleningsproject.
  • Benoem eerst alles dat een rol speelt om je doel te bereiken en cluster deze zaken.
  • Bepaal achtereenvolgens:~~ > De precieze doelstelling van het project.~~ > De benodigde middelen (tijd, mensen, budget e.a.), die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.~~ > De inzet (in termen van tijd en bijdrage) van elke betrokkene.
  • Maak een tijdschema, waarin per dag of week staat aangegeven, wie wat doet, met de benodigde randvoorwaarden. Noteer deadlines en de data waarop producten moeten worden opgeleverd.
  • Wanneer je de planning hebt uitgewerkt (op papier) informeer vervolgens een ieder over de planning en organisatie van het project.
  • Overleg tussentijds met een collega of je manager, of je planning en organisatie aan de verwachtingen en eisen voldoen.
  • Plan bij grotere projecten vaste vergaderdata in.
  • Houd in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.
  • Maak actielijsten en vink af en streep door zodra je iets gedaan hebt.
  • Volg een cursus timemanagement of projectmanagement.
Niveaus
NiveauSchaal
28
37